วิธีรับโทรศัพท์ระหว่างทำงาน

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ยกหูโทรศัพท์
• ส่วนที่ 2 พูดคุยทางโทรศัพท์

การฉายภาพมืออาชีพในที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จระดับมืออาชีพใด ๆ การตอบรับโทรศัพท์ถือเป็นงานสำหรับพนักงานเกือบทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งใน บริษัท การตอบรับเป็นอย่างดีจะช่วยให้คุณใช้เสียงที่เป็นบวกในการโทรศัพท์ช่วยให้นักข่าวรู้สึกสบายใจและช่วยให้คุณตอบคำถามต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ยกหูโทรศัพท์

1. 
   

   
   ตอบอย่างรวดเร็ว มันไม่สุภาพที่จะทำให้คนอื่นยุ่งเมื่อคุณอยู่ในธุรกิจหรือในสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพ ยกหูโทรศัพท์ขึ้นและรับสายก่อนเสียงกริ่งที่สาม

2. 
   

   
   วางหูไว้บนหูของคุณ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรับโทรศัพท์อย่างรวดเร็ว แต่คุณควรอดทนพอที่จะวางไมโครโฟนไว้ใกล้ ๆ ปากของคุณ อย่าเริ่มพูดจนกว่าคุณจะแน่ใจอย่างแน่นอนว่าโทรศัพท์ของคุณติดอยู่กับคุณและหูของคุณดังนั้นบุคคลอื่นจะไม่สูญเสียข้อมูลใด ๆ

3. 
   

   
   หายใจเข้าลึก ๆ ก่อนตอบ เริ่มด้วยการหายใจลึก ๆ ก่อนที่จะแนะนำตัวเองเมื่อโทรศัพท์อยู่ใกล้ปากคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสงบสติอารมณ์และฝึกฝนตนเองซึ่งจะช่วยให้คุณรวบรวมความคิดและพูดอย่างสงบ

4. 
   

   
   
   
   แนะนำตัวเองและธุรกิจของคุณ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สื่อข่าวของคุณได้เรียกสถานที่ที่เหมาะสมและบุคคลที่เหมาะสมดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องบอกพวกเขาว่าคุณเป็นใครและธุรกิจของคุณคืออะไร ให้แน่ใจว่าได้ระบุชื่อของ บริษัท ก่อน คุณอาจคิดถึงการสร้างบ้านของคุณเองดังนั้นคุณไม่ต้องคิดว่าจะพูดอะไรเมื่อเสียงโทรศัพท์ดังขึ้นและเปลี่ยนไปเล็กน้อยขึ้นอยู่กับสถานการณ์
   • หากคุณทำงานเป็นพนักงานต้อนรับหรือผู้ควบคุมสวิตช์เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องควบคุมการดำเนินธุรกิจให้ดีเพราะคุณเป็นผู้ที่จะต้องช่วยให้ผู้โทรได้รับข้อมูลที่ต้องการทั้งหมด คุณสามารถพูดได้ว่า "สวัสดีนี่ บริษัท โจเซฟกับอุปกรณ์ ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร ดังนั้นนักข่าวจะรู้ว่าเขากำลังพูดคุยกับใครและตัวตนของ บริษัท ของคุณที่จะให้โอกาสเขาในการสนทนาต่อไป หากคุณทำงานเป็นเลขานุการส่วนตัวให้ระบุบุคคลที่คุณกำลังทำงานอยู่ (ตัวอย่างเช่น "สำนักงานของนายสมิ ธ โจเซฟบนอุปกรณ์") เพราะอาจเป็นไปได้ว่านี่เป็นสิ่งที่นักข่าวของคุณต้องการจริงๆ ร่วม
   • หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของการบริการบอกผู้คนว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะถามคำถามแบบไหน ระบุตัวเองด้วยการพูดว่า "สวัสดีนี่คือการบัญชีของเจสสิก้า" อนุญาตให้ผู้อุทธรณ์ทราบว่าเขาได้ติดต่อสำนักงานหรือบุคคลที่เขาต้องการและควรพูดคุยกับบุคคลอื่นหรือไม่

5. 
   

   
   
   
   เก็บสมุดบันทึกและปากกาไว้ใกล้กับโทรศัพท์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจดบันทึกได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่บุคคลนั้นต้องการออกจากคุณหรือให้ข้อมูลอื่น ๆ แก่คุณ หลีกเลี่ยงการมีผู้สื่อข่าวของคุณรอเวลาในการมองหาสิ่งที่จะเขียน

ส่วนที่ 2 พูดคุยทางโทรศัพท์

1. 
   

   
   ยิ้มขณะพูด แม้ว่าคุณจะไม่ได้อารมณ์ดีแค่ยิ้มแย้มและแสร้งทำเป็นอาจทำให้นักข่าวของคุณคิดว่าคุณเป็นคนดี นอกจากนี้ยังสามารถช่วยปรับปรุงอารมณ์ของคุณ

2. 
   

   
   พูดอย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพ เนื่องจากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีความเป็นมืออาชีพสิ่งสำคัญคือคุณและผู้สื่อข่าวของคุณจะสามารถเข้าใจซึ่งกันและกันอย่างชัดเจนและถูกต้อง พูดอย่างสงบและออกเสียงคำพูดของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามันไปได้ดีและเข้าใจ
   • หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลงที่คุ้นเคยเช่น "ใช่" "แน่นอน" หรือ "ไม่" คุยกับเขาแทนโดยใช้คำและวลีที่ชัดเจนเช่น "ใช่" และ "ไม่" ข้อมูลใดก็ตามที่คุณแลกเปลี่ยนกับผู้สื่อข่าวระหว่างการเจรจาหลีกเลี่ยงความสับสนระหว่างคุณ อย่าลืมพูดประโยคสุภาพตามปกติเช่น "ขอบคุณ" และ "ไม่มีอะไร" ถ้ามี
   • หากคุณต้องการสื่อสารกับข้อมูลเฉพาะบุคคลเช่นตัวอักษรหรือหมายเลขโทรศัพท์ (เช่นชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) อาจเป็นประโยชน์หากมีคำสั่งที่ดีเกี่ยวกับการออกเสียง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความสับสนของตัวอักษรที่ออกเสียงเกือบจะเหมือนกับ "M" และ "N" โดยใช้เคล็ดลับที่มีประโยชน์เช่น "M like eating"

3. 
   

   
   พูดกับนักข่าวอย่างมืออาชีพ ใช้ชื่อของบุคคล ("มิสเตอร์สมิ ธ ") และไม่ใช่ชื่อของเขาโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่รู้จักผู้ติดต่อเป็นการส่วนตัว อย่าลืมชื่อของเขาและพูดกับเขาโดยใช้มันในระหว่างการสนทนา
   • คุณอาจต้องการจดชื่อบุคคลนั้นทันทีที่เธอบอกคุณเพื่อให้คุณจำได้ สิ่งนี้มีประโยชน์มาก

4. 
   

   
   โอนสายหากจำเป็น หากมีคนโทรหาคุณเพื่อทำงานอาจเป็นไปได้ว่าพวกเขากำลังพยายามแก้ไขปัญหาที่เฉพาะเจาะจงหรือมีคำถามส่งไปยังบุคคลที่เฉพาะเจาะจง หากคุณไม่รู้วิธีตอบคำถามหรือข้อกังวลอย่าพยายามตอบคำถาม ขอแนะนำให้คุณโอนสายไปหาคนที่สามารถรับและช่วยเหลือคุณได้ดียิ่งขึ้น มันจะแสดงให้เขาเห็นว่าคุณใส่ใจปัญหาของเขาและยินดีที่จะช่วยเขาแก้ปัญหา
   • โทรศัพท์สก์ท็อปส่วนใหญ่ทุกวันนี้มีคุณสมบัติการโอนสาย ค้นหาว่าคุณสมบัตินี้มีอยู่ในสำนักงานของคุณหรือไม่และทำงานอย่างไร หากไม่ใช่ในกรณีนี้ให้ใช้หมายเลขของบุคคลที่ผู้สื่อข่าวของคุณจะโทรหาและส่งข้อมูลให้เขา
   • จำไว้ว่าให้สุภาพเท่าที่จะทำได้โดยเสนอให้โอนสาย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "ฉันเกรงว่าฉันไม่สามารถตอบคำถามของคุณได้ คุณต้องการให้ฉันโอนสายของคุณไปยัง Jacques ที่สามารถช่วยคุณได้ดีกว่า "
   • หากไม่มีใครแนะนำให้คุณใช้ อย่าลืมส่งต่อในภายหลัง

5. 
   

   
   วางสายอย่างมืออาชีพ คุณสามารถบอกเขาได้อย่างชัดเจนและสุภาพว่าการสนทนาสิ้นสุดลงแล้วและเขาสามารถวางสายโดยพูดว่า "ขอบคุณ" หรือ "ลาก่อน" ไม่ควรสับสนว่าการสนทนาควรดำเนินต่อไปหรือไม่
   • ปล่อยให้นักข่าวของคุณวางสาย เขามีสายดังนั้นคุณต้องให้เขาได้รับสิ่งที่เขาต้องการเมื่อเขาโทรมาตอนแรกและปิดการสนทนา หากคุณวางสายแม้ว่าเขาจะไม่พร้อมที่จะจบการสนทนามันอาจดูหยาบคายหรือคุณอาจปล่อยให้ข้อมูลสำคัญหนีคุณไปได้