วิธีการเขียนจดหมายรับรอง

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ทำตามรูปแบบที่เหมาะสม
• ส่วนที่ 2 เขียนจดหมาย
• ส่วนที่ 3 จบจดหมาย

การได้รับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือแอปพลิเคชันสำหรับการเข้าสอบต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในการเขียนจดหมายรับรองเพื่อพิสูจน์ว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด นอกจากนี้คุณอาจต้องเขียนจดหมายเช่นนี้สำหรับอดีตเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานที่กำลังสมัครงานใหม่ จดหมายโต้ตอบนี้ยืนยันว่าคุณได้เห็นบางสิ่งบางอย่างเป็นการส่วนตัวหรือว่าคุณมีความจริง ตามกฎทั่วไปสามารถเขียนในรูปแบบของจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ทำตามรูปแบบที่เหมาะสม

1. 
   

   
   ใช้หัวจดหมายถ้าเป็นไปได้ หากคุณเขียนจดหมายเป็นส่วนใหญ่ในฐานะมืออาชีพจะดีกว่าถ้าใช้จดหมายของ บริษัท อย่างไรก็ตามการใช้หลังเพื่อเขียนจดหมายส่วนตัวไม่แนะนำ
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้หัวจดหมายของ บริษัท ของคุณเพื่อเขียนจดหมายรับรองให้กับอดีตพนักงานเพื่อเป็นพยานถึงความรู้และความเชี่ยวชาญของเขา
   • นอกจากนี้อย่าใช้หัวจดหมายของ บริษัท สำหรับจดหมายของคุณเองหากหัวเรื่องที่คุณกำลังพูดถึงไม่มีอะไรเหมือนกันกับงานของคุณสำหรับ บริษัท

2. 
   

   
   เลือกแบบอักษรที่อ่านได้ สำหรับจดหมายรับรองนั้นเป็นที่พึงปรารถนาที่จะเลือกแบบอักษรที่เป็นทางการและคลาสสิคมากขึ้นเช่น Times New Roman นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ตัวประมวลผลทั้งหมดยังมีอยู่ในซอฟต์แวร์การประมวลผลหลังทั้งหมด
   • คุณยังสามารถใช้แบบอักษรเริ่มต้นของ Arial หรือ Helvetica

3. 
   

   
   
   
   วันที่จดหมายของคุณ ควรจดบรรทัดแรกของขีปนาวุธสำหรับวันที่คุณเขียน หากคุณไม่คิดว่าคุณสามารถส่งทางไปรษณีย์เป็นเวลาหนึ่งหรือสองวันให้ลองในกรณีนี้เพื่อนัดวันที่ เขียนเดือนด้วยตัวอักษรเต็มแทนการใช้ตัวเลข
   • หากคุณใช้เทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพในซอฟต์แวร์การประมวลผลอีเมลของคุณคุณอาจต้องใส่วันที่เริ่มต้นของวัน

4. 
   

   
   ป้อนที่อยู่ของผู้รับ ใส่ชื่อและชื่อเต็มของผู้รับหากทราบ อย่างไรก็ตามเมื่อจดหมายของคุณถูกส่งไปยังโรงเรียน บริษัท หรือคณะกรรมการมืออาชีพเพียงแค่ใส่ชื่อของ lentit
   • ใส่ที่อยู่ในรูปแบบบล็อกหากเป็นจดหมายระดับมืออาชีพเช่นเดียวกับที่คุณเขียนบนซองจดหมาย หากคุณใช้เทมเพลตจากซอฟต์แวร์ e-processing ของคุณฟิลด์ e เหล่านี้จะถูกกำหนดค่าเป็นค่าเริ่มต้น
   • ก่อนอื่นให้เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณในบล็อกแรกหากคุณไม่เขียนจดหมายบนหัวจดหมาย จากนั้นคุณจะระบุชื่อและที่อยู่ของผู้รับ

5. 
   

   
   
   
   ระบุหัวข้อของ วัตถุจะบอกผู้รับว่ามันคืออะไรสิ่งนี้สำคัญมากหากอีเมลของคุณไม่ได้ส่งถึงบุคคลใด ใครที่เปิดมันควรรู้วิธีการส่งไปยังผู้รับ
   • หัวเรื่องมักจะเป็นเหตุผลที่คุณเขียนจดหมาย หากคุณเขียนเพื่อบุคคลอื่นเพียงแค่ใส่ชื่อของเขาเป็นวัตถุ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนข้อความต่อไปนี้: "จดหมายรับรองจาก Corine Leroy "

6. 
   

   
   สร้างบล็อกลายเซ็นของคุณ ข้ามสองสามบรรทัดเพื่อเว้นช่องว่างสำหรับเนื้อความของจดหมายจากนั้นดำเนินการต่อและจัดรูปแบบฟิลด์ลายเซ็นของคุณ ใช้สูตรปิดอย่างง่ายเช่น "จริงใจ" จากนั้นลงสี่บรรทัดจากนั้นป้อนชื่อและนามสกุลของคุณ
   • หากคุณวางแผนที่จะทำให้ถูกกฎหมายสำเนาต้นฉบับเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวมบล็อกลายเซ็น ค้นหาแม่แบบบล็อกลายเซ็นทางอินเทอร์เน็ต

ส่วนที่ 2 เขียนจดหมาย

1. 
   

   
   บอกกล่าวจดหมายถึงบุคคลหรือนิติบุคคลที่เหมาะสม โดยปกติแล้วในอีเมลระดับมืออาชีพไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยคำว่า "แพง" ในคำทักทาย ในการทำเช่นนี้เพียงแค่ใส่ชื่อของบุคคลหรือแผนกที่จะได้รับจดหมาย
   • ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนจดหมายรับรองว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับการศึกษาต่อเนื่องเพื่อขอรับใบอนุญาตคุณสามารถเขียน "ค่าคอมมิชชั่นการออกใบอนุญาต" จากนั้นทำสองคะแนน
   • ถ้าเป็นไปได้ใส่ชื่อของบริการหรือคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องแทนการอธิบาย "เพื่อใคร"
   • หากคุณเขียนจดหมายรับรองสำหรับบุคคลอื่นเช่นพนักงานเก่าพยายามส่งถึงผู้รับด้วยชื่อถ้าเป็นไปได้

2. 
   

   
   แนะนำตัวเองถ้าจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเขียนจดหมายในนามของบุคคลอื่นแนะนำตัวเองในวรรคแรก คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและการรับรองที่เกี่ยวข้องใด ๆ ที่คุณมี
   • ตัวอย่างถ้าคุณเขียนจดหมายนี้ให้กับอดีตพนักงานพยายามเริ่มต้นด้วยการอธิบายฟังก์ชั่นของคุณใน บริษัท และระยะเวลาที่คุณทำงานกับมัน
   • ถ้าคุณเขียนด้วยตัวเองชื่อของคุณก็เพียงพอที่จะแนะนำคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนสิ่งนี้: "I, Corine Leroy ยืนยันการแสดงตนของฉันในการสัมมนาวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ย่าน Graslin ซึ่งเกิดขึ้นตั้งแต่วันที่ 10 ถึง 17 ตุลาคม สำหรับจดหมายประเภทนี้เนื้อความของจดหมายมักจะไม่เกินหนึ่งหรือสองประโยค

3. 
   

   
   ระบุบุคคลที่คุณกำลังเขียนจดหมาย หากคุณเขียนจดหมายเพื่อเป็นพยานต่อคุณวุฒิวิชาชีพของผู้อื่นคุณต้องให้ชื่อของพวกเขาทันทีหลังจากที่คุณได้รับการแนะนำ นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะแทรกในประโยคแรกแล้วแนะนำตัวเอง
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนจดหมายให้กับอดีตพนักงานคุณสามารถเขียนสิ่งนี้: "ฉันคือ Paul Dubois ประธานของ Dubois Motors ฉันเขียนเพื่อเป็นพยานถึงทักษะเชิงกลของ Corine Leroy "

4. 
   

   
   ให้ข้อเท็จจริงหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ในเนื้อความของจดหมายคุณต้องให้ข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณต้องการรับรองผ่านการติดต่อทางจดหมาย สิ่งนี้อาจถูก จำกัด เพียงหนึ่งประโยคหรือหลายหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเหตุผลของคุณ
   • ยึดข้อเท็จจริงและเขียนให้ชัดเจนและสอดคล้องที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยใช้น้ำเสียงที่กัดอย่างด่าง

5. 
   

   
   สร้างข้อความถ้าคุณเขียนจดหมายด้วยตัวคุณเอง สมมติว่าคุณเขียนจดหมายถึงนิติบุคคลหรือองค์กรเพื่อยืนยันบางสิ่งเกี่ยวกับคุณ คุณต้องลงท้ายด้วยคำแถลงว่าเนื้อหาทั้งหมดเป็นความจริงและถูกต้องเท่าที่คุณรู้
   • ตัวอย่างเช่นข้อสรุปของคุณอาจมีลักษณะเช่นนี้: "ด้วยลายเซ็นของฉันด้านล่างนี้ฉันขอประกาศว่าข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ข้างต้นเป็นไปตามความรู้ที่ดีที่สุดของฉันจริงและถูกต้อง "
   • ประโยคประเภทนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะทำให้ถูกกฎหมายหลังจากที่ลงชื่อ

ส่วนที่ 3 จบจดหมาย

1. 
   

   
   อ่านอย่างระมัดระวัง การสะกดและไวยากรณ์ในจดหมายรับรองสามารถส่งผลกระทบต่อการรับ หากมีการพิมพ์ผิดจำนวนมากผู้รับอาจไม่จริงจังกับคุณ
   • ตรวจสอบข้อมูลของคุณด้วย การใช้ลายเซ็นบนตัวอักษรทำให้ความถูกต้องของเนื้อหาทั้งหมด ต้องแน่ใจว่าคุณเขียนตัวเลขวันที่และหมายเลขอื่น ๆ

2. 
   

   
   พิมพ์ หากคุณกำลังจะส่งทางไปรษณีย์ให้พิมพ์บนกระดาษหัวจดหมายหรือกระดาษคุณภาพสูง โปรดอย่าใช้กระดาษถ่ายเอกสารธรรมดาเพราะมันจะไม่สร้างความประทับใจที่ดี หากคุณไม่มีกระดาษคุณภาพดีให้ไปซื้อแพ็คเกจเล็ก ๆ ที่ร้านหนังสือท้องถิ่น
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พิมพ์จดหมายอย่างถูกต้องและระยะห่างเพียงพอ แต่ละด้านต้องมีระยะห่างอย่างน้อย 2.5 ซม.
   • หากคุณมีหลายหน้าอย่าลืมที่จะจัดอันดับพวกเขา การใช้รูปแบบดิจิตอลจะช่วยให้ผู้รับยืนยันว่าเขามีทุกหน้า

3. 
   

   
   ลงชื่อในจดหมายต่อหน้าทนายความถ้าเป็นไปได้ ไม่จำเป็นเสมอในการรับรองความถูกต้องของจดหมายรับรองเนื่องจากในหลาย ๆ กรณีลายเซ็นเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอแล้ว ติดต่อผู้รับเพื่อตรวจสอบว่าจำเป็นต้องมีกฎหมายหรือไม่
   • การรับรองความถูกต้องรับรองมักจะต้องใช้ถ้าจดหมายมีความสำคัญทางกฎหมาย สมมติว่าคุณต้องการส่งจดหมายรับรองเพื่อรับรองว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับการได้รับปริญญาของมหาวิทยาลัย ในกรณีนี้อาจต้องใช้สำเนาที่ถูกกฎหมาย

4. 
   

   
   ส่งจดหมายของคุณไปยังผู้รับ ติดต่อพวกเขาเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการรับจดหมายของคุณ สำหรับเอกสารทางการดังกล่าวขอแนะนำให้ส่งทางไปรษณีย์หากเป็นไปได้ อย่างไรก็ตามผู้รับบางคนชอบส่งทางอีเมลหรือแฟกซ์
   • หากคุณส่งทางอีเมลให้พิมพ์และลงนามก่อน จากนั้นสแกนสำเนาต้นฉบับเพื่อให้คุณสามารถแนบไฟล์ PDF ของจดหมายที่เซ็นชื่อ