วิธีการตอบสนองอย่างเหมาะสม

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีการ 1 จาก 4: พูดคุยกับใครบางคนด้วยตนเอง
• วิธีที่ 2 ตอบสนองต่อ SMS
• วิธีที่ 3 ตอบโดย

วิธีที่คุณตอบสนองต่อใครบางคนจะมีผลกระทบต่อวิธีที่พวกเขารับรู้คุณและผู้อื่น โชคดีที่คุณสามารถเรียนรู้ที่จะตอบสนองในเวลาที่เหมาะสม หากคุณพูดคุยกับใครบางคนด้วยตนเองให้ความสนใจกับพวกเขาและให้พวกเขาแสดงออกก่อนที่จะพยายามตอบ ในการสนทนาทาง SMS มีกฎที่ไม่ได้พูดเพื่อติดตามการสื่อสารอย่างถูกต้อง L เป็นโหมดการสื่อสารที่เป็นทางการมากขึ้นและคุณจะต้องเคารพป้ายกำกับระดับมืออาชีพเพื่อส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองอย่างเหมาะสม

ขั้นตอน

วิธีการ 1 จาก 4: พูดคุยกับใครบางคนด้วยตนเอง

1. 
   

   
   ตั้งใจฟัง. เมื่อมีคนพูดกับคุณให้มองตาพวกเขาและเอาใจใส่สิ่งที่เขาพูด คุณจะแสดงให้เขาเห็นว่าคุณฟังเขาและคุณเข้าใจคำพูดของเขา
   • อุทิศความสนใจทั้งหมดของคุณให้กับคู่สนทนาของคุณเพื่อให้เขาพูดได้อย่างง่ายดาย
   • ถ้าคุณทำไม่ดีให้เข้าใกล้เขา (เธอ) แล้วถามเขาว่าเขาอยากไปที่เงียบกว่านี้หรือไม่

2. 
   

   
   หมายเหตุตัวชี้นำอวัจนภาษา ภาษากายสามารถพูดได้มากถ้าไม่มากไปกว่าคำ เมื่อมีคนพูดกับคุณดูภาษากายของพวกเขาเพื่อให้รู้วิธีตอบสนองได้ดีขึ้น
   • ตัวอย่างเช่นหากผู้โทรของคุณมองไปรอบ ๆ หรือขยับเท้าอย่างต่อเนื่องอาจเป็นไปได้ว่าเขาประหม่าหรือกลัว คุณสามารถถามเขาว่าทุกอย่างดีก่อนที่จะพยายามตอบคำพูดของเขา
   • ยังใส่ใจกับวิธีที่เขาพูด หากเสียงของเขาดังหรือก้าวร้าวการสนทนาอาจเริ่มฉี่ เพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์ทวีความรุนแรงขึ้นคุณจะต้องลองวิธีอื่น

3. 
   

   
   
   
   อย่าเตรียมคำตอบขณะที่อีกฝ่ายกำลังพูด หากคุณใจร้อนเกินไปที่จะตอบเมื่อคู่สนทนาของคุณยังพูดไม่เสร็จเขาจะสังเกตเห็นและอาจรำคาญ รอจนกว่าบุคคลนั้นจะพูดจบและคุณเคยได้ยินทุกอย่างก่อนที่จะคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะตอบ
   • มันหยาบคายมากที่จะตัดคนออกเพื่อบอกเขาเกี่ยวกับความคิดของเขา

   สภา: ในขณะที่เขาพูดให้ฟังคู่สนทนาของคุณและจดบันทึกประเด็นที่คุณต้องการตอบ อย่างไรก็ตามอย่าตัดเขาออกเพื่อให้เขาได้คำตอบทางวิญญาณหรืออย่างรวดเร็ว

4. 
   

   
   รอจนกว่าเขาจะพูดให้ตอบเสร็จ เมื่อพูดกับใครสักคนให้พวกเขาพูดจนจบก่อนตอบ ดังนั้นคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่เขาต้องการแบ่งปันกับคุณและจะสามารถให้การตอบสนองที่สมบูรณ์และปรับเปลี่ยนได้
   • คู่สนทนาของคุณสามารถเพิ่มข้อมูลชิ้นสุดท้ายหลังจากที่คุณแชร์ความคิดของคุณจนเสร็จ ตัวอย่างเช่นเขาสามารถพูดว่า "โอ้รอฉันลืมที่จะพูดอะไรบางอย่าง ให้เขาพูดในสิ่งที่เขาพูดให้จบ

5. 
   

   
   
   
   ตอบสนองอย่างรอบคอบและมั่นใจ ก่อนตอบรับใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับการนำเสนอให้คุณ โดยการให้คำตอบที่ไม่สมบูรณ์คุณจะให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณฟังไม่ดี
   • สละเวลาสักครู่เพื่อไตร่ตรองคำตอบของคุณจะช่วยให้คุณสามารถพูดอย่างชาญฉลาด

6. 
   

   
   ถามคำถาม หากคุณต้องการคำชี้แจงหรือข้อมูลเพิ่มเติมถามคำถาม หากคุณไม่เข้าใจหรือเข้าใจสิ่งที่บุคคลนั้นพูดอย่าพยายามตอบโดยใช้ความเข้าใจบางส่วนหรือที่เข้าใจผิดในสิ่งที่เขาพูด ขอให้เขาทำซ้ำสิ่งที่เขาพูดหรืออธิบายสิ่งที่เขาหมายถึงเพื่อให้เขาสามารถตอบได้อย่างถูกต้อง
   • หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความตั้งใจของใครบางคนหรือต้องการให้พวกเขาชี้แจงความตั้งใจของพวกเขาก่อนตอบให้ถามคำถามปลายเปิดเช่น "คุณหมายถึงอะไร "
   • ไม่มีอันตรายใด ๆ ในการขอให้คนทำซ้ำสิ่งที่เขาพูดถ้าคุณไม่ได้ยินหรือเข้าใจสิ่งที่เขาพูด

7. 
   

   
   พูดอย่างชัดเจนและโดยตรง. หลังจากคำนึงถึงสิ่งที่คุณได้รับการบอกและคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหมายถึงพูดอย่างชัดเจนและมั่นใจ อย่าใช้คำที่คลุมเครือและขัดแย้งกันเพื่อให้ปรากฏอย่างชาญฉลาดหรือมีจิตวิญญาณมากกว่า ผู้คนชื่นชมความจริงใจ ตอบอย่างชัดเจนเพื่อแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณเข้าใจเขาและให้ความสำคัญกับสิ่งที่เขาพูด
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นใส่ใจเมื่อคุณพูดดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องพูดซ้ำ
   • หากคนอื่นต้องการพูดให้แจ้งให้ทราบและให้พวกเขาพูด
   • ปล่อยให้อีกฝ่ายตอบสนองต่อสิ่งที่คุณพูด อย่าทิ้งทันทีที่คุณจบประโยค อย่าจบการสนทนาทันทีที่คุณมีโอกาสพูด

8. 
   

   
   ยอมรับว่ามีคนไม่เห็นด้วยกับคุณ แม้ว่าคุณจะคิดถึงสิ่งที่คุณตั้งใจ แต่ก็มีความเป็นไปได้ที่บางคนอาจไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่คุณพูด นี่เป็นเรื่องปกติที่สมบูรณ์แบบ! เตรียมพร้อมสำหรับบางคนที่จะโต้แย้งคุณหรือพยายามปฏิเสธคุณในสิ่งที่คุณพูด
   • รักษาหัวให้เย็นและไม่เสียอารมณ์ถ้ามีคนพยายามกระตุ้นคุณ
   • ให้อีกฝ่ายแบ่งปันความคิดเห็นและความเชื่อของตน อย่าพยายามบังคับให้เขายอมรับมุมมองของคุณ

วิธีที่ 2 ตอบสนองต่อ SMS

1. 
   

   
   ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการใน SMS ของคุณ S, ตัวอักษรและแม้กระทั่งการสนทนาแบบตัวต่อตัวสามารถมีโครงสร้างที่เป็นทางการ เนื่องจากลักษณะของ SMS สั้นและ จำกัด ภาษาที่ใช้ชั่วคราวจึงเหมาะสมที่สุดและสื่อถึงความเป็นส่วนตัวของบทสนทนาได้ดีที่สุด
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ "I V" แทน "I go" เพื่อเพิ่มพื้นที่พิมพ์เร็วขึ้นหรือให้โทนที่ผ่อนคลายมากขึ้น
   • กฎเครื่องหมายวรรคตอนโดยทั่วไปจะเข้มงวดน้อยกว่ามากใน SMS ตัวอย่างเช่นเครื่องหมายจุลภาคมากเกินไปจะทำให้การสนทนาเป็นทางการและหยิ่งทะนงเกินไป
   • ไม่จำเป็นต้องคิดว่าการสนทนาทาง SMS จะผ่อนคลายมาก แต่ถ้าคู่สนทนาของคุณใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการให้ทำแบบเดียวกันเพื่อให้เขารู้สึกสบายใจ

2. 
   

   
   ถามคำถามเปิดเพื่อเปิดการสนทนา หากคุณต้องการสนทนาต่อทาง SMS ให้ถามคำถามแบบเปิดเพื่อให้คู่สนทนาของคุณบอกคุณมากขึ้นและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ ด้วยการถามคำถามที่ปิดซึ่งพูดว่า "ใช่" หรือ "ไม่" การสนทนาจะหายไป
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับหัวข้อมืออาชีพคุณอาจถามเขาว่า "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการใหม่ "
   • หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่บุคคลนั้นคิดในหัวเรื่องให้ส่งเขาแบบ "ฉันเห็นด้วย แต่คุณคิดว่ามันมาจากไหน" "

3. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการส่งคำตอบสั้นเกินไป SMS ควรค่อนข้างสั้น แต่เป็นการตอบสนองที่ฉับพลันหรือ เกินไป สั้น ๆ อาจแนะนำว่าคุณโกรธคู่สนทนาของคุณ หากต้องการตอบกลับผู้ส่ง SMS ให้เขียนคำตอบที่สมบูรณ์ในประโยคอย่างน้อยหนึ่งหรือสองประโยค
   • บางครั้งมันเป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แบบที่จะตอบด้วย "ตกลง" ถ้ากรวยนั้นเหมาะสม แต่บ่อยครั้งที่ "ใช่", "ไม่" หรือ "ตกลง" อาจดูเหมือนฉับพลันและเย็น

   สภา: หากคำตอบของคุณสั้นปกติญาติของคุณอาจคุ้นเคย

4. 
   

   
   ทำเครื่องหมายเสียงด้วยเครื่องหมายวรรคตอนและอีโมติคอน เนื่องจากลักษณะการแลกเปลี่ยน SMS ที่ไม่มีตัวตนคู่สนทนาของคุณอาจตีความเสียงของอารมณ์หรืออารมณ์ที่คุณต้องการสื่อความหมายผิด เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดให้ใช้เครื่องหมายวรรคตอนและอีโมติคอนอย่างชาญฉลาดหากมีความเสี่ยงต่อความกำกวม
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตอบ "ตกลงฉันพบขอบคุณ :)" เพื่อให้ผู้รับไม่คิดว่าคุณอารมณ์เสียหรือแห้ง
   • บางครั้งจุดสิ้นสุดอาจแนะนำว่าคุณหงุดหงิด ตัวอย่างเช่นมันจะฟังดูผ่อนคลายมากขึ้นถ้าคุณพูดว่า "ไม่ไม่ใช่อย่างนั้น" หรือ "ไม่นั่นไม่ใช่อย่างนั้น" "

5. 
   

   
   อ่านอีกครั้งก่อนส่ง ก่อนกด "ส่ง" ให้ใช้เวลาสักครู่ในการอ่านซ้ำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดมีการอธิบายข้อมูลอย่างถูกต้องและเสียงถูกต้อง
   • เมื่อส่งแล้วคุณจะไม่สามารถยกเลิกการจัดส่งได้ เพื่อให้เป็นสิ่งสำคัญที่จะอ่านอีกครั้งก่อนที่จะส่ง

6. 
   

   
   อย่าส่งคนมากมายหลังจากกัน การแจ้งเตือนมากเกินไปและ SMS ทั้งชุดจะทำให้ผู้รับมีความเสี่ยง ตอบกับภาชนะทั้งหมดที่คุณต้องพูดมากกว่าที่จะสั้น ๆ
   • แน่นอนคุณสามารถส่งหนึ่งในสองถ้าคุณลืมข้อมูลหรือถ้าคุณต้องการชี้แจงจุด
   • หากผู้รับของคุณไม่ตอบ 2 วินาทีเป็นไปได้ว่าเขาหรือเธอไม่ต้องการคุยกับคุณหรือเขาไม่ได้รับโทรศัพท์กับเขา ในกรณีหนึ่งให้อีกคนหนึ่งให้เวลาเขาตอบคุณ

7. 
   

   
   ขอให้อีกฝ่ายคุยกับเขาทางโทรศัพท์ SMS สั้นและกระชับโดยธรรมชาติ หากการสนทนาเริ่มซับซ้อนเกินกว่าที่คุณจะแสดงความคิดของคุณอย่างถูกต้องผ่าน SMS ขอให้บุคคลนั้นโทรหาคุณเพื่อให้คุณสามารถสนทนากับพวกเขาได้
   • ส่งเขาเป็น "มันจะง่ายกว่าสำหรับฉันที่จะพูดคุยทางโทรศัพท์ โทรหาฉันได้เมื่อคุณทำได้! ขอขอบคุณ! "

วิธีที่ 3 ตอบโดย

1. 
   

   
   ตอบกลับหนึ่งใน 48 ชั่วโมง มันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณตอบสนองต่อหนึ่งในเวลาที่เหมาะสมออกมาจากความสุภาพและเป็นมืออาชีพ ไม่จำเป็นต้องตอบทันที แต่ต้องตอบกลับภายในสองวัน
   • หากไม่เกี่ยวข้องกับคุณหรือถูกส่งถึงคุณโดยไม่ตั้งใจให้ตอบผู้ส่งเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณไม่ใช่ผู้รับที่ถูกต้อง

2. 
   

   
   ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพ หนึ่งมักจะเป็นทางการมากกว่า SMS หรือโทรศัพท์ เริ่มต้นการตอบกลับด้วย "hello" หรือ "hi" ตามด้วยชื่อบุคคลเพื่อเริ่มต้นวิธีการที่ถูกต้อง
   • หากบุคคลที่คุณตอบรับชอบคำทักทายหรือขอให้คุณโทรหาเธอด้วยชื่อของเธอให้เคารพความปรารถนาของเธอ ตัวอย่างเช่นหากเธอต้องการให้คุณเรียกเธอว่า "François" มากกว่า "Jean-François" ให้ทำเช่นนั้น

3. 
   

   
   ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น ในโรงเรียนของคุณทำตามกฎของไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน อย่างไรก็ตามโปรดระวังอย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์บ่อยเกินไปหรือทำให้รู้สึกไม่จริงใจหรือใจร้อน ใช้เครื่องหมายวรรคตอนนี้เฉพาะเมื่อสถานการณ์ถูกต้อง
   • เครื่องหมายอัศเจรีย์ยินดีต้อนรับเมื่อคุณแสดงความยินดีกับใครบางคนหรือแบ่งปันข่าวดี แต่โดยการใช้งานบ่อยเกินไปมันจะสูญเสียผลกระทบทั้งหมด

4. 
   

   
   อย่าใช้ตำรวจที่แปลกประหลาด ใช้แบบอักษรคลาสสิกเพื่อให้มืออาชีพของคุณปรากฏ อย่าใช้ตัวอักษรหรือหลากสีเช่น Comic Sans เพื่อตอบคำถาม
   • ตัวเลือกที่คลาสสิกที่สุดจะใช้ Arial หรือ Times New Roman ขนาด 10 หรือ 12

5. 
   

   
   อย่าวางใครในสำเนา บางครั้งการใส่บุคคลที่สามไว้ในสำเนาของคำตอบจะเป็นประโยชน์ในการใส่บทสนทนา อย่างไรก็ตามการวางหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานไว้ในสำเนาเมื่อไม่จำเป็นคุณอาจเสี่ยงต่อการโยกย้ายหรือปฏิเสธบุคคลที่คุณตอบโต้
   • หากคุณต้องการรวมบุคคลที่สามไว้ในกลุ่มคุณสามารถใช้ตัวเลือก "Bcc" หรือ สำเนาคาร์บอนที่มองไม่เห็น.

6. 
   

   
   ตัดสินใจว่าใครจะตอบเป็นกลุ่ม หากดูเหมือนว่าเหมาะสมที่สุดที่จะตอบทุกคนที่มันถูกส่งให้คลิกที่ "ตอบกลับทั้งหมด" เมื่อคุณส่ง ในทางกลับกันถ้าคุณต้องถามคำถามหรืออธิบายหัวข้อหรือปัญหาที่เฉพาะเจาะจงกับคนเพียงคนเดียวให้ตอบคำถามนี้โดยตรงคนเดียว
   • หากมีผู้รับจำนวนมาก แต่คุณต้องตอบเพียงบางคนเท่านั้นให้เลือกผู้ติดต่อที่คุณจะตอบ

7. 
   

   
   ตอบคำถามเพื่อพูดว่า "ขอบคุณ" ต่อเมื่อจำเป็นเท่านั้น คนที่สั้นมาก ๆ ซึ่งไม่ได้เพิ่มบทสนทนามากนักมักไร้ประโยชน์ เว้นแต่ผู้ส่งขอให้คุณยืนยันว่าคุณได้รับและเข้าใจคำตอบโดย "ขอบคุณ" จะไร้ประโยชน์และมักจะน่ารำคาญ

   สภา: หากผู้ส่งส่งคำขอการยืนยันให้คุณยืนยันการรับ l โดยคลิกที่กล่องโต้ตอบ

8. 
   

   
   ตรวจสอบของคุณและให้แน่ใจว่าได้ส่งไปยังผู้รับที่เหมาะสม หากมันเต็มไปด้วยการสะกดคำหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์มันจะดูไม่เป็นมืออาชีพ ก่อนที่จะคลิกที่ "ส่ง" โปรดสละเวลาสักครู่เพื่ออ่านคำตอบของคุณอีกครั้ง ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม
   • อย่าพึ่งนักแก้ไขอัตโนมัติเพื่อหาข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อย!
   • อ่านออกเสียงอีกครั้งก่อนส่งเพื่อให้คุณรับรู้ถึงผลกระทบที่เกิดขึ้น
   • ในหลายกรณีแอปพลิเคชันอีเมลและโปรแกรมจะกรอกที่อยู่ให้โดยอัตโนมัติในขณะที่คุณพิมพ์ในช่อง "ผู้รับ" และมันก็ง่ายมากที่จะส่งคนผิด