วิธีเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 เขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร
• วิธีที่ 2 ติดตามการเปลี่ยนแปลงโครงการ

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสองประเภท หนึ่งที่อยู่ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรและอำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลง ประการที่สองช่วยติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการเดียวสร้างบันทึกที่ชัดเจนของการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์หรือขอบเขตของโครงการ แผนเหล่านี้เกี่ยวกับการสื่อสารสิ่งที่ต้องทำอย่างชัดเจนและถูกต้อง

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 เขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร

1. 
   

   
   แสดงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ทำรายการปัจจัยที่นำไปสู่การตัดสินใจในการเปลี่ยนแปลงเช่นประสิทธิภาพที่ไม่ดีเทคโนโลยีใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในภารกิจขององค์กร
   • วิธีหนึ่งคือการอธิบายสถานะปัจจุบันของธุรกิจและสถานการณ์ในอนาคตแผนนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้าง

2. 
   

   
   กำหนดลักษณะและขอบเขตของการเปลี่ยนแปลง อธิบายสั้น ๆ ถึงลักษณะที่คาดหวังของโครงการ พิจารณาว่าสิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อตำแหน่งการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือโครงสร้างองค์กรหรือไม่ ทำรายการแผนกงานกลุ่มระบบหรือส่วนประกอบอื่น ๆ ที่อาจมีการปรับเปลี่ยน

3. 
   

   
   
   
   อธิบายการสนับสนุนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทำรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในแผนเช่นสาขาหัวหน้าภารกิจผู้สนับสนุนผู้บริโภคหรือพนักงานที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง สำหรับแต่ละส่วนเหล่านี้ให้ระบุว่าผู้มีส่วนได้เสียจะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นหรือไม่
   • อย่าลืมสร้างตารางที่สามารถอธิบายข้อมูลนี้ได้อย่างชัดเจนและรัดกุม สำหรับแต่ละฝ่ายที่ได้รับผลกระทบประเมินระดับความสำคัญ (สูงปานกลางหรือต่ำ) ของข้อมูลต่อไปนี้: การรับรู้ระดับการสนับสนุนอิทธิพล
   • ถ้าเป็นไปได้ให้ทำการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวเพื่อประเมินการสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

4. 
   

   
   ตั้งทีม ทีมนี้จะรับผิดชอบในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดรับฟังข้อกังวลต่าง ๆ และสร้างความมั่นใจว่าการดำเนินการจะเกิดขึ้นในสภาพที่ดีที่สุด เลือกคนที่มีความน่าเชื่อถือในธุรกิจและมีทักษะการสื่อสารที่ดี
   • คุณควรจ้างผู้สนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง เน้นว่าจะเป็นงานที่แข็งขันเพื่อส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เพื่ออนุมัติแผน

5. 
   

   
   
   
   พัฒนาแนวทางการจัดการ การได้รับการสนับสนุนทั้งหมดของ บริษัท เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จของการดำเนินงาน อนุญาตให้ผู้จัดการอาวุโสทุกคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและทำงานร่วมกันเพื่อมีบทบาทอย่างแข็งขันในโครงการนี้

6. 
   

   
   จัดทำแผนสำหรับนักแสดงแต่ละคน สำหรับผู้มีส่วนได้เสียแต่ละรายรวมถึงผู้ที่สนับสนุนโครงการประเมินความเสี่ยงและประเด็นที่เกี่ยวข้อง มอบหมายให้ทีมที่รับผิดชอบดำเนินการตามข้อกังวลเหล่านี้

7. 
   

   
   สร้างแผนการสื่อสาร การสื่อสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการนี้ สื่อสารบ่อยครั้งกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เสริมเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงที่จะทำและผลประโยชน์ที่จะไหลจากพวกเขา
   • นักแสดงควรได้รับการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่งสองทาง การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งจำเป็น
   • การสื่อสารจะต้องมาจากผู้สนับสนุนของผู้บริหารหลักผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานแต่ละคนและโฆษกคนอื่น ๆ ที่นักแสดงเชื่อถือ การสื่อสารทั้งหมดจะต้องผ่านการเชื่อมโยงกัน

8. 
   

   
   ให้ความสนใจกับความต้านทานใด ๆ มีความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ สิ่งนี้เกิดขึ้นในระดับบุคคลดังนั้นคุณต้องสื่อสารเป็นการส่วนตัวกับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อค้นหาสาเหตุของการต่อต้านเหล่านี้ ให้ความสนใจกับความคับข้องใจเพื่อให้ทีมผู้บริหารสามารถแก้ไขได้ ข้อกังวลเหล่านี้มักจะรวมถึงประเด็นต่อไปนี้
   • ไม่มีแรงจูงใจหรือไม่มีความเร่งด่วน
   • ไม่มีความเข้าใจในสถานการณ์โดยรวมหรือสาเหตุที่ทำให้ต้องมีการเปลี่ยนแปลง
   • การขาดการมีส่วนร่วมในกระบวนการ
   • ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับความมั่นคงในงานบทบาทในอนาคตหรือข้อกำหนดและทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งในอนาคต
   • ความล้มเหลวของการจัดการเพื่อตอบสนองความคาดหวังเกี่ยวกับการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหรือการสื่อสาร

9. 
   

   
   ใช้อุปสรรค คุณต้องตอบสนองต่อการเรียกร้องโดยการเสริมสร้างการสื่อสารหรือโดยการเปลี่ยนกลยุทธ์ การเรียกร้องอื่น ๆ อาจต้องใช้วิธีการเสริมซึ่งคุณสามารถรวมไว้ในแผนของคุณหรือ outsource ให้กับทีมผู้บริหาร ตรวจสอบว่าตัวเลือกใดเหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ
   • สำหรับการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งหรือกระบวนการใด ๆ ให้ฝึกอบรมพนักงานเป็นสิ่งสำคัญสูงสุด
   • หากคุณกำลังวางแผนช่วงการเปลี่ยนภาพให้ราบรื่นที่สุดให้กำหนดเวลาการประชุมหรือเพิ่มผลประโยชน์ของพนักงาน
   • หากผู้มีส่วนได้เสียไม่ได้รับแรงจูงใจให้เสนอสิ่งจูงใจแก่พวกเขา
   • หากพวกเขารู้สึกว่าถูกตัดการเชื่อมต่อจากโครงการให้จัดการประชุมเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและทบทวนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในแผน

วิธีที่ 2 ติดตามการเปลี่ยนแปลงโครงการ

1. 
   

   
   กำหนดบทบาท แสดงบทบาทที่จะมอบหมายให้แต่ละคนสำหรับโครงการนี้ อธิบายความรับผิดชอบและทักษะที่จำเป็นสำหรับแต่ละบทบาท อย่างน้อยที่สุดให้มอบหมายหัวหน้าพ่อครัว de Mission เพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวันรวมถึงผู้สนับสนุนเพื่อติดตามความคืบหน้าทั้งหมดและทำการตัดสินใจที่สำคัญ
   • สำหรับโครงการขนาดใหญ่ใน บริษัท ขนาดใหญ่คุณอาจต้องแบ่งบทบาทระหว่างคนหลายคนที่มีความรู้เฉพาะ

2. 
   

   
   ตั้งค่าคอมมิชชันควบคุม โครงการด้านไอทีมักจะมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ประกอบด้วยตัวแทนจากกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียแต่ละกลุ่ม ค่าคอมมิชชั่นนี้จะรับผิดชอบในการอนุมัติคำขอแทนหัวหน้าภารกิจและการสื่อสารการตัดสินใจกับผู้มีส่วนได้เสีย วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งกับโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากและอาจต้องมีการประเมินวัตถุประสงค์หลักเป็นประจำ

3. 
   

   
   สร้างกระบวนการเพื่อใช้การร้องขอ เมื่อสมาชิกในทีมระบุความคืบหน้าคุณจะเปลี่ยนจากแนวคิดเป็นความจริงได้อย่างไร อธิบายกระบวนการนี้ที่นี่ตามที่ตกลงกันโดยทีม นี่คือสิ่งที่มันอาจดูเหมือน
   • สมาชิกในทีมจะต้องกรอกแบบฟอร์มใบสมัครและส่งไปยังเจ้าหน้าที่โครงการ
   • HOM ควรป้อนข้อมูลจากแบบฟอร์มในบันทึกการขอและอัปเดตบันทึกนี้เมื่อมีการพิจารณาหรือปฏิเสธคำขอ
   • ผู้จัดการขอให้สมาชิกในทีมเขียนแผนเฉพาะเจาะจงมากขึ้นและประเมินความพยายามที่จำเป็น
   • หัวหน้าคณะผู้แทนส่งแผนไปยังผู้สนับสนุนเพื่อรับเป็นไปได้
   • มีการเปลี่ยนแปลง ผู้มีส่วนได้เสียจะได้รับแจ้งความคืบหน้าบ่อยครั้ง

4. 
   

   
   สร้างแบบฟอร์มใบสมัคร ข้อมูลต่อไปนี้จะต้องรวมอยู่ในแบบฟอร์มและต้องป้อนในบันทึกการเปลี่ยนแปลง
   • วันที่ของคำขอเปลี่ยนแปลง
   • จำนวนคำขอที่ได้รับมอบหมายจากผู้จัดการโครงการ
   • ชื่อและคำอธิบาย
   • ชื่ออีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่กรอกแบบฟอร์ม
   • ลำดับความสำคัญที่กำหนดให้กับคำขอแต่ละรายการ (สูงปานกลางหรือต่ำ) สำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนคุณอาจต้องกำหนดเวลาเฉพาะ
   • หมายเลขผลิตภัณฑ์และเวอร์ชั่น (สำหรับโครงการ IT)

5. 
   

   
   เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม บันทึกการเปลี่ยนแปลงจะต้องสามารถติดตามการตัดสินใจและติดตามการดำเนินการของพวกเขาอย่างใกล้ชิด นอกจากข้อมูลจากแบบฟอร์มการสมัครคุณจะต้องจองพื้นที่สำหรับ:
   • การอนุมัติหรือการปฏิเสธการสมัคร
   • ลายเซ็นของผู้ที่จะอนุมัติหรือปฏิเสธใบสมัคร
   • กรอบเวลาสำหรับการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้
   • วันที่ที่การเปลี่ยนแปลงจะสิ้นสุด

6. 
   

   
   ติดตามการตัดสินใจที่สำคัญ นอกเหนือจากบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้วโครงการจะได้รับประโยชน์จากบันทึกการตัดสินใจที่สำคัญ ข้อความนี้สามารถทำให้คุณง่ายขึ้นในระยะยาวหรือช่วยในการติดตามโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในการจัดการ ไฟล์นี้ยังสามารถใช้เป็นแนวทางในการสื่อสารสำหรับลูกค้าหรือหน่วยงานที่กำกับดูแล สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งขอบเขตหรือข้อกำหนดของโครงการระดับความสำคัญหรือกลยุทธ์ที่จะนำมาใช้รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้
   • ผู้ริเริ่มโครงการ
   • วันที่ตัดสินใจ
   • สรุปเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจและแนวทางที่ใช้เพื่อเข้าถึงพวกเขา กรุณารวมเอกสารที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ