วิธีจัดระเบียบเหตุการณ์

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ควบคุมปรมาจารย์พื้นฐาน
• ส่วนที่ 2 เริ่มเตรียมการ
• ส่วนที่ 3 เข้าใกล้เส้นชัยมากขึ้น
• ส่วนที่ 4 การจัดการเหตุการณ์เอง
• ส่วนที่ 5 หลีกเลี่ยงปัญหา

การจัดการกิจกรรมเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมไม่ว่าจะเป็นงานปาร์ตี้งานธุรกิจสำหรับครอบครัวและเพื่อนของคุณงานแต่งงานหรือโอกาสทางการ มันเป็นงานที่ยากและให้รางวัล บุคคลที่เกี่ยวข้องจะประทับใจในความมีน้ำใจของคุณและความพยายามที่จำเป็นในการจัดวันเกิดงานแต่งงานงานเลี้ยงหรืองาน เรียนรู้วิธีจัดระเบียบเหตุการณ์ใหญ่และแก้ปัญหาจากนั้นวางแผนอย่างระมัดระวังเพียงหลีกเลี่ยง

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ควบคุมปรมาจารย์พื้นฐาน

1. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของคุณ สิ่งนี้อาจดูสมเหตุสมผล แต่คุณต้องเขียนเป็นขาวดำเพื่อดูว่าคุณจะมีขนาดขนาดงบประมาณลักษณะของผลประโยชน์และกลยุทธ์ที่จะนำไปปฏิบัติ เป้าหมายของคุณคืออะไร คุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จ
   • เมื่อคุณได้กำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมของคุณแล้ว (เฉลิมฉลองข่าวดีให้ความรู้ขายเสนอโครงการหรือระดมทุน ฯลฯ ) ให้คิดว่าทำไมคุณถึงทำเช่นนั้น การรู้แรงจูงใจของคุณจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
   • การมีเป้าหมายเพียงเล็กน้อยก็สามารถช่วยให้คุณมุ่งเน้นงานที่ทำอยู่ คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณไม่ได้ตั้งไว้ เมื่อคุณมี 4,000 ยูโรและกำลังมองหา 5,000 ยูโรเป้าหมายนี้สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

2. 
   

   
   เลือกวันที่ นี่คือปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จ เลือกวันที่เหมาะสมกับแขกของคุณและไม่ไกลเกินไปในเวลา (หรือใกล้เกินไป) ดังนั้นพวกเขาจะไม่ลืมเหตุการณ์ของคุณหรือถูกนำไปแล้ว นี่คือพื้นฐานของการจัดการเหตุการณ์
   • เป็นการดีที่จะให้ระยะเวลาสองสัปดาห์แก่แขกของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาจะไม่ได้รับสิ่งนี้และจะให้โอกาสคุณเตือนพวกเขาครั้งหนึ่งหรือสองครั้ง ดังนั้นลองวางแผนสองสามสัปดาห์ก่อนงานของคุณ

3. 
   

   
   
   
   เลือกสถานที่ ตอนนี้คุณได้กำหนดวัตถุประสงค์แล้วก็ถึงเวลาเลือกสถานที่ติดต่อผู้คนที่รับผิดชอบค่าเช่าเพื่อทราบว่ามันยังว่างและสอดคล้องกับความคาดหวังของคุณ คุณกำลังมองหาห้องแบบไหนและคุณจะจัดระเบียบพื้นที่อย่างไร แขกจะนั่งเป็นแถวบนเก้าอี้หรือม้านั่งรอบโต๊ะหรือบนผ้าปูโต๊ะกลางแจ้งหรือไม่? อาจเป็นปัญหาหรือไม่ คุณต้องการพื้นที่ในการเต้นรำหรือแท่นเพื่อพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่ตรงกับความต้องการของคุณ
   • เป็นการดีที่สุดที่จะเยี่ยมชมเว็บไซต์ล่วงหน้าและวาดแผนที่ด้วยตัวเอง แผนที่นี้สามารถใช้เป็น "แผนการรบ" และจะช่วยให้คุณสามารถเรียดและจัดสรรตำแหน่งตารางเส้นทางบริการอาหารเข้าถึงคนพิการเส้นทางออกที่จำเป็นและการวางตำแหน่งอุปกรณ์ คุณควรทำเครื่องหมายว่าเครื่องกำเนิดไฟฟ้าอุปกรณ์ภายนอกตู้เย็นเครื่องทำน้ำแข็งบาร์บีคิวหรือเตา ฯลฯ ตั้งอยู่ที่ใด เช่นเดียวกับจุดไฟและสายเคเบิล (ซึ่งสามารถปูด้วยพรมอย่างระมัดระวัง) และความเสี่ยงอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับความปลอดภัยของแขกของคุณ
   • คุณต้องการการอนุมัติจากรัฐบาลท้องถิ่นหรือไม่? คุณจะต้องใช้มันตัวอย่างเช่นหากงานของคุณเกิดขึ้นในบาร์ แต่ถ้าคุณวางแผนที่จะส่งเสียงคุณจำเป็นต้องเข้าถึงยานพาหนะที่จอดรถหรือบริเวณที่มีห้องเก็บของเช่นศาลา

4. 
   

   
   
   
   กำหนดจำนวนแขก ขึ้นอยู่กับงบประมาณและพื้นที่ที่คุณเช่า เหตุการณ์บางอย่างสามารถเข้าถึงได้โดยการเชิญเท่านั้นและง่ายต่อการจัดระเบียบ แต่สำหรับคนอื่น ๆ มันจะให้ความล่าช้าพิเศษเช่นเด็กเพื่อนสหายหรือเพื่อน จำไว้ว่ายิ่งมีแขกมากเท่าไหร่คุณก็จะต้องมีพนักงานมากขึ้นเท่านั้น
   • นี่จะเป็นข้อกังวลด้านลอจิสติกส์แรกของคุณดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่นั้นเหมาะสมกับจำนวนแขกของคุณ
   • ในสถานประกอบการที่เก่ากว่าจำนวนแขกมักจะตรงกับ "คน" ดังนั้นหากห้องของคุณมี "คน 150" นั่นหมายความว่าคุณสามารถนับแขกได้ 150 คน

5. 
   

   
   กำหนดงบประมาณ คุณสามารถพึ่งพาความช่วยเหลือของบุคคลภายนอกเพื่อประเมินงบประมาณที่คุณต้องการ คุณต้องจ่ายพนักงานหรือไม่ เช่าอุปกรณ์และห้อง? จัดหาอาหารและเครื่องดื่ม พิมพ์โบรชัวร์หรือโปสการ์ด กำหนดงบประมาณที่เหมาะสมและจัดระเบียบตัวเองตามหลังดังนั้นคุณไม่ต้องจ่ายด้วยเงินในกระเป๋าของคุณเอง
   • คุณสามารถได้รับการสนับสนุนจากพันธมิตรหรือรวบรวมเงินบริจาค แต่เราไม่โชคดีนัก หากคุณไม่ได้วางแผนเงินทุนเพิ่มเติมคุณจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝัน แทนที่จะมีทีมงานจัดเลี้ยงขอให้แขกของคุณนำอาหารมาเอง (คุณจะยังคงให้โต๊ะสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำอาหารและตู้เย็น) แทนที่จะจ้างช่างภาพให้ถ่ายรูปตัวเอง มีความคิดสร้างสรรค์เมื่อสถานการณ์ต้องการมัน!

6. 
   

   
   จัดตั้งทีม จัดระเบียบทีมเซิร์ฟเวอร์ของคุณ (แม้ว่าพวกเขาจะเป็นเพื่อนสมาชิกในครอบครัวหรืออาสาสมัคร) เพื่อให้ทุกคนได้รับมอบหมายให้อยู่ในโซนแม้ว่ามันจะเป็นการรวมตัวของครอบครัวขนาดเล็กก็ตาม หากกิจกรรมของคุณสำคัญกว่าทุกคนจะต้องมีภารกิจที่เฉพาะเจาะจงและรู้ล่วงหน้าในช่วงเย็น
   • ทีมของคุณจะต้องเตรียมพร้อมเช่นเดียวกับพนักงานที่คุณจะจ้างและแขกของคุณ ให้งานของพวกเขาเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ตามความต้องการของพวกเขาหากคุณทำได้ และวางแผนความช่วยเหลือเพิ่มเติมเนื่องจากแต่ละเหตุการณ์มีเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน

7. 
   

   
   สร้างปฏิทิน คุณต้องวางแผนความคืบหน้าของกิจกรรมของคุณ สุนทรพจน์จะถูกส่งเมื่อใด จะมีเกมกิจกรรมหรืองานนำเสนอหรือไม่? แขกผู้เข้าพักจะต้องกินนานแค่ไหน? วางแผนโปรแกรมโดยละเอียดสำหรับแต่ละกิจกรรม
   • ออกจากห้องเพื่อซ้อมรบเสมอ: ไม่มีเหตุการณ์ใดที่คุณวางแผนไว้ แขกผู้เข้าพักจะมาสายการกล่าวคำปราศรัยจะนานกว่าที่คาดไว้และอาหารอาจไม่ตรงเวลา แม้ว่าคุณจะต้องมีความคิดที่ชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้นเข้าใจว่าไม่มีอะไรแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์

ส่วนที่ 2 เริ่มเตรียมการ

1. 
   

   
   ส่งคำเชิญของคุณ คุณต้องแจ้งให้แขกของคุณทราบถึงสิ่งที่คุณกำลังจัดระเบียบ การชักชวนหมายถึงกิจกรรมของคุณและควรสร้างความประทับใจและทำให้แขกของคุณอยากมา ดังนั้นวางแผนคำเชิญที่ดี
   • คุณสามารถวางแผนคำเชิญแบบคลาสสิก (เช่นบัตรหรือใบปลิว) คุณยังสามารถส่งคำเชิญทางไปรษณีย์ผ่านจดหมายข่าวหรือบนเครือข่ายสังคมออนไลน์และเว็บไซต์พิเศษเช่น Eventbrite ซึ่งช่วยให้คุณสามารถนับแขกของคุณและจัดการปฏิทินของคุณ
     • หากคุณกำลังมองหาแขกจำนวนมากให้ไปที่ Facebook และ หากกิจกรรมของคุณเป็นความลับมากขึ้นอย่าผ่านเครือข่ายสังคม

2. 
   

   
   นับคำตอบในเชิงบวก คุณต้องรู้จำนวนแขกที่เข้ามาและสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง ไม่ใช่ทุกคนที่จะมา แต่คุณจะมีความคิดโดยรวมเกี่ยวกับจำนวนแขก ไซต์พิเศษบางแห่งสามารถช่วยคุณในงานเหล่านี้ได้ แต่คุณสามารถผ่าน Facebook และ Excel

3. 
   

   
   จัดการรายการที่คุณต้องการเช่า คุณจะต้องค้นหาจ้างหนังสือหรือมอบหมายให้ช่างภาพผู้สร้างนักออกแบบมัณฑนากรลำโพงสปอนเซอร์ศิลปินหรือกลุ่มนักบวชนักเต้นหรือการสาธิต ก็ควรรวมไว้ในการคำนวณของคุณสำหรับอาหารและที่นั่งเพื่อให้อาหารและสถานที่มีให้ในกรณีที่เหมาะสมหรือจำเป็น
   • คุณต้องการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณต้องรู้ว่าใครจะเป็นผู้เตรียมการบริการและทำความสะอาด คุณจะเสิร์ฟอาหารประเภทใด แขกของคุณมีอาการแพ้ติดตามอาหารมังสวิรัติหรือปราศจากกลูเตนพวกเขาเป็นโรคเบาหวานหรือต้องปฏิบัติตามหลักการทางศาสนาเช่นการบริโภคฮาลาลหรือเนื้อโคเชอร์เป็นต้น? จะมีทารกเด็กเล็กผู้สูงอายุหรือผู้บาดเจ็บที่ไม่สามารถกินอาหารแข็งได้หรือไม่?
   • คุณต้องจัดระเบียบความบันเทิงหรือโลจิสติกส์? ส่วนนี้อาจเกี่ยวข้องกับการส่งมอบอุปกรณ์ดนตรีการประกอบศาลาเต็นท์การติดตั้งการตกแต่งหรือการจัดการเวทีเช่นการติดตั้งไมโครโฟนและเครื่องขยายเสียงไฟซ็อกเก็ตโปรเจคเตอร์หน้าจอสำหรับ สไลด์โชว์เครื่องสูบควันกระจกป้าย บริษัท และป้าย ฯลฯ
     • หากคุณว่าจ้างบุคคลภายนอกจาก บริษัท เหล่านี้ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถจัดหาและติดตั้งอุปกรณ์ของตัวเองได้ซึ่งจะมีการจัดเก็บวัสดุบนเว็บไซต์รวมถึงกำหนดการ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถรู้ว่าคุณต้องทำอะไรเพื่อช่วยพวกเขา
   • ผู้จัดดอกไม้นักจัดดอกไม้ศิลปินและบุคคลสำคัญอื่น ๆ สามารถวางแผนบริการของพวกเขาได้เนื่องจากบริการฉุกเฉินมักจะมีราคาสูงกว่า ข้อดีอีกอย่างคือถ้าคุณยกเลิกคุณจะสามารถหาทางเลือกอื่นได้

4. 
   

   
   หาคนมาเป็นประธานในพิธี ต้นแบบของพิธีกรไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบเหตุการณ์ แต่ค่อนข้าง โดยทั่วไปแล้วแขกที่จะจัดสุนทรพจน์ประกาศการมาถึงของจานเต้นรำครั้งแรกการมาถึงของแขกรับเชิญพิเศษและกิจกรรมต่าง ๆ สื่อสารกับบุคคลนี้เป็นประจำและแจ้งให้ทราบเนื่องจากพวกเขาจะสามารถช่วยคุณในการจัดการได้ดียิ่งขึ้น
   • ในบางกรณีคุณจะเป็นพิธีกรซึ่งอาจทำให้คุณลำบาก คุณจะต้องแต่งตั้งผู้นำที่หัวหน้าแต่ละทีมเพื่อมอบหมายการบ้านส่วนใหญ่ของคุณ

5. 
   

   
   จัดกลุ่มอุปกรณ์ของคุณ เมื่อจ้างทีมให้ตรวจสอบอุปกรณ์อีกครั้ง ในบางกรณีคุณจะต้องเช่าอุปกรณ์ด้วยตัวเอง คุณสามารถเช่าพวกเขาซื้อหรือยืมจากครอบครัวหรือเพื่อน ตรวจสอบรายการทั้งหมดของคุณตั้งแต่ผ้าเช็ดตัวไปจนถึงส่วนขยายและแอมป์
   • การตกแต่งเป็นสิ่งจำเป็น ผ้าปูโต๊ะ, ดอกไม้, ของขวัญ, เทียน, ลูกโป่ง, แบนเนอร์, พื้นหลังสีขาวสำหรับภาพถ่ายหรือพรมแดงควรจะพบล่วงหน้า

6. 
   

   
   กลับมาที่พื้นฐานของคุณ สิ่งหนึ่งที่ผู้เริ่มต้นส่วนใหญ่ลืมคือจุดที่บอบบางที่สุดของการติดตั้ง คุณวางแผนเพียงพอหรือไม่ นึกถึงห้องน้ำและห้องน้ำที่จอดรถทางลาดเข้ารถเข็นห้องเปลี่ยนเสื้อผ้าห้องเก็บของและพื้นที่ครัวถังขยะกำจัดตู้เย็นเครื่องกำเนิดไฟฟ้าและอื่น ๆ มันเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนด้านเหล่านี้ล่วงหน้า
   • คิดนอกเหตุการณ์ของคุณ: คุณต้องจัดเตรียมการขนส่งและที่พักสำหรับแขกและพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เช่นเดียวกับการจองการขนส่งเพื่อนำพวกเขาไปยังสถานที่?

7. 
   

   
   รู้จักแขกของคุณเป็นอย่างดี ทำความเข้าใจลำดับชั้นทางสังคมของกิจกรรมของคุณ (ถ้ามันไม่ตรงกับของคุณ) เพื่อให้คุณสามารถรับมือกับทุกสถานการณ์ ลูกค้าของคุณจะต้องเชื่อใจคุณและคุณจะต้องมีความเชี่ยวชาญในองค์ประกอบต่อไปนี้
   • รู้จักแขกของคุณเป็นอย่างดี นี่เป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณฉลองกิจกรรมเช่นงานแต่งงาน ลูกค้าไม่ได้เป็นแขกผู้มีเกียรติเสมอไป แต่อาจเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มเดียวกันหรือไม่ได้แสดงตน
   • ใครเป็นคนดูแลแผนกต้อนรับ: มักจะเป็นคนที่เชิญไปที่โต๊ะของตัวเองและสังสรรค์กับแขกได้อย่างง่ายดาย คนเหล่านี้มีประโยชน์ในการรักษาบรรยากาศที่เป็นกันเองและเริ่มการสนทนาหากสิ่งที่สงบลงส่งเสริมให้ผู้คนเต้นรำหรือแนะนำแขกให้รู้จักกับแขกคนอื่น ๆ พวกเขาจะต้องเชื่อถือได้ แต่โดยทั่วไปมีประโยชน์ที่จะรู้เพราะพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบสามารถแทรกแซงหากจำเป็นและเป็นประธานในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน คนเหล่านี้อำนวยความสะดวกในการจัดการกิจกรรมของคุณ
   • ใครจะเป็นผู้รักษาสันติภาพของคุณคุณต้องรู้จักคนสำคัญเหล่านี้เป็นอย่างดีเพราะคุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบและมีส่วนร่วมในการจัดการกับสิ่งที่ไม่คาดคิดเมื่อเหมาะสม โดยปกติจะเป็นหัวหน้าครอบครัวผู้พิทักษ์หรือหัวหน้าฝ่ายรักษาความปลอดภัย
   • ใครเป็นคนตัดสินใจ: ในบางกรณีมันจะเป็นของคุณเอง แต่สำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องปรึกษาแขก แต่ไม่เหมาะสมที่จะรบกวนพวกเขาคุณต้องรู้ว่าใครจะพูดคุยกับใคร กรณีฉุกเฉิน โดยทั่วไปจะเป็นคนที่จ่ายเงินสำหรับกิจกรรมหรือใครก็ตามที่คุณพิจารณาว่าเป็นลูกค้าของคุณและใครจะเป็นคนสุดท้าย

ส่วนที่ 3 เข้าใกล้เส้นชัยมากขึ้น

1. 
   

   
   ทำความคุ้นเคยกับเว็บไซต์ ก่อนที่กิจกรรมของคุณจะเป็นสิ่งสำคัญในการวิเคราะห์เว็บไซต์เพื่อให้รู้วิธีการจัดระเบียบตัวเอง คุณอาจต้องคิดถึงการเตรียมการเพิ่มเติมเช่นส่วนขยายพิเศษหรือไฟ ฯลฯ หากรายการเหล่านี้หายากพวกเขาจะมีมากยิ่งขึ้นสำหรับแขกของคุณ
   • ทำแผนที่ของเว็บไซต์ หากคุณไม่มีที่ว่างสำหรับอุปกรณ์มันไม่ฉลาดที่จะแพ็ค พูดคุยกับผู้จัดการของเว็บไซต์เพื่อดูว่าพวกเขาสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไรหรือหากคุณต้องปฏิบัติตามกฎของท้องถิ่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีฉุกเฉิน

2. 
   

   
   แผนชุดสำหรับทีมของคุณ ทีมของคุณอาจไม่ยุ่งจนเกินไปและเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณพอใจกับงานที่พวกเขามีให้วางแผนชุดที่คุณจะให้พวกเขาในระหว่างการแข่งขัน วางแผนขวดน้ำบาร์ธัญญาหารช็อคโกแลตของขวัญเล็กน้อยและสิ่งอื่น ๆ ที่คุณคิดว่าเหมาะสม นั่นจะเป็นกำลังใจให้พวกเขาอย่างแน่นอน
   • คุณยังสามารถให้ตราพวกเขาเพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีอาหารและเครื่องดื่มด้วย มีความกังวลเกี่ยวกับทีมของคุณเพราะคุณอาจต้องการสองในอนาคต

3. 
   

   
   ประสานงานกับทีมของคุณและบุคคลภายนอก ก่อน D-Day มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีทหารของคุณในแถวเดียวกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการไปยังไซต์และแจ้งหมายเลขของคุณหรือนามบัตรที่มีรายชื่อเพื่อติดต่อเมื่อต้องการ ไม่มีใครมีคำถามใด ๆ ? ไม่มี? ไปกันเถอะ!
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตนเอง บางคนอาจไม่สบายใจที่จะขอคำชี้แจงเพื่อที่จะได้ดำเนินการเชิงรุกให้มากที่สุด ทีมของคุณมีความมั่นใจหรือไม่? หากไม่ใช่ในกรณีนี้ให้สร้างความมั่นใจให้พวกเขารับภาระงานต่าง ๆ ที่ต้องทำและถามคำถามพื้นฐาน หากมีข้อสงสัยให้จับคู่กับสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์มากขึ้น

4. 
   

   
   เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อและเอกสารที่จำเป็น องค์กรส่วนบุคคลของคุณมีความสำคัญเท่ากับกิจกรรมของคุณ หากคุณวางแผนทุกด้านคุณจะสามารถรับมือกับสิ่งที่คาดไม่ถึงได้ดีขึ้น นี่คือเคล็ดลับบางอย่าง
   • เตรียมรายการพร้อมหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของผู้ติดต่อของคุณพ่อครัวขนมคิดว่าคุณกำลังจะได้รับเค้ก? ไม่ต้องกังวลคุณสามารถโทรหาแอชลีย์ที่อาศัยอยู่ใกล้ ๆ และสามารถรับเขาก่อนที่จะไปงานของคุณ
   • วางแผนรายการสิ่งที่ต้องจำ คุณจะรู้ว่ามีอะไรหายไปและคอยจับตาดูทีมของคุณ
   • เตรียมใบแจ้งหนี้หากจำเป็น ยิ่งคุณเตรียมพร้อมมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งหลีกเลี่ยงปัญหาได้มากเท่านั้น

5. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย คุณคิดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงทางศิลปะมากมายหรือไม่? นี่เป็นตัวอย่างสำหรับงานแต่งงานและดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องกำหนดเวลาให้กับลูกค้าของคุณหลังจากนั้นคุณจะไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง (ตัวอย่างเช่นหนึ่งสัปดาห์ก่อนเหตุการณ์) สิ่งนี้จะให้ความยืดหยุ่นแก่ลูกค้าของคุณในขณะที่หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่สามารถทำได้หรืออาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากเกินไป
   • หากสิ่งเหล่านี้เป็นการเปลี่ยนแปลงที่เรียบง่ายละเอียดอ่อนหรือพื้นฐานที่ใช้การตกแต่งอยู่บนเว็บไซต์อยู่แล้วก็มีเหตุผลที่จะเข้าถึงคำขอของลูกค้าของคุณ ยืดหยุ่นได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพราะเป็นเหตุการณ์ที่คาดว่าจะสูงสำหรับลูกค้าของคุณ

ส่วนที่ 4 การจัดการเหตุการณ์เอง

1. 
   

   
   เตรียมตัวให้พร้อม เป็นคนแรกในเว็บไซต์เพื่อดูแลการเตรียมการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทั้งหมดอยู่ในสถานที่และโทรหาผู้ที่ไม่มาประชุม ช่วยเหลือและชี้นำผู้ที่ต้องการ แต่ลบเมื่อไม่จำเป็น หลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ
   • คุณจะรู้สึกสงบขึ้นหากคุณเตรียมรายการ ส่วนหนึ่งจะทุ่มเทให้กับทีมของคุณอีกส่วนหนึ่งสำหรับคนที่มุ่งมั่นอีกส่วนหนึ่งสำหรับการตกแต่งและการเตรียมพื้นฐานส่วนอื่น ๆ สำหรับอุปกรณ์ ฯลฯ เมื่อคุณตรวจสอบรายการทั้งหมดเหล่านี้แล้วคุณสามารถใช้เวลาในการหายใจ

2. 
   

   
   อย่ากลัวที่จะมอบหมาย การไม่มีเวลามักจะเป็นปัจจัยที่เครียดที่สุด เพื่อที่จะชนะคุณจะต้องอยู่ในทุกด้าน หากบุคคลนั้นไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรควรให้งานที่เขามีความสามารถมากกว่า มันเป็นงานของคุณดังนั้นอย่ากลัวที่จะให้คำสั่งซื้อหรือเกินขีด จำกัด ที่กำหนดคุณเพียงแค่ทำงานของคุณ
   • เมื่อคุณมอบหมายให้มั่นคง แต่สุภาพเสมอ พูดเช่น "John ฉันต้องการความช่วยเหลือของคุณในการทำอาหารเพื่อช่วยคนขายอาหารตอนนี้ ขอบคุณ ทีมของคุณควรประสานงานให้มากที่สุด ทุกอย่างจะราบรื่นถ้าคุณรู้ว่าจะทำอย่างไรในมือ

3. 
   

   
   มีความยืดหยุ่น หมายถึงการทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือมีทางเลือกอื่นเมื่อไม่ได้ทำ หากคุณเริ่มมีความเครียดคุณจะอารมณ์เสียและสิ่งต่าง ๆ อาจแย่ลง ดังนั้นถ้าคำพูดนั้นมาสาย 10 นาทีและผู้ประกาศข่าวไม่สนใจสัญญาณของคุณให้สร้างความเพลิดเพลิน ยืดออกเพียงแค่เม็ดยาและไม่มีใครจะสังเกตเห็นอะไรเลย
   • สิ่งที่ไม่คาดคิดนั้นหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณไม่สามารถคาดการณ์ความคืบหน้าของกิจกรรมได้อย่างเต็มที่และคุณต้องยอมรับ ผู้จัดงานต้องสงบและมีสมาธิหากสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้นผ่อนคลายและปล่อยให้ตัวเองถูกลมพัด ...

4. 
   

   
   แจ้งให้ทีมของคุณทราบรายละเอียดทั้งหมด ตรวจสอบว่าจำนวนแขกของคุณและความต้องการเฉพาะของพวกเขาถูกต้องเสมอในวันที่มีเหตุการณ์และแจ้งให้ทีมของคุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ โดยเร็วที่สุด คุณควรเป็นคนแรกที่สังเกตเห็นข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
   • สื่อสารกับลูกค้าของคุณด้วย - พวกเขาอาจจะตื่นเต้นกังวลกังวลเบื่อฟุ้งซ่านหรือกังวลและคุณสามารถจัดการเรื่องนี้โดยพูดคุยกับพวกเขาและให้ความช่วยเหลือ ใช้เวลาในการจูงใจลูกค้าและทีมงานของคุณตามความเหมาะสม

5. 
   

   
   เชื่อใจทีมของคุณพวกเขารู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ หากคุณให้พื้นฐานที่ถูกต้องกับพวกเขาทุกสิ่งควรจะดี เสนอความช่วยเหลือ แต่ไม่ควรต้องการ นี่คือสิ่งที่คุณต้องไม่ลืม
   • คุณจะต้องยินดีต้อนรับแขกที่จะเริ่มต้น จากนั้นส่งผ่านราชินีไปยังพิธีกรเมื่อเหตุการณ์เริ่มขึ้น บทบาทของคุณคือการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและดูแลองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเช่นการเตรียมอาหาร ฯลฯ
   • ดูแขกรับเชิญและติดต่อกับอาจารย์อย่างรอบคอบหากพวกเขาต้องการ (หรือต้องการ) เปลี่ยนแผนของพวกเขา
   • รักษาระยะห่างที่น่านับถือกับลูกค้าหลักของคุณเพราะท้ายที่สุดแล้วเหตุการณ์จะทุ่มเทให้กับพวกเขา แต่สามารถเข้าถึงได้ง่ายโดยการประสานงานกับพวกเขาเมื่อเหมาะสมที่จะคาดการณ์คำขอและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

6. 
   

   
   สำหรับกิจกรรมเชิงพาณิชย์วางแผนของขวัญ แขกของคุณต้องจำเหตุการณ์ของคุณและคุณอาจต้องการมากกว่านั้น: เยี่ยมชมเว็บไซต์บริจาคในอนาคตคำพูดจากปากและอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณอยู่ในตำนานคุณต้องมอบของขวัญให้กับแขกของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพนักบินหรือปากกาวางแผนของที่ระลึกสำหรับแขกของคุณเพื่อให้พวกเขาไม่ลืมเหตุการณ์ของคุณ

7. 
   

   
   แสดงความยินดีกับตัวเองเมื่อเสร็จสิ้น เหตุการณ์ส่วนใหญ่เป็นการจัดการตนเองเมื่อเริ่มต้นแล้ว แต่คุณดูแลการเตรียมการทั้งหมด ขอแสดงความยินดีเพราะคุณสมควรได้รับมัน แต่อย่าอยู่นานเกินไปเพราะงานของคุณยังไม่เสร็จ!
   • หลังจากนั้นใช้เวลาในการพบปะและขอบคุณลูกค้าของคุณ เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะให้ของขวัญเพื่อให้คุณจำได้เพราะมันเป็นสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะทำให้ประสบการณ์ของคุณดีขึ้นและเป็นแรงบันดาลใจให้คุณแนะนำบริการของคุณ หากคุณได้รับของขวัญในงานเช่นรีจีสตรีของขวัญกับแขกคนอื่น ๆ คุณสามารถจัดดอกไม้ภาพกรอบช่วงเวลาที่คุณโปรดปราน (เช่นการตัดริบบิ้นการแสดงสุดยอดหรือพิธีมอบรางวัล) จูบเจ้าบ่าวหรือเป่าเทียนบนเค้ก ฯลฯ ) หรือของขวัญอื่นที่เหมาะสมกว่า

8. 
   

   
   ทำความสะอาดเว็บไซต์และออกจาก ออกจากสถานที่ตามที่คุณพบเพื่อให้คุณสามารถทำงานซ้ำกับคนที่คุณเช่าเพื่อเช่าในอนาคต ดังนั้นอย่าออกจากทีมของคุณจนกว่าพวกเขาจะมีทุกอย่างเรียบร้อยและขึ้นไปบนแขนเสื้อ
   • เช่นนี้จะช่วยให้คุณประหยัดจากการสูญเสียเงินฝากของคุณ หลายแห่งจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับการทำความสะอาดหากห้องไม่สะอาดอย่างสมบูรณ์ ดังนั้นควรจัดเก็บให้มากที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้ส่วนที่เกินเค็มเกินไป

9. 
   

   
   จัดการผลตอบแทนการชำระเงินและขอขอบคุณ คุณอาจต้องส่งคืนอุปกรณ์ที่เช่าหรือยืมและถามลูกค้าของคุณว่าพอใจหรือไม่ แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้รับเงินขอขอบคุณสำหรับประสบการณ์นี้ ยังถามพวกเขาสำหรับนามบัตรของพวกเขา
   • ขอบคุณทีมของคุณเช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการชำระแล้วกรอกใบเรียกเก็บเงินและจัดการรายละเอียดขั้นสุดท้าย คุณควรจะเป็นคนสุดท้ายที่ออกไปและทำให้แน่ใจว่าคุณปิดประตูแล้ว

ส่วนที่ 5 หลีกเลี่ยงปัญหา

1. 
   

   
   รู้วิธีจัดการกับแขกที่มาสายและปัญหาอื่น ๆ ของแขก นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยดังนั้นจงเตรียมพร้อม ความล่าช้าเป็นเรื่องยากที่จะหลีกเลี่ยง (เนื่องจากมีการจราจรติดขัด) และมักจะได้รับการอภัยจากแขกท่านอื่น อย่างไรก็ตามมีวิธีการหลีกเลี่ยงความล่าช้าเมื่อเป็นไปได้
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชิญมีความชัดเจนตามเวลาและหากต้องการคำตอบตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการยืนยันเวลาแล้ว ติดต่อพิธีกรและลูกค้าของคุณ (ผ่านแผ่นติดต่อ) ศิลปินและพนักงานครัวทันทีที่คุณทราบถึงปัญหาที่คุณไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง หากลูกค้าที่มาถึงจุดศูนย์กลางของกิจกรรมของคุณ (เช่นคู่สมรส) นี่คือวิธีจัดการกับสถานการณ์
   • โทรหาแขกที่มาสายโดยตรงเพื่อดูว่าจะใช้เวลานานเท่าใด แจ้งครัวทันทีเพื่อให้ช้าลงหรือเร่งการเตรียมอาหาร
   • หลีกเลี่ยงการประกาศว่าเหตุการณ์ล่าช้าเนื่องจากแขกบางคน แต่แจ้งผู้เข้าร่วมที่สำคัญที่สุดหรือผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับความล่าช้าของแขกบางคน ให้พวกเขารู้ว่าคุณตั้งใจจะทำอะไรในขณะที่อนุญาตให้แขกให้คำแนะนำได้เนื่องจากพวกเขารู้ว่าอะไรจะเหมาะสมที่สุดในกรวยนี้
   • จับตาดูสภาพอากาศโดยเฉพาะการกล่าวสุนทรพจน์ หากแขกบางคนมาช้าให้บริการอาหารจานพิเศษหรือเริ่มต้นด้วยอาหารเรียกน้ำย่อยเพื่อไม่ให้แขกในชั่วโมงนั้นเบื่อ
   • สำหรับผู้ที่จะมาสายโดยเฉพาะ (และเมื่อคุณไม่สามารถรอที่จะให้บริการอาหารเป็นsoufflé) เริ่มต้นตามแผนที่วางไว้และจากนั้นให้บริการอาหารจานถัดไปให้กับแขกเมื่อมาถึง (แม้ว่าจะเป็นของหวาน)
   • จัดระเบียบเกมเต้นรำหรือพูดพิเศษเพื่อสร้างความบันเทิงให้แขกของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตั้งค่าการถ่ายภาพได้จนกว่าแขกของคุณจะมาถึง (วางแผนสำหรับกลยุทธ์ทางเลือกเหล่านี้ล่วงหน้า)
   • สำหรับแขกที่มาถึงช้าโดยสมัครใจจะเป็นทางเลือกโดยเจตนาของแขกของคุณและไม่ใช่ความผิดของคุณในฐานะผู้จัดการ ดูแลแขกที่มีอยู่แล้วทำตามปกติและจัดการเหตุการณ์ของคุณต่อ
     
     

2. 
   

   
   รู้วิธีตอบสนองต่อปัญหาเรื่องอาหาร ความเสี่ยงจะถูก จำกัด หากคุณวางแผนงานด้วยความระมัดระวังอย่างไรก็ตามอุบัติเหตุอาจเกิดขึ้นได้ (เช่นตารางที่เด็กถูกรบกวนหรือมีปัญหาทางเทคนิคในครัว) รู้จักแขกของคุณอย่างดีเพื่อที่จะสามารถคาดการณ์ได้ว่าจะให้บริการอาหารที่ไหนและเมื่อไหร่ (โดยเฉพาะถ้าคุณจัดระเบียบบุฟเฟ่ต์) และที่ที่แขกจะนั่ง
   • ควรทำความสะอาดคราบสกปรกทั้งหมดทันทีเพื่อความปลอดภัยแม้ว่าคุณจะต้องถอดพรมแดงการตกแต่งหรือเฟอร์นิเจอร์เพื่อที่จะสามารถทำได้ หากเป็นไปไม่ได้ที่จะซ่อนคราบโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการตกแต่งหรือความสมบูรณ์ของวัตถุ (เช่นของเก่า) มันฉลาดกว่าที่จะลบมันออก หากคุณมีรายการอะไหล่คุณสามารถใช้มันได้ มิฉะนั้นให้ย้ายเฟอร์นิเจอร์หรือของตกแต่งอย่างละเอียดเพื่อที่คุณจะไม่สังเกตเห็นการขาดหายไป
   • เชือกผ้าม่านหรือฉากกั้นที่แน่นหนาสามารถซ่อนอาหารได้ (เช่นบุฟเฟ่ต์ที่มีจานร้อนหรือจานแปลกใจ) เนื่องจากแขกบางคนอาจคิดว่าถ้าอาหารมีอยู่แล้วพวกเขาสามารถใช้เมื่อต้องการ ซึ่งไม่ได้เป็นอย่างนั้นเสมอไป
   • ยืดหยุ่นกับเมนูของคุณ หากคุณไม่สามารถให้บริการจานได้อีกต่อไป (ตัวอย่างเช่นเนื่องจากการคลอไปด้วย) คุณสามารถลบมันออกจากเมนูค้นหาทางเลือกอื่นหรือลดส่วนของการประกอบด้วยการแทนที่ด้วยสิ่งอื่น เตือนแขกของคุณเสมอ
   • นึกถึงผู้ที่ทานมังสวิรัติไม่ได้วางแผนผู้ที่มีอาการแพ้อาหารหรือติดตามอาหารที่เฉพาะเจาะจงหรือทางศาสนาเป็นต้น ไม่ต้องแปลกใจเลย แต่แขกของคุณอาจมากับคนที่คุณไม่รู้จัก สถานการณ์เหล่านี้มักจะแก้ง่าย นึกภาพแขกของคุณเมื่อพวกเขามาถึงและถามพวกเขาทันทีหากพวกเขามีความชอบด้านอาหารและแจ้งทีมของคุณในห้องครัว
   • สำหรับกลุ่มที่ไม่คาดคิดขนาดใหญ่ส่งสมาชิกของทีมครัวเพื่อรับสต็อกและถ้าจำเป็นให้รับอาหารที่ขาดหายไป ห้องครัวมักจะเตรียมอาหารมากกว่าที่จำเป็นเพื่อให้ครอบคลุมสิ่งที่คาดไม่ถึงและบ่อยกว่านั้นคุณจะมีการยกเลิกมากกว่าความไม่คาดฝัน ส่วนที่ จำกัด สามารถเติมเต็มได้ด้วยการเพิ่มอาหารเสริมเช่นม้วนสลัดหรือผักส่วนผสมที่คุณสามารถซื้อได้อย่างรวดเร็วจากซุปเปอร์มาร์เก็ตที่ใกล้ที่สุด

3. 
   

   
   ปรับให้เข้ากับเด็ก ๆ เรามักจะลืมที่จะคำนึงถึงความต้องการและความต้องการของเด็ก ๆ ในช่วงเหตุการณ์ขณะที่พวกเขามีความต้องการและความปรารถนาเช่นเดียวกับผู้ใหญ่ (มีช่วงเวลาที่ดีและไม่เบื่อ) โปรดจำไว้ว่าผู้ปกครองอาจถูกตีตราว่าคุณไม่ได้ดูแลลูก ในทางปฏิบัติมันเป็นการดีที่สุดที่จะขอการยืนยันสำหรับเด็กแต่ละคนที่ต้องการมา
   • เด็กเล็ก (อายุต่ำกว่า 10 ปี) มักจะต้องได้รับอาหารก่อนหน้านี้เนื่องจากอาหารมักจะเริ่มในเวลา 20.00 น. สำหรับผู้ใหญ่ซึ่งสายเกินไปสำหรับเด็ก อาหารจะต้องสนุกและมีสุขภาพดี แต่ยังเตรียมเมนูพิเศษเช่นเดียวกับที่คุณทำกับผู้ใหญ่เพื่อให้พวกเขาสามารถเพลิดเพลินกับยามเย็นได้เช่นกัน
   • เด็กอายุมากกว่า 10 ปีสามารถรับประทานอาหารจานเดียวกับผู้ใหญ่ได้แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้กินทุกอย่าง แต่ก็ยังมีเมนูสำหรับเด็ก (โดยได้รับอนุญาตจากผู้ปกครอง) หากดูเหมือนว่าพวกเขาไม่สนใจ เมนูปกติ วัยรุ่นที่มีอายุระหว่าง 13-18 ปีมักจะขออาหารแบบเดียวกับคนที่อายุน้อยกว่าเช่นแฮมเบอร์เกอร์และมันฝรั่งทอดแทนที่จะเป็นอาหารที่เป็นทางการมากกว่าดังนั้นจึงควรเรียก "เมนูทางเลือก" ของเมนูเด็กเพื่อไม่ให้ทำให้พวกเขาอารมณ์เสีย . พูดคุยกับลูกค้าของคุณเพื่อค้นหาว่าอะไรจะดีที่สุดสำหรับแขกที่อายุน้อยกว่าหรือสูงกว่า
   • วางแผนห้องพิเศษสำหรับคุณแม่ที่มีเด็กเล็กเพื่อให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนให้นมลูกหรือนอน

4. 
   

   
   รู้วิธีจัดการแขกหรือวิญญาณที่ดื้อรั้นผู้ที่ไม่ได้รับเชิญและแขกคนอื่น ๆ ที่มีปัญหา ละครเรื่องนี้เกิดขึ้นเกือบทุกครั้งในช่วงกิจกรรม (และเราไม่ได้สังเกตเมื่อเราเป็นแขกธรรมดา) ดังนั้นเตรียมตัวให้พร้อม
   • ถามลูกค้าหรือแขกสำคัญเกี่ยวกับโอกาสของเหตุการณ์ดังกล่าว ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้คนกำลังนั่งอยู่ในสถานที่ที่พวกเขาจะไม่ก่อให้เกิดปัญหาใด ๆ ขอให้พนักงานของคุณตรวจสอบบุคคลเหล่านี้อย่างรอบคอบและแทรกแซงเมื่อจำเป็น หน้าที่ของคุณคือทำให้แน่ใจว่าเหตุการณ์จะดำเนินไปอย่างราบรื่นและแทรกแซงเมื่อจำเป็นเท่านั้นไม่ใช่เรื่องส่วนตัว ดังนั้นคุณต้องรู้ว่าใครสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง
   • มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะปฏิเสธเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ให้กับลูกค้าที่มีความสุขหรือตอบสนองต่อคนที่มีความรุนแรงและโกรธ: ดังนั้นพึ่งพาหนึ่งในแขกและรีสอร์ทเพื่อบังคับเฉพาะในกรณีที่มีความต้องการมากหลังจากปรึกษาผู้เข้าร่วม แม้ว่ามันจะเป็นเหตุการณ์เล็ก ๆ และแอลกอฮอล์อยู่ในการกำจัดของผู้เข้าพักให้ระมัดระวังเสมอ
   • ผู้บุกรุกจัดการได้ยาก ขับไล่พวกเขาอย่างระมัดระวังและปรึกษาแขกสำคัญของคุณเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาไม่ได้รับเชิญ หน้าที่ของคุณคือปกป้องแขกของคุณและดังนั้นจึงเรียกเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยหรือตำรวจหากพวกเขาไม่ออกจากสถานที่หลังจากที่คุณหรือแขกของคุณออกไปอย่างสุภาพ
   • แขกมักผสมไพ่เพื่อนั่งในที่ที่พวกเขาต้องการ ตรวจสอบกับลูกค้าของคุณว่าพวกเขายอมรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้หรือไม่ ตามกฎทั่วไปคุณควรจัดทำแผนตารางล่วงหน้าและได้รับการอนุมัติจากลูกค้าหลักของคุณ หากคุณต้องทำตามแผนนี้อย่าปล่อยให้แขกในห้องอาหารก่อนเวลาทำการ บ่อยครั้งที่ล็อบบี้หรือบาร์ถูกนำมาใช้อย่างถูกต้องเพื่อจุดประสงค์นี้และถ้าหากแผนการนี้ได้รับการเคารพเนื่องจากปัญหาครอบครัวคุณควรจัดกลุ่มแขกและติดตั้งไว้ที่โต๊ะของพวกเขาเป็นกลุ่มโดยใช้พนักงานของคุณ

5. 
   

   
   เรียนรู้วิธีจัดการกับสภาพอากาศเลวร้าย ฝนหรือหิมะเป็นเรื่องธรรมดาในบางส่วนของโลก ในทำนองเดียวกันคลื่นความร้อนหรือความเย็นก็อาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน แม้ว่าโดยทั่วไปสภาพอากาศจะไม่เป็นปัญหาหากคุณอยู่ในอาคาร แต่กิจกรรมกลางแจ้งอาจทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปได้ยาก หากเวลาที่คาดหวังไม่ดีคุณสามารถพิจารณาย้ายสถานที่ได้ หากเหตุการณ์ไม่สามารถเคลื่อนย้ายหรือจัดตารางใหม่ให้เช่าเต็นท์หรือศาลาขนาดใหญ่ แต่อาจมีค่าใช้จ่ายสูงหากคุณทำในนาทีสุดท้ายจับตาดูสภาพอากาศที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและแม้ว่าคุณจะมีหลายวิธีในการบันทึกยามเย็นที่ได้รับผลกระทบจากสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย
   • หลายประเทศเสนอประกันหากเหตุการณ์ได้รับผลกระทบจากสภาพอากาศที่รุนแรง หากคุณอยู่ในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาประเภทนี้ขอแนะนำให้คุณทำประกันในกรณีที่คุณควรเปลี่ยนวันเพราะจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการเช่าอุปกรณ์เว็บไซต์และพนักงานเป็นอย่างน้อย

• ให้พื้นที่ขนาดเล็กเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผ้าเช็ดตัวถังดับเพลิงชุดปฐมพยาบาลและอื่น ๆ หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดีคุณจะไม่ต้องการมัน แต่จะดีกว่าถ้าจะทำนายว่าแย่ที่สุด
• สำหรับแขกที่เหนื่อยล้าเจ็ทล้าหลังจิตใจและแขกรับเชิญก็ควรตรวจสอบกับตัวเองหรือผู้ช่วยในสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีความเป็นอยู่ที่ดีเช่นจองสปาและวันนวดเป็นต้น คุณยังสามารถส่งอาหารให้พวกเขาหากพวกเขาไม่ได้กินเป็นระยะเวลาหนึ่งหรือยาหากพวกเขารู้สึกไม่ดี (เที่ยวบินอาจทำให้ปวดหัวหรือปวดท้อง) โทรตามแพทย์ถ้าจำเป็นเนื่องจากแขกที่มีรูปร่างไม่ดีสามารถทำลายกิจกรรมของคุณได้
• ทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเห็นและได้ยินสิ่งที่เกิดขึ้นบนเวทีดนตรีและสุนทรพจน์
• โปรดจำไว้ว่ามันเป็นสิทธิพิเศษอย่างแท้จริงในการจัดการกิจกรรมของบุคคลแม้ว่าบางครั้งอาจมีความตึงเครียดและซับซ้อน งานของคุณสามารถทำให้ผู้คนมีความสุขมอบประสบการณ์สุดพิเศษและนำทักษะที่คุณสามารถใช้ในชีวิตประจำวันมาให้พวกเขา
• ในฐานะผู้จัดงานบางครั้งคุณจะต้องทำหน้าที่เป็นเจ้าภาพชั่วคราวหรือแม้แต่คู่เต้นรำเพื่อให้แน่ใจว่าบรรยากาศของงานของคุณ ทำงานเกี่ยวกับคารมคมคายของคุณและเพียงไม่กี่ขั้นตอนการเต้นและมอบหมายบทบาทการจัดการให้กับสมาชิกคนอื่นของทีมเมื่อจำเป็น เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครนั่งอยู่ที่โต๊ะที่เงียบเกินไป