วิธีตอบกลับอีเมลที่ต้องมีการยืนยันการเข้าร่วม

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ตัดสินใจอย่างไรและเวลาตอบสนอง
• ส่วนที่ 2 การเตรียมคำตอบ
• ส่วนที่ 3 การจัดการอีเมลอัตโนมัติและแก้ไขปัญหา

ด้วยความนิยมที่เพิ่มขึ้นของอีเมลเป็นทางเลือกในการบริการไปรษณีย์แบบดั้งเดิมการเชิญกิจกรรมทางอีเมลเป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับการประชุมวันหยุดวันเกิดงานแต่งงานและอื่น ๆ วันนี้ผู้จัดงานอีเวนท์มีความพึงพอใจมากกับอีเมลที่ขอการยืนยันการเข้าร่วม อย่างไรก็ตามเนื่องจากอีเมลที่ขอคำตอบนั้นใหม่หลายคนไม่ทราบวิธีการตอบสนองอย่างเหมาะสม หวังว่าคุณจะสามารถตอบสนองได้ดีขึ้นหากคุณรู้เวลาและวิธีการเตรียมคำตอบและตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ตัดสินใจอย่างไรและเวลาตอบสนอง

1. 
   
   

   
   ดูว่าคุณจะไปที่เหตุการณ์จริง ๆ การตัดสินใจครั้งแรกหรือขั้นตอนคือการตรวจสอบว่าคุณจะไปที่เหตุการณ์ คุณควรคิดถึงความเป็นไปได้ในการเข้าร่วมกิจกรรมทันทีที่คุณได้รับคำเชิญทางอีเมล RSVP
   • โปรดจำไว้ว่าเหตุการณ์จะเกิดขึ้นที่ใดและหากคุณต้องเดินทาง ตัวอย่างเช่นหากมีคนเชิญคุณไปงานแต่งงานนอกเมืองคุณอาจต้องซื้อตั๋วเครื่องบินเพื่อไปที่นั่นซึ่งอาจมีราคาแพง
   • จัดทำโปรแกรมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่มีกิจกรรมอื่น ๆ ในวันเดียวกันและในเวลาเดียวกัน
   • พูดคุยกับคู่สมรสและสมาชิกครอบครัวคนอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะว่าง บางคนอาจปฏิเสธและคนอื่นอาจยอมรับ

2. 
   
   

   
   ระบุประเภทของคำเชิญ สถานการณ์ที่แตกต่างกันต้องการความแตกต่างและระดับของพิธีการ ดังนั้นคุณควรคิดถึงประเภทของเหตุการณ์ก่อนตอบกลับคำเชิญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดทางสังคม
   • ดูว่ามันเป็นกิจกรรมทางสังคมที่ไม่เป็นทางการเช่นคำเชิญไปยังบาร์บีคิวที่เพื่อนบ้านทำโดยไม่มีเหตุผลและส่งคำเชิญทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการให้คุณ คุณมีตัวเลือกในการตอบแบบไม่เป็นทางการกับคำเชิญประเภทนี้และอาจมีเวลาน้อยกว่าในการส่งคำตอบ
   • หากเป็นเหตุการณ์ทางสังคมที่เป็นทางการเช่นการเชิญไปงานแต่งงานงานวันเกิดการสนทนาหรือการยืนยันพวกเขาต้องการคำตอบอย่างเป็นทางการเช่นเดียวกับที่ได้รับคำเชิญ

3. 
   
   

   
   
   
   ตอบสนองในเวลาที่เหมาะสม หลังจากตัดสินใจและคิดเกี่ยวกับคำเชิญแล้วคุณควรตอบในเวลาที่เหมาะสม ในที่สุดนี่เป็นหนึ่งในประเด็นที่สำคัญที่สุดเมื่อตอบอีเมล RSVP เพราะคุณควรให้การยืนยันที่จำเป็นสำหรับการเข้าร่วมของคุณหรือไม่ในเหตุการณ์
   • อ่านคำเชิญเพื่อดูว่า ต้องระบุวันที่เพื่อตอบกลับอีเมล RSVP. วันนี้ไม่ใช่ข้อเสนอแนะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตอบสนองภายในเวลาที่ระบุ
   • ตอบกลับโดยเร็วที่สุด แม้ว่าบุคคลที่เชิญคุณสามารถให้คำตอบหนึ่งหรือสองเดือน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้เวลาทั้งหมดนี้ ในทางตรงกันข้ามคุณควรตอบทันทีที่คุณตัดสินใจอย่างเป็นรูปธรรมว่าคุณจะไปที่นั่นหรือไม่

ส่วนที่ 2 การเตรียมคำตอบ

1. 
   
   

   
   กรอกข้อมูลในฟิลด์หัวเรื่อง หลังจากตัดสินใจว่าคุณจะตอบเมื่อใดและอย่างไรคุณควรเตรียมร่างคำตอบที่คร่าวๆ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เริ่มเขียนในฟิลด์วัตถุ ซึ่งควรรวมถึงการยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญและสะท้อนถึงเสียงของเหตุการณ์
   • สำหรับกิจกรรมทางการคุณควรใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่นเขียน Anne และ Roger จะไม่สามารถเข้าร่วมงานเลี้ยงในวันที่ 11 พฤษภาคม.
   • สำหรับสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการเช่นบาร์บีคิวที่เพื่อนบ้านคุณสามารถเขียน ไม่สามารถเข้าร่วมบาร์บีคิวในวันที่ 11.

2. 
   
   

   
   
   
   เขียนจดหมาย มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะตอบสนองอย่างเหมาะสมเพราะมันสะท้อนน้ำเสียงของการตอบสนองของคุณ นอกจากนี้หากคุณใช้คำทักทายที่เหมาะสมคุณจะให้คนที่เชิญคุณทราบว่าคุณเห็นมันอย่างไร
   • เลือกคำทักทายที่อาจรวมถึง เพื่อนที่ดีของฉัน, À หรือ ที่รัก.
   • เหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการต้องมีการตอบกลับอย่างง่าย ๆ ต่อบุคคลที่ส่งอีเมลถึงคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน เรียน Martine และ Jean.

3. 
   
   

   
   เขียนเนื้อหาของ เนื้อหาของอีเมลของคุณอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมล RSVP สิ่งนี้สะท้อนน้ำเสียงของคำเชิญและตอบกลับโดยตรง ตัวอย่างบางส่วนของการยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญเกี่ยวข้องกับสิ่งเหล่านี้
   • เหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการรับประกันการตอบสนองอย่างไม่เป็นทางการของประเภท โทมัสเราขอขอบคุณบาร์บีคิวเชิญจริงๆ แต่เราจะออกไปจากเมืองในวันนั้น
   • เหตุการณ์ที่เป็นทางการสมควรได้รับเสียงที่คล้ายกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน ครอบครัวดูปองท์ยอมรับคำเชิญของคุณในงานแต่งงานของJoséและ Belinda ในวันที่ 5 พฤศจิกายน 2019. อีกตัวอย่างหนึ่งคือ Jean และ Sara Appleby ยินดีตอบรับคำเชิญของคุณในงานวันเกิดปีที่ 15 ของ Marta Rodriguez.
   • การปฏิเสธอย่างเป็นทางการของคำเชิญอาจเป็นดังนี้ ครอบครัว Parker ไม่สามารถเข้าร่วมงานแต่งงานของJoséและ Belinda ได้ในวันที่ 5 พฤศจิกายน 2019.

4. 
   
   

   
   ลงชื่อและเขียนชื่อของคุณ หลังจากเขียนคุณควรลงนามอีเมล RSVP นี่เป็นมากกว่าเพียงพิธีการเนื่องจากลายเซ็นต์แสดงประเภทของความสัมพันธ์ที่คุณมีกับบุคคลที่เชิญคุณ นอกจากนี้ยังเป็นสัญญาณว่าคุณรู้สึกอย่างไรกับบุคคลนั้น
   • เลือกใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน เป็นกันเอง, ความปรารถนาดีที่สุดของฉัน, ได้โปรดยอมรับ Sir หรือ Madam ขอแสดงความนับถือหรือ โปรดยอมรับเซอร์หรือเจ้าข้าการแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉัน.
   • เลือกสูตรที่ไม่เป็นทางการเช่น อย่างจริงใจมาก, สวัสดีค่ะ, สวมใส่ได้ดี หรือ อย่างจริงใจ.
   • เลือกปลายทางที่เหมาะสมหากคุณยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญ ตัวอย่างเช่นเขียน ด้วยความเสียใจอย่างมาก หรือ ขอบคุณ.
   • ลงชื่อด้วยชื่อของคุณหลังจากสูตรสุดท้าย สำหรับกิจกรรมที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นอย่าลังเลที่จะลงชื่อด้วยชื่อของคุณและชื่อของบุคคลอื่นที่ได้รับเชิญด้วย สำหรับโอกาสที่เป็นทางการมากขึ้นลงชื่อด้วยชื่อของแขกทุกคนและนามสกุลหลังจากบุคคลสุดท้าย ในบางกรณีเช่นผู้ที่คุณมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับบุคคลที่เชิญคุณคุณมีโอกาสเขียน ครอบครัว Sanchez.

ส่วนที่ 3 การจัดการอีเมลอัตโนมัติและแก้ไขปัญหา

1. 
   
   

   
   คลิกที่ ปฏิเสธ หรือ ยอมรับ. ทำเช่นนี้หากอีเมลมีปุ่มอัตโนมัติ ผู้จัดงานอีเวนต์อย่างเป็นทางการส่วนใหญ่ใช้บริการ RSVP อัตโนมัติมากขึ้นในการส่งอีเมล หากมีคนใช้บริการที่คล้ายกันเพื่อส่งอีเมล RSVP ให้คุณบุคคลที่สามมักจะถูกสร้างขึ้น นอกจากนี้อีเมลอาจมีตัวเลือกพร้อมปุ่มที่อนุญาตให้คุณคลิก ยอมรับ หรือ ขยะ เชิญ
   • คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับทางอีเมลหากคุณได้รับสิ่งเหล่านี้
   • เมื่อคุณตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญคำตอบจะถูกส่งไปยังบุคคลที่สามที่จัดการอีเมลและจะส่งต่อไปยังบุคคลที่จัดการกิจกรรม
   • บริการอีเมล RSVP อัตโนมัติมักใช้ในสถานการณ์กึ่งทางการเช่นงานวันเกิดการประชุมระดับชาติและกิจกรรมอื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกัน

2. 
   
   

   
   คลิกตัวเลือกการตอบรับ หากคุณกังวลเกี่ยวกับการได้รับคำตอบคุณอาจลองคลิกที่ปุ่ม รับทราบการรับ บนหน้าอีเมล โดยการคลิกที่มันบริการอีเมลของคุณจะสร้างการยืนยันการส่งเมื่อบุคคลที่คุณตอบสนองจะได้รับหรือเปิดอีเมลของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าเธอได้รับของคุณ
   • การยืนยันการจัดส่งสามารถพบได้ในสถานที่ต่างๆขึ้นอยู่กับบริการที่คุณใช้
   • ตัวเลือกนี้อาจไม่สามารถใช้ได้กับบริการบางอย่าง

3. 
   
   

   
   ส่งอีเมลติดตามหากคุณเปลี่ยนโปรแกรม ในบางโอกาสคุณอาจจำเป็นต้องแก้ไขคำตอบของคุณ หากคุณยอมรับคำเชิญและได้ตระหนักว่าคุณจะไม่สามารถเข้าร่วมหรือถ้าคุณปฏิเสธและทันใดนั้นคุณมีโอกาสที่จะไปคุณควรติดต่อผู้ที่เชิญคุณเข้าร่วม แจ้งเรื่องนี้
   • หากคุณคลิกปุ่มยอมรับอัตโนมัติในอีเมล RSVP โดยไม่ได้ตั้งใจคุณควรส่งไปยังบุคคลโดยตรงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณ
   • หากคุณต้องปฏิเสธคำเชิญที่คุณยอมรับในตอนแรกแจ้งให้ผู้รับทราบ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งอีเมลถึงเขาโดยวางเป็นวัตถุ เปลี่ยนคำตอบ และโดยการเขียนสิ่งที่ชอบ เนื่องจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน Sara และฉันจะไม่สามารถเข้าร่วมการเฉลิมฉลองครบรอบ 20 ปีของคุณในวันที่ 14 ได้อีกต่อไปเราขออภัยในความเปลี่ยนแปลงและหวังว่าจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้.
   • หากคุณต้องยอมรับคำเชิญที่คุณได้ปฏิเสธไปแล้วให้บอกต่อบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่นส่งอีเมลและวางเป็นวัตถุ เปลี่ยนคำตอบของฉัน และเขียน ฉันต้องการเข้าร่วมกิจกรรมหากคุณยังมีความพร้อมในการรับแขกเพิ่มเติม.
   • การเปลี่ยนแปลงคำเชิญ RSVP ควรทำโดยเร็วที่สุด คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมที่ไม่เป็นทางการสามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากผ่านไปหลายวัน อย่างไรก็ตามสำหรับเหตุการณ์ที่เป็นทางการ (เช่นงานแต่งงาน) จะต้องทำล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งเดือน