วิธีรับโทรศัพท์กรุณา

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จัดการสายธุรกิจ
• วิธีที่ 2 รับสายที่บ้าน
• วิธีที่ 3 รับสายบนโทรศัพท์มือถือของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามกฎสุภาพเมื่อรับโทรศัพท์โดยเฉพาะหากคุณกำลังพูดคุยกับคนแปลกหน้าหรือใช้งานในที่ทำงานของคุณ เมื่อตอบรับโทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้วิธีตอบรับอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการเริ่มการสนทนาด้วยการเดินผิด พูดอย่างสุภาพด้วยการพูดชัดถ้อยชัดคำจดจ่อกับการโทรและรักษาความเป็นมืออาชีพบางอย่างถ้าคุณอยู่ในที่ทำงานของคุณ

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จัดการสายธุรกิจ

1. 
   

   
   เลือกหลังจากสองหรือสามวง หากคุณรับโทรศัพท์ในที่ทำงานคุณต้องปล่อยให้โทรศัพท์ดังขึ้นสองหรือสามครั้งก่อนรับสาย ถ้าคุณปล่อยให้มันดังเกินกว่าสามครั้งผู้ที่โทรมาอาจจะทำให้ง่ายขึ้นและมีความรู้สึกว่าคุณเป็น lignorez
   • ในทางกลับกันถ้าคุณตอบเสียงกริ่งแรกบุคคลนั้นอาจสับสนโดยความเร็วของการตอบกลับของคุณ เธออาจมีเวลาไม่พอที่จะทำให้ความคิดของเธอเป็นระเบียบ

2. 
   

   
   เตรียมคำทักทายมืออาชีพ เมื่อรับสายโทรศัพท์ที่สำนักงานคุณจะไม่รู้เสมอว่าใครอยู่ที่ปลายสาย นี่อาจเป็นเจ้านายลูกค้าเพื่อนร่วมงานของคุณหรือแม้แต่คนที่เข้าใจผิด
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "สวัสดี" หรือ "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร" เพื่อเริ่มการสนทนาด้วยโน้ตที่เป็นบวก
   • แม้ว่าคุณจะเห็นหมายเลขโทรศัพท์และคุณรู้ว่าเป็นเพื่อนคนอื่นอาจยืมโทรศัพท์ของเขา หากคุณตอบ "อีตัว" คุณอาจทำให้ผู้โทรประทับใจได้

3. 
   

   
   
   
   ระบุตนเองและ บริษัท ของคุณ ในสถานการณ์การทำงานคุณควรรับโทรศัพท์ด้วยชื่อของคุณและของ บริษัท ของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการโทรไปที่โรงรถ Ducoin ฉันโทรไปหา Jean ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร "
   • บริษัท หลายแห่งมีสคริปต์พิเศษที่จะบอกเมื่อรับโทรศัพท์ให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะพูดอะไรให้ถามหัวหน้างานของคุณ

4. 
   

   
   ถามผู้โทรอย่างอ่อนโยน บ่อยครั้งที่บุคคลนี้จะให้ชื่อเขาแก่คุณ แต่จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เขาโทรมาด้วย ถ้าคุณไม่เห็นหมายเลขของเธอถ้าคุณจำเธอไม่ได้หรือถ้าคุณไม่ได้ยินสิ่งที่เธอพูดคุณสามารถถามเธอว่า "ฉันจะรู้ได้ไหมว่าใครโทรมา" "
   • เมื่อคุณแสดงแล้วให้ส่งไปยังที่อยู่ของเธอโดยใช้ชื่อที่เหมาะสม หากเธอบอกชื่อและนามสกุลของเธอกับคุณและคุณต้องการดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นคุณสามารถโทรหาเธอด้วยชื่อ

5. 
   

   
   
   
   พูดใส่ไมโครโฟนโดยตรง ค่อยๆวางหูกับแก้มของคุณแล้วพูดใส่ไมโครโฟนที่ควรอยู่ด้านหน้าปาก ไม่ต้องกังวลกับการวางไว้ใกล้ปากหรือพูดเสียงดังเกินไป
   • หากผู้โทรขอให้คุณพูดเสียงดังคุณสามารถเพิ่มเสียงของคุณได้เล็กน้อย มิฉะนั้นคุณจะต้องรักษาระดับเสียงให้อยู่ในระดับปกติ

6. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่อ่อนล้าเกินไป เมื่อตอบรับโทรศัพท์ในที่ทำงานคุณเป็นตัวแทน บริษัท ของคุณให้กับบุคคลที่โทรหาคุณ พูดอย่างสุภาพและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่หยาบคายหยาบคายหรือคุ้นเคยจนเกินไป แม้ว่าน้ำเสียงจะเริ่มสูงขึ้นและคนที่โทรหาคุณเริ่มสาบานคุณต้องสงบและอยู่อย่างสุภาพ
   • แน่นอนว่าเมื่อคุณคุยโทรศัพท์กับเพื่อนคุณสามารถใช้ภาษาที่คุ้นเคยมากขึ้นและพูดคุยกับเขาราวกับว่าคุณกำลังเผชิญหน้า

วิธีที่ 2 รับสายที่บ้าน

1. 
   

   
   คำตอบในสภาพแวดล้อมที่สงบ หากมีเสียงรบกวนรอบตัวคุณให้ย้ายไปที่ที่เงียบกว่าก่อนที่จะรับโทรศัพท์หรือปิดเพลงหรือโทรทัศน์ก่อนที่จะออก คุณจะต้องอยู่ในสถานที่ที่เงียบสงบพอที่จะได้ยินคนที่พูดกับคุณและสำหรับคำตอบของคุณ
   • สภาพแวดล้อมที่สงบจะช่วยให้คุณจดจ่อกับผู้ที่โทรหาคุณ

2. 
   

   
   หยุดสิ่งที่คุณทำเพื่อตอบ ใช้เวลาสักครู่ในการรับความคิดของคุณในการสั่งซื้อก่อนที่จะตอบ อย่าวอกแวกเพราะอาจป้องกันการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างคุณกับผู้โทร หากไม่มีสิ่งรบกวนผู้พูดกับคุณจะมีความประทับใจที่คุณให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับเขา
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพิมพ์ที่คอมพิวเตอร์หรืออ่านหนังสือเมื่อโทรศัพท์ดังขึ้นคุณจะต้องหยุดที่จะมุ่งเน้นไปที่การโทร

3. 
   

   
   ทักทายและประกาศชื่อของคุณ หากคุณไม่รู้จักหมายเลขหรือหากคุณไม่ทราบว่าใครกำลังโทรหาคุณคุณสามารถเพิ่มชื่อของคุณได้หลังคำทักทาย มันค่อนข้างเป็นทางการ แต่มีประโยชน์ถ้าคุณอยู่กับคนอื่น
   • ถ้าคุณเห็นหมายเลขและถ้าคุณจำเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวคุณสามารถบอกเขาได้ว่า: "สวัสดีบาชีร์! วันนี้คุณเป็นอย่างไรบ้าง "

4. 
   

   
   จดบันทึกหากคนที่คุณกำลังมองหาอยู่ห่างออกไป หากผู้โทรต้องการพูดคุยกับคนที่ไม่ได้อยู่ที่บ้านคุณสามารถบอกพวกเขาว่าใครอยู่ห่าง ๆ และคุณกำลังจะเข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดชื่อหมายเลขโทรศัพท์และเหตุผลในการโทรเข้าโน้ตบุคด้วยการเขียนที่ชัดเจนและเข้าใจได้
   • หากคุณไม่มีสมุดบันทึกอยู่ในมือคุณสามารถขอให้ผู้โทรรอในขณะที่รับสายได้

วิธีที่ 3 รับสายบนโทรศัพท์มือถือของคุณ

1. 
   

   
   ทักทายผู้ที่ขอเสียงที่เป็นมิตร เมื่อตอบรับโทรศัพท์มือถือของคุณคุณจะเห็นจำนวนคนที่โทรหาคุณ คุณสามารถพูดเช่น: "สวัสดีStéphaneคุณเป็นอย่างไรบ้าง แม้ว่าจำนวนจะถูกซ่อนคุณยังต้องตอบด้วยวิธีที่เป็นมิตร คุณสามารถพูดว่า "สวัสดีผู้ที่อยู่ในกล้อง? "
   • เนื่องจากการโทรศัพท์มีแนวโน้มที่จะเป็นทางการน้อยกว่าการโทรไปทำงานหรือโทรศัพท์บ้านคุณไม่จำเป็นต้องโฆษณาชื่อของคุณเมื่อรับ

2. 
   

   
   ถามเหตุผลในการโทร หากคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นคุณสามารถถามเขาอย่างสุภาพว่า "ฉันจะทำอะไรให้คุณ ถ้าคุณรู้จักเธอคุณก็สามารถถามเธอได้ว่าเธอกำลังทำอะไรอยู่
   • แม้ว่าคุณจะรู้จักกัน แต่ก็ไม่มีเหตุผลที่จะตอบอย่างแห้ง อย่าบอกเขาว่า "อะไรนะ? »หรือ«คุณต้องการอะไร "

3. 
   

   
   พูดอย่างชัดเจนโดยใช้เสียงปกติ ไม่ต้องกังวลกับการพูดเสียงดังเกินไปหรือไม่ทำให้คุณเข้าใจ พูดช้าๆและพูดให้ชัดเจน หากคุณพูดเสียงดังหรือไม่เป็นธรรมชาติเกินไปบุคคลท้ายบรรทัดจะคิดว่าคุณโกรธหรือไม่สบาย
   • หากคุณไม่ได้ยินเสียงของบุคคลอื่นอย่างชัดเจนให้เพิ่มระดับเสียงโดยกดปุ่มที่ด้านข้างของโทรศัพท์ หากคุณยังไม่ดีมากคุณสามารถขอให้เขานำโทรศัพท์เข้าใกล้ใบหน้าของเขา

4. 
   

   
   อย่าตอบด้วยปากของคุณเต็ม หากคุณเคี้ยวหมากฝรั่งหรือกินให้ใช้เวลาในการคายหรือกลืนก่อนที่จะตอบ คุณต้องว่างปากและพร้อมที่จะตอบและเริ่มการสนทนา
   • แม้ว่าคุณจะพูดคุยกับเพื่อน ๆ พวกเขาอาจมีปัญหาในการเข้าใจคุณถ้าคุณมีปากเต็ม

5. 
   

   
   อย่าคุยกับคนรอบข้าง ตลอดระยะเวลาของการโทรคุณต้องละเว้นการรบกวนจากภายนอกและให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับบุคคลที่ปลายสาย อย่าพูดคุยและหัวเราะกับผู้อื่นและหลีกเลี่ยงการพูดคุยกับพวกเขาอย่างเงียบ ๆ ในขณะที่ใช้โทรศัพท์
   • แม้ว่าบุคคลในโทรศัพท์จะไม่ได้ยินสิ่งที่คุณพูดเธอจะรู้ว่าคุณไม่ได้เน้นไปที่การสนทนาอย่างสมบูรณ์