วิธีการเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 การเตรียมการเขียนจดหมาย
• ส่วนที่ 2 การเขียนจดหมายรับรองการจ้างงาน

จดหมายรับรองการจ้างงานเป็นเอกสารทางราชการที่นายจ้างมักส่งไปยังสถาบันอื่นเพื่อตรวจสอบประวัติการทำงานของพนักงาน โดยทั่วไปแล้วการติดต่อทางจดหมายนี้จะต้องใช้เมื่อผู้สมัครขอสินเชื่อพยายามเช่าอสังหาริมทรัพย์หรือสมัครตำแหน่งใหม่ จดหมายดังกล่าวจะต้องตรวจสอบประวัติการทำงาน เมื่อเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานคุณต้องแสดงตัวเองให้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับหน้าที่ของพนักงานและยืนยันการจ้างงาน จำไว้ว่าให้ใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการอย่าลืมให้ข้อมูลการติดต่อของคุณและลงนามในจดหมาย เราขอเชิญคุณให้อ่านต่อเพื่อทำความคุ้นเคยกับวิธีเขียนจดหมายรับรองการจ้างงานที่สมบูรณ์และถูกต้อง

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 การเตรียมการเขียนจดหมาย

1. 
   

   
   ระบุสาเหตุที่คุณต้องการเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน เนื้อหาและสไตล์ของคุณอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้รับจดหมาย หากเป็นสถาบันการเงินจะเป็นการดีกว่าที่จะใช้รูปแบบที่เป็นทางการ คุณอาจต้องรวมข้อมูลทางการเงินเช่นเงินเดือนค่าคอมมิชชั่นการเพิ่มและโบนัส ในทางตรงกันข้ามถ้าจดหมายเกี่ยวข้องกับพนักงานที่สมัครงานใหม่คุณสามารถเขียนในรูปแบบที่เป็นมิตรและละเว้นข้อมูลทางการเงิน
   • โดยการทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขตของจดหมายคุณจะสามารถเขียนเอกสารที่ตรงตามความต้องการของผู้รับได้อย่างแม่นยำ

2. 
   

   
   ระบุบุคคลที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมาย โดยทั่วไปแล้วจดหมายนี้เขียนโดยนายจ้างในนามของพนักงาน ในกรณีนี้มันเป็นพนักงานที่ขอให้คุณในฐานะนายจ้างให้คุณออกใบรับรองการทำงานเพื่อจุดประสงค์เฉพาะ ในทางกลับกันก็เป็นไปได้สำหรับพนักงานที่จะอธิบายตัวอักษร ในสถานการณ์นี้พนักงานเขียนจดหมายแล้วขอให้นายจ้างเซ็นชื่อ อันนี้สามารถแก้ไขได้ถ้าจำเป็น แต่โดยทั่วไปการพูดนั้นขึ้นอยู่กับนายจ้างที่จะเขียนจดหมายในนามของลูกจ้างไม่ใช่วิธีอื่น ๆ
   • หากคุณเขียนจดหมายดังกล่าวให้กับพนักงานคนหนึ่งของคุณคุณสามารถปรับแต่งให้เป็นมาตรฐานของคุณและควบคุมเนื้อหา นอกจากนี้จดหมายจะมีน้ำหนักมากกว่าเพราะคุณเป็นผู้แต่งในฐานะนายจ้าง อย่างไรก็ตามถึงเวลาแล้วที่จะทำภารกิจนี้ให้สำเร็จ ในฐานะนายจ้างคุณอาจมีตารางงานที่ยุ่ง ในทางกลับกันการเขียนจดหมายเหล่านี้อาจน่าเบื่อ อย่างไรก็ตามจะต้องได้รับการยอมรับว่าโดยทั่วไปการยืนยันจดหมายการจ้างงานจะสั้น ดังนั้นการเขียนจะใช้เวลาไม่นานโดยเฉพาะถ้าคุณเคยเขียนจดหมายดังกล่าวมาก่อน
   • หากคุณเขียนจดหมายของคุณเองในฐานะพนักงานคุณจะเลือกข้อมูลที่จะเปิดเผยต่อผู้รับได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องบอกนายจ้างเกี่ยวกับความคิดของคุณเกี่ยวกับปัญหา นอกจากนี้การเขียนจดหมายของคุณเองก็สามารถทำให้เขาปลอดจากแรงกดดันใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาในการเตรียมจดหมาย กล่าวอีกนัยหนึ่งเจ้านายของคุณจะมีความสุขเพราะเขาจะไม่เขียนจดหมายให้คุณ อย่างไรก็ตามเขาจะยังคงต้องเซ็นชื่อและเขาอาจลังเลที่จะทำตามที่คุณเขียน หากเป็นกรณีนี้คุณอาจต้องเขียนจดหมายและเสียเวลาหรือขอให้นายจ้างเขียนให้คุณ

3. 
   

   
   
   
   รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เมื่อคุณรู้จักผู้รับคุณจะต้องรวบรวมองค์ประกอบที่จำเป็นในการเขียนจดหมายทั้งหมด
   • หากคุณเป็นนายจ้างให้พิจารณาสัมภาษณ์พนักงานเพื่อพิจารณาเนื้อหาของจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณจะต้องระบุข้อมูลผู้รับวัตถุประสงค์ของจดหมายคะแนนที่จะรวมและวันที่จัดส่ง
   • หากคุณเป็นพนักงานและคุณต้องเขียนจดหมายด้วยตัวเองคุณจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแม้ว่าคุณจะต้องพูดคุยกับนายจ้างก่อนเพื่อค้นหาว่าเขาคาดหวังอะไรจากจดหมายฉบับนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเขียนจดหมายที่ตรงตามข้อกำหนดของนายจ้างของคุณและจะไม่ทำให้เกิดปัญหาใด ๆ เมื่อลงนาม

ส่วนที่ 2 การเขียนจดหมายรับรองการจ้างงาน

1. 
   

   
   ใช้จดหมายจาก บริษัท เพื่ออธิบายจดหมายของคุณให้ถือกระดาษที่มีหัวเป็นทางการของ บริษัท เสมอ หากคุณเป็นนายจ้างให้ลองใช้กฎนี้โดยอัตโนมัติ หากคุณเป็นพนักงานคุณต้องขอให้เจ้านายของคุณใช้หัวจดหมายจาก บริษัท จดหมายที่เขียนบนกระดาษดังกล่าวจะเป็นทางการมากขึ้นและจะกระตุ้นให้ผู้รับเชื่อใจในเนื้อหา
   • หากคุณไม่มีหัวจดหมายคุณสามารถสร้างหัวจดหมายโดยใช้คอมพิวเตอร์ของคุณ เกรียงควรมีชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนจดหมายหน้าที่และวันที่ที่เขียนจดหมาย

2. 
   

   
   
   
   เฉพาะเจาะจงโดยป้อนที่อยู่ของผู้รับ หากคุณรู้จักชื่อของเขาส่งจดหมายถึงเขาโดยตรง ถ้าไม่ระบุที่อยู่ของ บริษัท ในขณะที่กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของจดหมาย
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณทราบที่อยู่และชื่อของผู้รับให้ป้อนที่อยู่ใต้ส่วนหัว จากนั้นดำเนินการแบบฟอร์มโทรออกเป็น "แพง"
   • หากคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับให้ส่งจดหมายไปยังหนึ่งในแผนกของ บริษัท เพื่อระบุวัตถุบนบรรทัด ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเข้าสู่สถาบันการเงินเพื่อรับสินเชื่อพนักงานคุณสามารถส่งจดหมายไปยังสาขาท้องถิ่นของสถาบันนั้น คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายด้วยวลีเช่น "การยืนยันจดหมายการจ้างงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการขอสินเชื่อ"

3. 
   

   
   แนะนำตัวเอง อุทิศย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณเพื่ออธิบายว่าคุณเป็นใครและอะไรคือจุดประสงค์ของจดหมาย คุณต้องระบุตำแหน่งของคุณความอาวุโสของคุณใน บริษัท และความยาวของความสัมพันธ์กับพนักงาน แม้ว่าคุณจะเป็นพนักงานคุณจะเขียนจดหมายจากมุมมองของนายจ้างของคุณเนื่องจากเป็นผู้ที่จะลงนาม
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน: "ฉันชื่อ Robert Martin และฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาดที่ ABC ฉันทำงานให้กับ บริษัท นี้มา 12 ปีแล้ว ฉันรู้จักพนักงานมาเจ็ดปีแล้วและเคยเป็นผู้จัดการสายตรงของเขามาสามปีแล้ว

4. 
   

   
   ยืนยันการจ้างงานของผู้มีส่วนได้เสีย ในส่วนถัดไปคุณจะสรุปการทำงานของพนักงานภายใน บริษัท คุณจะระบุโดยเฉพาะอย่างยิ่งวันที่เปลี่ยนพนักงานในหน้าที่ต่าง ๆ ที่เขามีชื่อปัจจุบันของเขาใน บริษัท ไม่ว่าเขาจะเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานชั่วคราวหรือถาวรและยังคงฝึกซ้อมอยู่ มันอยู่ในวรรคนี้ที่คุณจะรวมข้อมูลทางการเงินของพนักงานถ้าจำเป็น
   • นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่คุณสามารถเขียนได้ "เราขอยืนยันว่าพนักงานอยู่กับ บริษัท ABC มาเจ็ดปีมีผลตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 เขาเป็นผู้ช่วยฝ่ายขายประจำตั้งแต่วันที่ 7 มกราคม 2554"
   • นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง "เราขอรับรองว่าพนักงานได้ทำงานให้กับ บริษัท ABC เป็นเวลาเจ็ดปีตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 ถึง 7 มกราคม 2554 ในช่วงเวลานั้นเขาดำรงตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขายแบบเต็มเวลา และเขาได้รับเงินเดือนประจำปี 65,000 ยูโร "

5. 
   

   
   สรุปงานของผู้มีส่วนได้เสีย ในย่อหน้านี้คุณจะอธิบายถึงหน้าที่ของพนักงานภายใน บริษัท ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์มากหากคุณเขียนจดหมายเกี่ยวกับคนที่สมัครงานอื่น แม้ว่าจดหมายยืนยันการจ้างงานจะแตกต่างจากจดหมายรับรอง แต่ก็ยังดีเสมอที่จะรวมการเห็นคุณค่าที่เป็นประโยชน์ต่อเรื่อง สิ่งนี้จะปรับปรุงชื่อเสียงของคุณในฐานะนายจ้างและช่วยให้พนักงานของคุณหางานใหม่ทรัพย์สินหรือเงินกู้
   • นี่คือตัวอย่างของวรรคนี้ "ที่ บริษัท ABC พนักงานเป็นผู้รับผิดชอบการขายหม้อน้ำในโพรวองซ์ เขาดำรงตำแหน่งผู้บริหารและรับผิดชอบทีมเจ็ดถึงเก้าคน ความรับผิดชอบของเขารวมถึงการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าประมวลผลการเรียกร้องและรายงานรายไตรมาสไปยังสำนักงานใหญ่ของ บริษัท เกี่ยวกับแนวโน้มการขายในภูมิภาคของตน "

6. 
   

   
   ห้ามสื่อสารข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือผิดกฎหมายเกี่ยวกับพนักงาน ประเทศส่วนใหญ่มีกฎหมายเกี่ยวกับลักษณะของข้อมูลที่ บริษัท อาจเปิดเผยเกี่ยวกับพนักงานของตนต่อนายจ้างที่มีศักยภาพ ระเบียบบางอย่างอนุญาตให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเท่านั้นเมื่อได้รับความยินยอมจากเขา คนอื่น ๆ แทบไม่เปิดโอกาสให้นายจ้างเปิดเผยอะไรเกี่ยวกับลูกจ้างตราบใดที่พวกเขาซื่อสัตย์และสุจริต ก่อนที่จะเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตรวจสอบกฎหมายของประเทศของคุณในเรื่องนี้ หากต้องการมีตัวอย่างเพิ่มเติมโปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์นี้
   • ตัวอย่างเช่นใน Alaska (USA) นายจ้างสามารถให้ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานได้ เขาจะไม่รับผิดชอบจนกว่าเขาจะเปิดเผยข้อมูลหรือข้อมูลที่เป็นเท็จหรือทำให้เข้าใจผิดซึ่งละเมิดสิทธิทางแพ่งของพนักงาน
   • อีกตัวอย่างหนึ่งได้รับจากรัฐคอนเนตทิคัตซึ่งนายจ้างอนุญาตให้เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความจริงได้

7. 
   

   
   ให้รายละเอียดของคุณกับผู้รับ วรรคสุดท้ายของจดหมายของคุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลติดต่อของนายจ้าง จำเป็นต้องมีข้อมูลนี้เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้ในกรณีที่ต้องการ อย่าลืมระบุว่าผู้รับสามารถทำได้
   • นี่คือตัวอย่าง "หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมอย่าลังเลที่จะโทรหาฉันที่ (555) 555-5555 หรือเขียนถึงที่อยู่อีเมลต่อไปนี้: [email protected] "

8. 
   

   
   ลงนามในจดหมายและส่ง เมื่อจดหมายของคุณเสร็จสมบูรณ์คุณต้องปิดและเซ็นชื่อ คุณสามารถให้โดยตรงกับผู้มีส่วนได้เสียหรือส่งไปยังผู้รับ
   • สรุปจดหมายของคุณด้วยมารยาทเช่น "ฉันขอร้องให้คุณเคารพรักท่านผู้หญิงความนับถือที่ดีที่สุดของฉัน"
   • เซ็นชื่อในจดหมายของคุณพร้อมลายเซ็นอย่างเป็นทางการและตำแหน่งของคุณภายใน บริษัท
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำการตรวจสอบที่ถูกต้องและมีการประทับตราอย่างเป็นทางการตามมาตรฐานที่ บริษัท ของคุณใช้สำหรับจดหมายประเภทนี้