วิธีรับสาย

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 รับโทรศัพท์ขณะทำงาน
• วิธีที่ 2 รับโทรศัพท์เป็นการส่วนตัว
• วิธีที่ 3 รับสายจากหมายเลขที่ไม่รู้จัก

การรู้วิธีรับโทรศัพท์เป็นทักษะที่สำคัญในชีวิต ในสถานการณ์ที่เป็นมืออาชีพเช่นรับสายธุรกิจหรือโทรจากนายจ้างที่มีศักยภาพจำเป็นต้องใช้วิธีการทักทายที่เป็นทางการมากขึ้น หากคุณได้รับโทรศัพท์จากเพื่อนคนรักหรือสมาชิกในครอบครัวคุณมักจะตอบสนองด้วยวิธีที่ง่ายและเป็นธรรมชาติมากขึ้น หากคุณรับสายจากหมายเลขที่ไม่รู้จักคุณจะต้องใช้เทคนิคที่พิสูจน์แล้วและใช้ความระมัดระวัง

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 รับโทรศัพท์ขณะทำงาน

1. 
   

   
   เป็นมืออาชีพ เมื่อคุณรับสายไปยังบริการคุณไม่สามารถรู้ได้เลยว่าใครอยู่ที่ปลายสาย การตอบกลับอย่างมืออาชีพจะช่วยให้คุณเริ่มต้นการสนทนาได้ดี
   • เมื่อคุณสงสัยให้พูดว่า "สวัสดีนี่คือคาร์ลทางโทรศัพท์"
   • แม้ว่าคุณจะรู้ว่าใครเป็นผู้เรียกมันอาจเป็นเจ้านายของคุณโทรจากโทรศัพท์ของเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของคุณ! ตอบโดยพูดว่า "ใช่อะไรนะ? จะให้ความรู้สึกด้านลบหรือใส่ผิดที่มากเกินไปเกี่ยวกับตัวคุณ

2. 
   

   
   เน้นการสนทนา แสดงตัวตนของคุณอย่างแน่นอน หยุดงานทั้งหมดและใช้เวลาสักครู่เพื่อเตรียมพร้อม
   • แสดงบนใบหน้าของคุณนิพจน์ที่คุณต้องการฉายภาพก่อนลงจอด สิ่งนี้ทำให้เกิดความแตกต่าง: ไม่ว่าคุณจะยิ้มขมวดคิ้วหรือร้องไห้คู่สนทนาของคุณจะรู้สึกได้จากน้ำเสียงของคุณ
   • หลีกเลี่ยงการท่องอินเทอร์เน็ตหรือเบี่ยงเบนความสนใจระหว่างการโทร หากคุณไม่ได้อยู่ที่คู่สนทนาจะสามารถรู้สึกได้

3. 
   

   
   
   
   นำเสนอตัวเองเสมอ ในธุรกิจมีความเหมาะสมที่จะรับสายที่บอกชื่อของคุณและของ บริษัท ของคุณ: "สวัสดีขอขอบคุณที่โทรหา บริษัท XYZ ฉันคือคาร์ล ฉันจะทำอะไรให้คุณ "
   • หากเป็นการโทรภายในและคุณทราบคุณสามารถรับสายโดยให้ชื่อแผนกและชื่อของคุณแทน: "สวัสดีคุณอยู่ในแผนก WebDev, คาร์ลทางโทรศัพท์ วันนี้ฉันจะทำอะไรให้คุณ วิธีนี้จะช่วยให้คู่สนทนาของคุณรู้ว่าเขาได้พูดถึงบุคคลที่ถูกต้องและคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือเขา การพูดด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมิตรจะทำให้บทสนทนาน่าพอใจยิ่งขึ้นสำหรับคุณแต่ละคน
   • ในบริการส่วนใหญ่มีกฎเกณฑ์สำหรับการรับสายที่พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติตาม แสดงความจริงใจเสมอแม้ว่าคุณจะถูกบังคับให้ทำตามคำแนะนำอย่างโง่เขลาเพราะลูกค้าจะสามารถบอกได้ว่าคุณกระตือรือร้นจริง ๆ หรือคุณแค่อ่านคำแนะนำ: "ยินดีต้อนรับเข้าสู่สายโทรศัพท์ของ เบอร์เกอร์ที่ดีบ้านแห่งขนมอบที่ดี! จะฟังดูไร้สาระถ้าคุณไม่พูดด้วยความมั่นใจ

4. 
   

   
   ตอบด้วยความเหมาะสมเพียงพอ แสดงตัวเองอดทนเคารพและน่าเชื่อถือ พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อทำให้ตัวเองมีประโยชน์ พยายามอย่าพูดในแบบสบาย ๆ จนเกินไปจนกว่าคุณจะรู้ว่าใครอยู่ในสาย
   • หากบุคคลอื่นไม่แสดงขึ้นให้พูดว่า: "ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าใครกำลังใช้โทรศัพท์อยู่? สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าใครกำลังโทรหาในกรณีที่คุณต้องการติดต่อเขาอีกครั้งหรือโอนสายไปยังอีกสายหนึ่ง ทัศนคตินี้ยังช่วยให้บุคคลรู้สึกว่าเขาหรือเธอกำลังได้รับการปฏิบัติเป็นการส่วนตัวและโดยการขยายว่าเขาหรือเธอเป็นพิเศษ เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ทางอาชีพที่ดีกับผู้ที่โทรหาคุณมากกว่าหนึ่งครั้ง
   • พยายามอย่าหยาบคายแม้ว่าคุณจะรู้สึกหงุดหงิดก็ตาม โปรดจำไว้ว่าในธุรกิจคำและการกระทำของคุณจะสะท้อนภาพธุรกิจของคุณโดยตรง หากคุณให้ภาพธุรกิจที่ไม่ดีคุณจะเสียธุรกิจและผู้จัดการของคุณจะไม่ยอมรับ

5. 
   

   
   
   
   เตรียมรับ หากใครบางคนโทรไปคุยกับผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่คุณเป็นคนเดียวที่สามารถรับบุคคลนี้ได้ในเวลานี้อย่างสุภาพถามผู้ที่อยู่ในโทรศัพท์และขอให้พวกเขาพูดในสิ่งที่พวกเขากำลังเรียก ตั้งใจฟังและจดบันทึกข้อมูลให้มากที่สุด:
   • หากบุคคลที่เขาพยายามติดต่อไม่พร้อมบอกเขาว่า: "ฉันขอโทษ แต่ Mr. O'Halloran ไม่สามารถใช้ได้ในเวลานี้ คุณต้องการที่จะทิ้งเขาไว้ไหม "
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกชื่อบุคคลหมายเลขโทรศัพท์และหัวเรื่องของการโทร ประเมินความเร่งด่วนของการโทร: คุณรู้สึกว่าผู้โทรต้องการความช่วยเหลือในอีกสองชั่วโมงหรือเพียงแค่ในหนึ่งสัปดาห์? หากเป็นการโทรด่วนคุณจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดดังนั้นโปรดดำเนินการต่อโดยเร็วที่สุด

6. 
   

   
   ระวังสายที่ต้องการรวบรวมข้อมูล หากคุณไม่รู้จักผู้ที่โทรมาและขอข้อมูลเกี่ยวกับคุณหรือผู้อื่นโปรดระวังอย่าให้ข้อมูลมากเกินไปเกี่ยวกับวิธีการทำงานของธุรกิจภายใน
   • แม้ว่าคู่สนทนาจะให้ชื่อและชื่อของ บริษัท คุณคุณต้องระวังหากเป็นผู้ติดต่อที่เชื่อถือได้ หากคุณมีข้อสงสัยให้พักสายหนึ่งนาทีแล้วขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงาน: "เราเคยร่วมงานกับบุคคลที่ชื่อเดฟโอนีลมาก่อนหรือไม่? เขาถามคำถามมากมายเกี่ยวกับขั้นตอนและความสามารถของเราและฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันสามารถไว้วางใจเขา "
   • ในธุรกิจคุณต้องพูดว่า "ฉันขอโทษคุณชายหรือท่านผู้หญิง ตามกฎของ บริษัท ฉันไม่ได้รับอนุญาตให้ให้ข้อมูลนี้ ฉันขอทราบวัตถุประสงค์ที่คุณกำลังมองหาข้อมูลนี้ได้หรือไม่? จากนั้นดึงการวิเคราะห์ของคุณออกมา

วิธีที่ 2 รับโทรศัพท์เป็นการส่วนตัว

1. 
   

   
   สวัสดีใครก็ตามที่โทรมา หากคุณรู้ว่ามีใครโทรมาพิจารณาตัวตนและประสบการณ์ของเขาทักทายเขาอย่างที่คุณต้องการถ้าคุณอยู่ข้างหน้าเธอ หากคุณไม่รู้จักผู้ที่โทรมาให้ตอบอย่างเป็นทางการมากขึ้นและรอให้เธอพูดถึงหัวข้อการโทรของเธอ
   • เป็นคำทักทายที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล: พูดว่า "allo? ตอบด้วยการเบี่ยงเบนเล็กน้อยเมื่อสิ้นสุดคำทักทายราวกับว่าคุณกำลังถามคำถาม คำว่า "อัลโล? จะนำผู้ประสานงานให้ตอบและในกรณีส่วนใหญ่เขาจะบอกวัตถุประสงค์ของการโทรของคุณต่อไป
   • หากผู้โทรเป็นเพื่อนทักทายเขาแบบสบาย ๆ : "สวัสดีทอม! สบายดีไหม "
   • หากผู้โทรเป็นผู้จัดการคนรู้จักหรือนายจ้างที่มีศักยภาพทักทายพวกเขาในลักษณะที่เป็นทางการ แต่คุ้นเคยมากกว่า: "สวัสดีตอนเย็นคุณลินช์คุณเป็นอย่างไรบ้าง" "
   • หากคุณไม่รู้จักผู้ที่โทรมา "

2. 
   

   
   หลังจากพูดว่า "สวัสดี? ", รอคำตอบของคู่สนทนา วิธีการเริ่มต้นการสนทนานี้กระตุ้นให้คู่สนทนาของคุณแนะนำตัว ดูตัวอย่างต่อไปนี้ สิ่งที่คุณต้องพูดมีการบันทึกไว้ใน ไขมัน และสิ่งที่คู่สนทนาต้องพูด หนังสือแบบตัวเอียง :
   • สวัสดี?
   • สวัสดีคาร์ลมันคือทอม.
   • โอ้สวัสดีทอม! มีอะไรใหม่
   • ฉันแค่โทรมาเพื่อดูว่าคุณจะพร้อมใช้งานในภายหลัง ฉันคิดว่าฉันจะแนะนำให้คุณไปดูหนัง Star Wars ใหม่.
   • ใช่ฉันพร้อมแล้วที่จะดูหนัง Star Wars!

3. 
   

   
   ปรับแต่งคำทักทายของคุณ เมื่อคุณได้รับประสบการณ์มากขึ้นในการตอบรับโทรศัพท์คุณสามารถเริ่มสร้างรูปแบบคำทักทายและวลีเฉพาะที่คุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก
   • อย่าลืมระบุตัวตนของคุณผ่านคำทักทาย: "สวัสดีนี่คือคาร์ล" หรือ "คาร์ลทางโทรศัพท์"
   • ลองคิดถึงการทักทายด้วยคำทักทายที่คุ้นเคย " "Hi" หรือ "hi" หรือ "cuckoo เกิดอะไรขึ้น?" หรือ "สวัสดีคุณสบายดีไหม" คำทักทายที่คุ้นเคยเหล่านี้เหมาะสมกว่าระหว่างเพื่อนและความรู้ที่ไม่ใช่มืออาชีพ

4. 
   

   
   ออกแบบเสียง สำหรับเวลาที่คุณจะจากไป ใครก็ตามที่เป็นเพื่อนของคุณพ่อแม่หรือนายจ้างสามารถตกหลุมเครื่องตอบรับของคุณได้ดังนั้นให้แน่ใจว่าเสียงของคุณสุภาพและรัดกุม หลีกเลี่ยงเสียงล้อเล่นหรือล้อเล่นนอกเสียจากว่าคุณจะแน่ใจว่ามีเพียงเพื่อนของคุณเท่านั้นที่จะโทร
   • พูดว่า "คุณอยู่บนเครื่องตอบรับอัตโนมัติของ Carl ฉันขอโทษฉันไม่สามารถตอบคุณได้ในขณะนี้ ทิ้งไว้และฉันจะตอบคุณโดยเร็วที่สุด
   • คิดว่าการออกแบบครอบครัวแกนนำในกรณีที่คุณใช้โทรศัพท์ครอบครัว พูดว่า "สวัสดีนี่คือครอบครัวโรเจอร์ส ขออภัยเราไม่สามารถตอบคุณได้ในขณะนี้ แต่โปรดทิ้งไว้และเราจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด! บันทึกเสียงสนุก ๆ ของสมาชิกทุกคนในครอบครัว พยายามทำให้ทั้งครอบครัวพูดคุยกันพร้อมกันหรือให้สมาชิกครอบครัวแต่ละคนบอกส่วนหนึ่งของครอบครัว
   • อย่าลืมถามข้อมูลของผู้โทรโดยตรงแทนที่จะขอให้เขาออกจาก: "กรุณาฝากชื่อหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและหัวข้อของการโทรของคุณและฉันจะโทรกลับ โดยเร็วที่สุด " การใช้วิธีการที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นนี้อาจดูเหมาะสมสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณคาดว่าจะได้รับการติดต่อทางธุรกิจจำนวนมาก

วิธีที่ 3 รับสายจากหมายเลขที่ไม่รู้จัก

1. 
   

   
   พิจารณาคนที่สามารถโทรหาคุณ หากคุณกำลังรอสายจากใครบางคน (คนรู้จักใหม่องค์กรหรือนายจ้างที่มีศักยภาพ) ให้รับโทรศัพท์โดยคำนึงถึงสิ่งนั้น ประเมินสถานการณ์ของตัวเองเพื่อรับทราบว่าสถานการณ์นี้ต้องการคำทักทายที่เป็นทางการมากกว่าหรือเป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย แต่ยังคงเป็นทางการเพราะคุณไม่เคยรู้
   • ตอบอย่างสุภาพและเป็นทางการน้อยกว่าในกรณีนี้ ง่าย "อัลโล? จะมีความเหมาะสม คุณไม่จำเป็นต้องรายงานทันที หากบุคคลที่โทรหาคุณรู้จักหรือเห็นชื่อของคุณบนการ์ดเธอจะถามว่า "ฉันจะคุยกับคาร์ลได้ไหม? "
   • หากการโทรปรากฏเป็น เป็นที่รู้จัก หรือ สวมหน้ากากอย่ารู้สึกว่าจำเป็นต้องตอบ ตอบถ้าคุณต้องการหรือเพียงแค่รอเพื่อดูว่าผู้โทรจะออกเสียง คุณสามารถโทรกลับได้ตลอดเวลาในกรณีที่เป็นการโทรที่สำคัญ

2. 
   

   
   ระวังการเล่นตลก หากคุณรับสายและพบว่าจริงๆแล้วเป็นการโทรที่ไร้สาระหรือก้าวร้าวอาจเป็นเรื่องตลก เล่นแผลง ๆ บางคนหยาบคายและชัดเจนในขณะที่คนอื่นพยายามหลอกให้คุณคิดว่านี่เป็นการโทรที่สำคัญอย่างถูกกฎหมาย ปฏิบัติกับนักเลงอย่างที่คุณทำกับคนพาล: ถ้าคุณออนไลน์และเล่นเกมของพวกเขามันจะให้กำลังใจพวกเขา อย่างไรก็ตามมันจะยังคงมีประโยชน์ในการออนไลน์และเล่นเกมในกรณีที่มันช่วยให้คุณทราบว่าใครโทรมา telcos ในสหรัฐอเมริกาบางแห่งเสนอบริการตรวจคัดกรองการโทร: หากคุณกด * 69 หลังจากวางสายบริการโทรอัตโนมัติจะให้ข้อมูลสาธารณะทั้งหมดเกี่ยวกับหมายเลขสุดท้ายที่เรียกคุณ

3. 
   

   
   ระวังการตลาดทางโทรศัพท์ หากคุณรับโทรศัพท์จากหมายเลขที่ไม่รู้จักและบุคคลอื่น ๆ เริ่มถามคำถามคุณเกี่ยวกับพวกเขาพวกเขาอาจกำลังมองหาวิธีที่จะนำคุณออกจากโทรศัพท์ เงิน
   • Telemarketers เรียกผู้คนหลายสิบคนทุกวันและคนเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่สนใจสิ่งที่พวกเขาขาย อย่าอายที่จะพูดว่า "ขอบคุณที่โทรมา แต่ฉันไม่สนใจ ฉันขอให้คุณเป็นวันที่ดี! จากนั้นคุณสามารถวางสายเพื่อที่คุณจะได้ไม่เสียเวลาหรือเสียเลย
   • หากคุณไม่ต้องการรับสายเพิ่มเติมจาก บริษัท นี้โดยเฉพาะขอให้เจ้าหน้าที่การตลาดโทรหาหมายเลขของคุณใน "บัญชีดำ" ของเขา บริษัท ส่วนใหญ่มักจะปฏิบัติตามคำขอของคุณและหยุดรบกวนคุณ
   • หากคุณสนใจในสิ่งที่ตลาดทางโทรศัพท์เสนอคุณสามารถออนไลน์และรับฟังได้ จำไว้ว่ายิ่งคุณอยู่ในโลกออนไลน์นานเท่าไหร่คุณก็ยิ่งต้องการขายสินค้ามากเท่านั้น!
   • หากพวกเขาขอข้อมูลเกี่ยวกับคุณหรือคนอื่นในครอบครัวของคุณให้ถามพวกเขาเกี่ยวกับชื่อและชื่อธุรกิจของพวกเขาก่อนที่จะบอกอะไรพวกเขา สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือให้ข้อมูลมากเกินไปแก่นักการตลาดทางโทรศัพท์! หากพวกเขาสงสัยหรือไม่ต้องการบอกว่าพวกเขาเป็นใครจงจำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องคุยกับพวกเขาต่อไป