วิธีเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับการศึกษาในมหาวิทยาลัย

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ระดมสมอง
• ส่วนที่ 2 เริ่มกระบวนการเขียน
• ส่วนที่ 3 การจัดโครงสร้างตัวอักษร
• ส่วนที่ 4 เขียนจดหมายที่ยาก

จดหมายแรงจูงใจ (หรือจดหมายสนับสนุน) อยู่เหนือเอกสารประเภทอื่น ๆ ทั้งหมดในประวัติย่อของหลักสูตรส่งไปยังนายหน้าเพื่อแจ้งให้เขาทราบถึงความตั้งใจของผู้สมัครที่จะทำงานร่วมกับเขา อย่างไรก็ตามมันยังสามารถมาพร้อมกับไฟล์แอปพลิเคชันเมื่อคุณต้องการเข้าเรียนในหลักสูตรบัณฑิตศึกษาหรือทุนการศึกษา เมื่อมีการเขียนที่ดีเอกสารนี้จะให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผู้สมัครจะต้องเขียนด้วยวิธีที่สร้างสรรค์และรอบคอบ เนื่องจากขั้นตอนการสมัครในส่วนนี้มีความสำคัญมากคุณควรเขียนและทำจดหมายให้สมบูรณ์ก่อนส่ง

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ระดมสมอง

1. 
   

   
   จดบันทึก ตลอดกระบวนการระดมความคิดจดบันทึกสำคัญบางอย่างเพื่อปรึกษาเมื่อเขียนจดหมาย บันทึกรายละเอียดหลักและรองไม่ว่าคุณจะใช้ในจดหมายปะหน้าหรือไม่

2. 
   

   
   ทำวิจัยเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยและหลักสูตร อ่านเอกสารที่พิมพ์หรือดิจิตัลทั้งหมดที่ทางมหาวิทยาลัยจัดทำขึ้นและให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบเว็บไซต์ของมันแล้ว ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเกณฑ์การรับเข้าเรียนของโปรแกรมที่คุณต้องการติดตาม
   • โดยทั่วไปแล้วมหาวิทยาลัยจะอธิบายคุณสมบัติที่พวกเขาคาดหวังจากผู้สมัครที่แตกต่างกัน คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับเปลี่ยนจดหมายปะหน้าให้กับสถาบันที่คุณต้องการลงทะเบียน
   • ตัวอย่างเช่นหากมหาวิทยาลัยมีส่วนร่วมในหลายสาเหตุด้านมนุษยธรรมที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของโปรแกรมคุณสามารถให้ความสำคัญกับความสนใจด้านมนุษยธรรมของคุณเอง ในทางกลับกันหากเกณฑ์การรับเข้าเรียนมีข้อ จำกัด อย่างเข้มงวดกับนักวิชาการคุณจะต้องมุ่งเน้นไปที่แรงบันดาลใจและประสบการณ์การเรียนของคุณ

3. 
   

   
   
   
   ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครในอุดมคติ คณะกรรมการรับเข้าเรียนของโปรแกรมจะต้องการทราบว่าทำไมจึงควรเลือกคุณมากกว่าคนอื่น อย่างไรก็ตามก่อนที่จะให้คำตอบคุณจะต้องถามตัวเองด้วยคำถามนี้
   • คิดเกี่ยวกับอาชีพการทำงานในมหาวิทยาลัยของคุณจนถึงตอนนี้ คิดเกี่ยวกับหลักสูตรครูและอิทธิพลที่ทำให้คุณเลือกเส้นทางการศึกษาปัจจุบันและกำหนดเส้นทางอาชีพของคุณ
   • คิดว่าทำไมคุณถึงเลือกโรงเรียนนี้และโปรแกรมนี้ พิจารณาแรงจูงใจทั้งหมดของคุณไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงาน

ส่วนที่ 2 เริ่มกระบวนการเขียน

1. 
   

   
   พัฒนาแผนของจดหมาย รวบรวมบันทึกย่อทั้งหมดของคุณและพยายามจัดระเบียบมันในคร่าวๆ แผนของคุณควรมีส่วนที่แยกต่างหากสำหรับการแนะนำการพัฒนาและคำพูดปิดของคุณ
   • หากคุณไม่ทราบวิธีจัดโครงสร้างตัวอักษรให้พิจารณาจัดประเภทบันทึกย่อของคุณในผังงานหรือโครงสร้างที่คล้ายกัน เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการจัดระเบียบความคิดที่ไม่มีโครงสร้างของคุณ

2. 
   

   
   
   
   เขียนจดหมาย หลังจากจัดระเบียบความคิดของคุณแล้วคุณควรเริ่มเขียนจดหมายฉบับแรกของคุณ โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงร่างคร่าวๆ: คุณจะต้องทำการแก้ไขเพื่อปรับปรุงก่อนที่จะส่ง
   • รวมแนวคิดใด ๆ ที่คุณคิดว่าเกี่ยวข้องและอธิบายด้วยรายละเอียดทางประสาทสัมผัสมากที่สุด แม้ว่าคุณจะมีข้อมูลมากเกินไปคุณจะมีละติจูดที่จะลบแนวคิดที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปในระหว่างขั้นตอนการเล่นซ้ำ
   • ทบทวนบันทึกที่ไม่เป็นทางการและแผนอย่างเป็นทางการของคุณสำหรับส่วนนี้ของกระบวนการ โปรดทราบว่าคุณควรปฏิบัติตามคำแนะนำในส่วนที่สามของบทความนี้

3. 
   

   
   อ่านจดหมายอีกครั้งในอีกไม่กี่วันต่อมา หลังจากเสร็จสิ้นการร่างฉบับแรกใช้เวลาพักผ่อนอย่างน้อยหนึ่งหรือสองวันก่อนที่จะคิดเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนจดหมาย
   • อย่างน้อยที่สุดคุณจะต้องใส่ใจกับไวยากรณ์และโครงสร้างของจดหมายของคุณ
   • และที่สำคัญคุณต้องพิสูจน์อักษรจดหมายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและสม่ำเสมอ ข้อเท็จจริงจะต้องถูกต้องความคิดจะต้องเป็นต้นฉบับและน้ำเสียงจะต้องเป็นมืออาชีพ

4. 
   

   
   แสวงหาคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น แต่อาจเป็นประโยชน์ในการรับความคิดเห็นภายนอกจากผู้ที่มีคุณสมบัติรวมถึงครูและเพื่อนร่วมงานที่กำลังเรียนหลักสูตรเดียวกันกับคุณ
   • เป็นการดีที่คุณควรพยายามติดต่อใครบางคนที่ลงทะเบียนแล้วในโปรแกรมที่คุณสมัคร บุคคลนี้จะมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความคาดหวังของมหาวิทยาลัย

5. 
   

   
   แก้ไขจดหมายตามต้องการ ตรวจสอบตัวอักษรของแรงจูงใจจากมุมมองที่สำคัญ (คุณและคนอื่น ๆ ) อย่ากลัวที่จะเขียนซ้ำหลาย ๆ ครั้งจนกระทั่งมันเขียนได้ดี
   • ลบแนวคิดหรือคำที่ซ้ำซ้อนรวมถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับแนวคิดหลักของจดหมาย โดยเฉลี่ยจดหมายปะหน้าควรมีเพียงหนึ่งหน้าเท่านั้นโดยทั่วไปหน้าเพิ่มเติมทั้งหมดจะถือว่าไม่จำเป็นและเลิกใช้แล้ว
   • อย่างไรก็ตามมหาวิทยาลัยบางแห่งอาจกำหนดให้ผู้สมัครส่งจดหมายที่ยาวขึ้นโดยมีสองหรือสามหน้า ที่ดีที่สุดคือการอ่านแบบฟอร์มใบสมัครหรือแนวทางของโปรแกรมเพื่อค้นหารายละเอียดเหล่านี้ หากคุณไม่พบสิ่งใดดีที่สุดควรติดไปที่หน้าเดียว
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ความคิดที่สำคัญที่สุดไว้ที่จุดเริ่มต้นของจดหมายและเรียงลำดับเนื้อหาใหม่เท่าที่จำเป็นเพื่อให้ลื่นไหล

ส่วนที่ 3 การจัดโครงสร้างตัวอักษร

1. 
   

   
   พูดจดหมายอย่างแม่นยำที่สุด หากคุณรู้จักชื่อของบุคคลที่กำลังศึกษาแบบฟอร์มการรับเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยจะเป็นการดีกว่าถ้าคุณส่งจดหมายโดยใช้ชื่อ
   • หากคุณไม่สามารถหาชื่อของบุคคลนี้ได้อย่างน้อยคุณควรพยายามพูดกับผู้อ่านตามตำแหน่งของเขา นี่คือตัวอย่าง:
     • เรียนที่ปรึกษาด้านการรับสมัคร;
     • เรียนคณะกรรมการฝ่ายธุรการ
     • ที่รักผู้อำนวยการฝ่ายธุรการ
   • ใช้แบบฟอร์มทักทายทั่วไปเท่านั้นเพื่อใคร, ท่านที่รักและท่านผู้หญิง) หากคุณไม่มีทางเลือกอื่น

2. 
   

   
   ระบุเป้าหมายที่ชัดเจน ย่อหน้าแรกของจดหมายปะหน้าควรสรุปเนื้อหาทั้งหมดและให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวัง
   • ย่อหน้าแรกนี้ควรมีเพียงหนึ่งถึงสามประโยคซึ่งคุณควรระบุทางอ้อมว่าคุณกำลังส่งจดหมายปะหน้าสำหรับโปรแกรมที่คุณเลือก
   • ประโยคเกริ่นนำของคุณอาจมีลักษณะเช่นนี้: "ฉันกำลังเขียนจดหมายนี้เพื่อแสดงความสนใจในโปรแกรม ABC ของมหาวิทยาลัย XYZ "

3. 
   

   
   สรุปเหตุผลของคุณ ในเนื้อความของจดหมายคุณต้องบอกกับฝ่ายรับเข้าเรียนว่าทำไมคุณถึงเชื่อว่ามหาวิทยาลัยนี้และโปรแกรมของมหาวิทยาลัยเป็นทรัพย์สินที่ดีที่สุดของคุณ คุณต้องอธิบายด้วยว่าเหตุใดบอร์ดจึงควรยอมรับคุณมากกว่าผู้สมัครที่มีศักยภาพอื่น ๆ
   • ดูบันทึกย่อที่คุณทำเกี่ยวกับแรงจูงใจและคุณสมบัติของคุณ
   • อธิบายว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครในอุดมคติ พยายามอธิบายประสบการณ์ทางวิชาการและวิชาชีพที่ผ่านมาของคุณในโปรแกรมที่คุณสนใจ ให้ข้อมูลข้อเท็จจริง แต่แสดงว่าข้อเท็จจริงเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อชีวิตของคุณอย่างไร
     • ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดถึงวิธีที่คุณตอบสนองต่อหลักสูตรเฉพาะเรื่องในระดับมหาวิทยาลัยก่อนหน้าเช่นปีแรกของการศึกษาระดับปริญญา แทนที่จะบอกว่าคุณเรียนในวิชาที่เป็นปัญหาแล้วให้อธิบายว่าเนื้อหาของหลักสูตรเหล่านี้สร้างความประทับใจให้คุณเพิ่มความมุ่งมั่นหรือความอยากรู้ของคุณอย่างไร
   • อธิบายว่าทำไมคุณถึงเลือกมหาวิทยาลัยนี้โปรแกรมนี้และที่ตั้งนี้ โรงเรียนมหาวิทยาลัยหลายแห่งมีแนวโน้มที่จะยอมรับผู้สมัครที่มีความหลงใหลหรือมีแรงจูงใจ
     • อธิบายเป้าหมายอาชีพของคุณและอธิบายว่าทำไมคุณคิดว่าโปรแกรมที่เป็นปัญหาเสนอโอกาสที่ดีที่สุดในการเข้าถึงพวกเขา คุณสามารถอ้างถึงสินทรัพย์หลักที่อธิบายไว้ในแบบฟอร์มโปรแกรมโดยไม่ต้องอ้างอิงโดยตรง
     • ระบุสิ่งที่ทำให้คุณสนใจในมหาวิทยาลัย หากคุณเป็นนักเรียนต่างชาติคุณต้องอธิบายด้วยว่าเหตุใดคุณจึงต้องการศึกษาต่อในประเทศที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่นหากเป็นมหาวิทยาลัยภาษาอังกฤษให้อธิบายว่าทำไมคุณจึงต้องการศึกษาต่อในระดับสูงในอังกฤษ

4. 
   

   
   อธิบายคุณสมบัติหลักของคุณ ในขณะที่แสดงให้เห็นว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับโปรแกรมคุณจะต้องแสดงรายการประสบการณ์การศึกษาคุณสมบัติส่วนบุคคลและประสบการณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง มุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโปรแกรมมากที่สุด
   • ตรวจสอบประวัติย่อของคุณ แต่อย่าคัดลอก บ่อยครั้งที่ผู้สมัครต้องแนบสำเนาประวัติย่อของพวกเขาไปยังแบบฟอร์มใบสมัครที่มาพร้อมกับจดหมายปะหน้า คุณสามารถใช้ข้อมูล CV ของคุณเพื่อจดจำรายละเอียดที่สำคัญ แต่จดหมายนั้นไม่ควรเป็นสำเนา CV ที่แน่นอน หากจำเป็นให้อ้างอิงผู้อ่านจดหมายสมัครงานของคุณไปที่ CV เพื่อให้รายละเอียดเพิ่มเติมใด ๆ ที่ไม่สามารถระบุไว้ในจดหมายสมัครงาน
   • สนับสนุนงานเขียนของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณพูดถึงคุณสมบัติอย่างใดอย่างหนึ่งของคุณคุณต้องมีคุณสมบัติโดยใช้เงื่อนไขที่เหมาะสม มันง่ายมากที่จะบอกว่าคุณเป็นคนขยันขันแข็ง: คุณต้องพิสูจน์ด้วยตัวอย่างของประสบการณ์
   • อย่าคุยโวคุณไม่ควรออกนอกทางที่จะดูถูกดูแคลน แต่ควรหลีกเลี่ยงการอธิบายสิ่งที่ทำให้คุณรู้สึกหยิ่งหรือไม่มั่นใจ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เน้นที่ข้อเท็จจริงเป็นหลักโดยไม่ทำการวิเคราะห์เชิงอัตวิสัย

5. 
   

   
   ยืนยันมุมมองของคุณอีกครั้ง ในการสรุปจดหมายให้ทำซ้ำความตั้งใจของคุณโดยย่อเพื่อทำตามโปรแกรมก่อนที่จะยกเลิกจดหมายและลงนามในลายเซ็นของคุณแสดงความขอบคุณอย่างสุภาพต่อสมาชิกของคณะกรรมการรับเข้าเรียนตามเวลาและความสนใจที่พวกเขาได้ให้ไว้
   • ย่อหน้าสุดท้ายควรมีประมาณสามประโยค ปรับโครงสร้างบรรทัดเกริ่นนำของคุณและสรุปประเด็นหลักที่กล่าวถึงในแต่ละย่อหน้าในแต่ละประโยค
   • จบจดหมายด้วยการขอบคุณผู้อ่านสำหรับเวลาและความสนใจและใส่ลายเซ็นของคุณด้วยวลีสุภาพแบบมืออาชีพ (เช่น "Respectfully,") ตามด้วยชื่อเต็มของคุณ

ส่วนที่ 4 เขียนจดหมายที่ยาก

1. 
   

   
   ใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม เก็บเรื่องของจดหมายโดยใช้ภาษาที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ที่อธิบายถึงทักษะและความตั้งใจของคุณด้วยคำโดยตรง หลีกเลี่ยงคำอธิบายที่เบ่งบานหรือเต็มไปด้วยโคลนและใช้เสียงที่ใช้งานอยู่
   • อย่าใช้วลีหรือคำศัพท์ที่ถือเป็นความคิดโบราณ วลีทั่วไปให้ภาพลักษณ์ที่แย่แก่คุณเพราะพวกเขาให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ได้สร้างสรรค์มาก เมื่อคุณต้องการใช้ความคิดโบราณถามตัวเองว่าทำไมคุณจึงควรใช้มันและทำอย่างไรในขณะที่แสดงให้เห็นถึงความจริงของความคิดนี้พร้อมกับตัวอย่างที่มีฝีปากมากกว่าการใช้วลีที่ไม่เป็นต้นฉบับ
     • นี่คือตัวอย่างบางส่วนของภาพรวมทั่วไป:
     • "ฉันมีแรงจูงใจมากในการ ... ";
     • "ฉันรักมาตลอด ... ";
     • "เป้าหมายหลักของฉันคือ ... "
   • หลีกเลี่ยงการลอกเลียนแบบ แม้ว่าคุณจะใช้ข้อมูลจากเอกสารที่จัดทำโดยคณะกรรมการการรับสมัครเพื่อกำหนดความคิดของคุณคุณไม่ควรทำซ้ำคำข้อมูลนี้สำหรับคำ หากโปรแกรมมุ่งเน้นไปที่ "อุปกรณ์ที่ทันสมัยที่สุด" หลีกเลี่ยงวลี "อุปกรณ์ที่ทันสมัยที่สุด"
   • อย่าคัดลอกตัวอักษรมาตรฐาน คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์ในการมองหาสำเนาของจดหมายปะหน้าเพื่อให้เข้าใจถึงโครงสร้างและน้ำเสียงที่จะนำมาใช้ แต่คุณควรหลีกเลี่ยงการคัดลอกเนื้อหาของสำเนาเหล่านี้มากเกินไป ท้ายที่สุดทุกคนสามารถคัดลอกตัวอักษรมาตรฐานและเติมประโยคให้สมบูรณ์ คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใช่ทุกคน หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ใช้เสียงต้นฉบับ

2. 
   

   
   ใช้เสียงในเชิงบวก จดหมายของคุณควรเน้นไปที่ด้านบวกมากกว่าด้านลบ หากคุณตัดสินใจที่จะอธิบายถึงความยากลำบากหรือความท้าทายที่คุณเผชิญในอดีตมุ่งเน้นไปที่วิธีที่คุณเอาชนะพวกเขามากกว่าความรุนแรง
   • อย่าอธิบายจุดอ่อนของคุณ คุณอาจจะพูดคุยเกี่ยวกับมันในระหว่างขั้นตอนการสัมภาษณ์ แต่จดหมายปะหน้าของคุณควรเน้นจุดแข็งของคุณ
   • ตั้งสมาธิกับอนาคต แม้ว่าคุณจะต้องอธิบายคุณสมบัติก่อนหน้านี้ของคุณก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่จะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีวิสัยทัศน์ในอนาคต ตัวอย่างเช่นแทนที่จะอธิบายถึงการขาดประสบการณ์ในพื้นที่เฉพาะที่ครอบคลุมในโปรแกรมขนาดใหญ่เพียงระบุว่าคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นที่นี้

3. 
   

   
   ตรวจสอบความเป็นมืออาชีพและข้อมูลส่วนบุคคล แม้ว่าคุณจะต้องปรับแต่งจดหมายปะหน้าเพื่ออธิบายความสนใจและประสบการณ์ของคุณคุณควรเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพและนำรูปแบบที่เหมาะสมมาใช้
   • มุ่งเน้นแรงจูงใจทางปัญญาของคุณ แม้ว่าคุณจะมีแรงจูงใจทางศาสนาการเห็นแก่ผู้อื่นหรือส่วนบุคคลที่มาจากใจสมาชิกคณะกรรมการมีความสนใจในแรงจูงใจทางปัญญาของคุณมากขึ้น มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายทางวิชาการและวิชาชีพของคุณ
   • ในเวลาเดียวกันพยายามที่จะโดดเด่นจากส่วนที่เหลือของผู้สมัคร อย่าพูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมายในอาชีพของคุณมากเกินไป: จงเจาะจงโดยไม่แสดงอารมณ์หรือแรงจูงใจส่วนตัว

4. 
   

   
   ซื่อสัตย์ ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไรอย่าโกหก หลีกเลี่ยงประสบการณ์ที่ผ่านมาหรือคุณสมบัติอื่น ๆ ที่เกินความเป็นจริง
   • จากมุมมองด้านจริยธรรมตำแหน่งที่คุณต้องการจะถูกเติมเต็มโดยผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด คุณต้องเชื่อในความสามารถของตัวเองที่จะเอาชนะสิ่งที่แข่งขันและโกหกเกี่ยวกับทักษะของคุณอาจหมายความว่าคุณไม่ไว้วางใจตัวเอง