วิธีการนำเสนอจดหมาย

ผู้เขียน: Eugene Taylor

วันที่สร้าง: 9 สิงหาคม 2021

วันที่อัปเดต: 22 มิถุนายน 2024

เนื้อหา

ขั้นตอน
วิธีการ 1 จดหมายทางการค้าหรือจดหมายทางการ
วิธีการ 2 จาก 2: จดหมายที่เป็นมิตร
วิธีที่ 3 อีเมลทางการหรือการค้า
วิธีการ 4 อีเมลที่เป็นมิตร

ในบทความนี้: จดหมายทางการค้าหรือจดหมายทางการจดหมายทางการอีเมลทางการค้าหรือทางการอีเมลที่เป็นมิตร 6 การอ้างอิง

ในการส่งจดหมายคุณจะต้องพิจารณาประเภทของจดหมาย อันที่จริงมีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญขึ้นอยู่กับว่าจดหมายถูกส่งถึงเพื่อนหรือผู้รับอย่างเป็นทางการ นอกจากนี้คุณจะไม่ส่งจดหมายธรรมดาที่ส่งทางไปรษณีย์และอีเมลที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะเดียวกัน คำถามนี้อาจดูซับซ้อน แต่โปรดมั่นใจเพราะด้วยวิธีการเล็กน้อยคุณจะสามารถจัดรูปแบบตัวอักษรทั้งหมดได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอน

วิธีการ 1 จดหมายทางการค้าหรือจดหมายทางการ

ป้อนชื่อและที่อยู่ของคุณ คุณจะต้องทำที่ด้านบนของจดหมาย ป้อนที่อยู่เมืองจังหวัดหากจำเป็นและรหัสไปรษณีย์ จัดเรียงทุกอย่างทางด้านซ้ายด้วยระยะห่างบรรทัดเดียว
- เมืองจังหวัดและรหัสไปรษณีย์อยู่ในบรรทัดเดียวกัน คุณจะสำรองสายเพื่อทำเครื่องหมายที่อยู่
- คุณจะข้ามขั้นตอนนี้หากคุณใช้หัวจดหมายที่มีข้อมูลนี้ แน่นอนอย่าเขียนที่อยู่ของผู้ส่งสองครั้ง
ป้อนวันที่ด้านล่างที่อยู่ทันที เป็นวันที่เขียนจดหมายหรือวันที่จดหมายเสร็จสมบูรณ์
- วันที่ควรอยู่ในแนวเดียวกันเช่นที่อยู่ด้านบน
- เขียนวันที่อย่างถูกต้อง รูปแบบปกติอยู่ใน "วันเดือนปี" สำหรับรูปแบบอเมริกันมันแตกต่างกันเล็กน้อยเพราะเราเริ่มจากเดือนจากนั้นวันและในที่สุดปี ต้องเขียนเดือนเต็ม ใช้ตัวเลขสำหรับวันและปี ตัวอย่างเช่นคุณจะเขียน: 9 กุมภาพันธ์ 2013
ข้ามบรรทัดหลังวันที่ ดังนั้นที่อยู่จะถูกแยกออกจากส่วนถัดไป
ป้อนการอ้างอิง หากคุณมีการอ้างอิงที่จะรวมเขียนพวกเขาในบรรทัดที่แยกต่างหาก บรรทัดต้องเริ่มต้นด้วยตัวย่อ "อ้างอิง ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน (:)
- จัดตำแหน่ง e ของข้อมูลอ้างอิงไปทางซ้ายซึ่งไม่ควรเกินหนึ่งบรรทัด
- รวมการอ้างอิงในบรรทัดที่แยกต่างหากเมื่อตอบจดหมายที่คุณได้รับข้อเสนอการจ้างงานหรือคำขอข้อมูล
- ข้ามบรรทัดหลังการอ้างอิงเพื่อเน้น
ป้อนที่อยู่ผู้รับ มันอธิบายชื่อของเขาชื่อของเขาชื่อของ บริษัท ที่อยู่ตัวเองจังหวัดถ้ามีและรหัสไปรษณีย์
- จัดแนวข้อมูลนี้ไปทางซ้ายด้วยระยะห่างบรรทัดเดียว ชื่อของผู้รับจะต้องลงทะเบียนในสายอิสระเช่นเดียวกับชื่อของ บริษัท ชื่อและที่อยู่ ชื่อเมืองชื่อจังหวัดถ้ามีและรหัสไปรษณีย์จะต้องอยู่ในบรรทัดเดียวกัน
- หากคุณจัดส่งจดหมายต่างประเทศเขียนชื่อประเทศเป็นอักษรตัวใหญ่ในบรรทัดที่แยกต่างหากใต้ที่อยู่
- ส่งจดหมายถึงบุคคลที่ระบุโดยเขียนชื่อที่ถูกต้องเช่น "นาย" หรือ "นางสาว" ในกรณีที่มีความไม่แน่นอนก็ไม่ควรพูดถึงเรื่องนี้
- ข้ามบรรทัดหลังที่อยู่
เริ่มร่างจดหมายของคุณด้วยฟอร์มโทรออก คำทักทายทั่วไปเริ่มต้นด้วย "แพง" ตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้รับ ชื่อจะตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- แบบฟอร์มความอนุเคราะห์ควรจัดชิดซ้าย
- หากคุณไม่ทราบว่าเป็นผู้ชายหรือผู้หญิงคุณสามารถเขียนชื่อเต็มของบุคคลหรือเพียงแค่นามสกุลตามด้วยหน้าที่ของเขาภายใน บริษัท
- ข้ามสายหลังแบบฟอร์มการโทร
ระบุหัวข้อของจดหมายถ้าคุณต้องการ โดยทั่วไปแล้วหัวเรื่องของจดหมายทางการจะระบุก่อนหรือหลังการอ้างอิงในบรรทัดแยกที่เริ่มต้นด้วยคำว่า "วัตถุ" ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน
- คำสั่งจะต้องกระชับและเกี่ยวข้อง โดยทั่วไปแล้ว e ของวัตถุควรพอดีกับหนึ่งบรรทัด
- ตัวอักษรอย่างเป็นทางการในภาษาฝรั่งเศสมักจะมีบรรทัดที่สงวนไว้สำหรับวัตถุการปฏิบัตินี้ดูเหมือนจะไม่เป็นเรื่องธรรมดาในหมู่แองโกล - แซ็กซอน
- การกล่าวถึงวัตถุนั้นไม่ได้เป็นการยกเว้นให้คุณระบุการอ้างอิงของจดหมาย ในทางตรงกันข้ามหากจดหมายนั้นเขียนเป็นภาษาอังกฤษควร จำกัด ให้รวมเรื่องหรือการอ้างอิง แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง
- โดยทั่วไปแล้วบรรทัดต่อจากวัตถุนั้นสงวนไว้สำหรับการอ้างอิง ในอเมริกาเราข้ามบรรทัดไปหลังวัตถุ
เขียนคำแนะนำสั้น ๆ เริ่มด้วยย่อหน้าเล็ก ๆ เพื่อแนะนำและอธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ จัดแนวย่อหน้าด้านซ้ายหรือเลือกการจัดตำแหน่งที่ถูกต้องและอย่าลังเลที่จะเยื้องบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้า
เขียนเนื้อหาของจดหมาย ส่วนนี้มาหลังจากการแนะนำตัว มันจะต้องอยู่ในเรื่องของจดหมายของคุณและจบลงด้วยข้อสรุปที่สรุปทั้งหมด
- กระชับและใช้ระยะห่างเดี่ยวสำหรับแต่ละย่อหน้า อย่างไรก็ตามคุณจะต้องข้ามบรรทัดจากย่อหน้าหนึ่งไปยังย่อหน้าถัดไปและหลังย่อหน้าสุดท้าย
ลงท้ายด้วยวลีที่สุภาพ ตัวอย่างไม่ขาด คุณสามารถใช้สูตรที่ได้รับการสนับสนุนเช่น: "ฉันขอให้คุณรักรักการแสดงออกของการพิจารณาที่แตกต่างของฉัน" หรือสูตรปานกลางเช่น "ขอแสดงความนับถือ" อย่าลืมที่จะปรับความสุภาพเหมือนที่คุณทำในส่วนก่อนหน้า
- ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่อย่างชาญฉลาดและเหนือสิ่งอื่นใดเคารพกฎของไวยากรณ์และการสะกดคำ
เตรียมพื้นที่สำหรับลายเซ็นของคุณ เพียงอธิบายชื่อของคุณ กระโดดสามบรรทัดหลังแบบฟอร์มมารยาทก่อนที่จะทำเช่นนั้น ระบุหน้าที่ของคุณภายใต้ลายเซ็นของคุณด้วย
พูดถึงสิ่งที่แนบมากับจดหมายของคุณ หากคุณใส่เหรียญไว้ในจดหมายของคุณให้เขียนมันใต้ลายเซ็นของคุณ
- การบ่งชี้นี้ไม่จำเป็นหากคุณไม่มีชิ้นส่วนที่จะแนบ
- ใช้ช่วงเวลาที่ง่ายและจัดรายการของคุณไปทางซ้าย
ระบุชื่อย่อของพนักงานพิมพ์ดีด หากบุคคลอื่นพิมพ์จดหมายดังกล่าวหรือถ้าคุณเขียนให้บอกให้พนักงานของคุณเขียนอักษรย่อของเธอที่ด้านล่างของจดหมายใต้รายการสิ่งที่แนบมา
เซ็นชื่อในจดหมายหลังจากพิมพ์ เขียนชื่อของคุณด้วยมือโดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นตัวสะกดในช่องว่างระหว่างตัวอักษรท้ายและชื่อที่คุณพิมพ์ ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือแสดงให้ผู้รับทราบถึงความสำคัญที่คุณแนบกับจดหมายที่คุณกำลังส่ง

วิธีการ 2 จาก 2: จดหมายที่เป็นมิตร

ระบุวันที่ ต้องแสดงรายการที่ด้านบนของหน้าทางด้านขวา นี่คือวันที่คุณเขียนหรือกรอกจดหมาย
- เขียนวันที่ รูปแบบปกติอยู่ใน "วันเดือนปี" สำหรับรูปแบบอเมริกันมันแตกต่างกันเล็กน้อยเพราะเราเริ่มจากเดือนจากนั้นวันและในที่สุดปี เทคนิคนี้สงวนไว้สำหรับจดหมายทางการเท่านั้น คุณสามารถป้อนวันที่โดยใช้ตัวเลขเท่านั้น
- วันที่จะต้องจัดชิดด้านขวาของหน้า
เขียนแบบฟอร์มการโทรที่เป็นมิตร เป็นเรื่องปกติที่จะเริ่มต้นด้วย "แพง" แต่คุณสามารถใช้สูตรอื่น ๆ ที่คุ้นเคยมากขึ้นโดยใช้ชื่อของผู้รับถ้าลักษณะของความสัมพันธ์ของคุณช่วยให้คุณ
- สูตรการโทรควรจัดชิดซ้ายและตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เมื่อเขียนถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานคุณมักจะสามารถเขียนชื่อของเขาได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น: "Dear Jeanne"
- หากคุ้นเคยกับเสียงของตัวอักษรมันเป็นไปได้ที่จะแทนที่ "ที่รัก" ด้วยคำเช่น "hello" หรือ "hello"
- หากผู้รับเก่ากว่าคุณหรือหากคุณเป็นคนที่คุณให้ความเคารพให้พิจารณารวมถึงนามสกุลและชื่อที่ถูกต้องของความสุภาพเรียบร้อย ตัวอย่าง: "Dear Mrs. Robert"
- ข้ามบรรทัดระหว่างสูตรการโทรและเนื้อความของตัวอักษร
จัดโครงสร้างจดหมายของคุณ เขียนคำนำเนื้อหาของหัวเรื่องและบทสรุป การแนะนำและบทสรุปประกอบด้วยย่อหน้าสั้น ๆ แต่ส่วนที่เหลือของจดหมายมักจะสอดคล้องกันมากขึ้น
- จัดตำแหน่ง e ทางซ้ายหรือเลือกการจัดตำแหน่งที่ถูกต้องและอย่าลังเลที่จะเยื้องประโยคแรกของแต่ละย่อหน้า
- e หลักทั้งหมดจะต้องเว้นระยะเดียว โดยทั่วไปแล้วในจดหมายที่เป็นมิตรคุณจะไม่ข้ามบรรทัดหลังจากแต่ละย่อหน้า แต่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการอ่านจดหมายของคุณ
- ข้ามบรรทัดหลังประโยคสุดท้ายของ e หลักเพื่อแยกมันออกจากข้อสรุป
เขียนบทสรุปที่เหมาะสม "ขอแสดงความนับถือ" เป็นรูปแบบของความสุภาพแม้ในตัวอักษรที่เป็นมิตร หากเสียงนั้นคุ้นเคยเพียงพอคุณสามารถใช้สูตรดั้งเดิมที่น้อยลงได้ หากคุณอยู่ใกล้ให้ลอง "พบคุณเร็ว ๆ นี้" หรือ "พบกันใหม่"
- สูตรนี้ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค แต่ไม่รวมชื่อที่คุณพิมพ์
- จัดตำแหน่งสูตรมารยาทด้วยความเชื่องช้า
เข้าสู่ระบบโดยป้อนชื่อของคุณ ลายเซ็นของคุณจะต้องอยู่ภายใต้ข้อสรุป เป็นการดีที่สุดที่จะอธิบายชื่อของคุณด้วยคำพูดซ้อน
- คุณสามารถเซ็นชื่อด้วยชื่อของคุณหากความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับอนุญาต เพิ่มชื่อของคุณถ้ามันอาจไม่รู้จักคุณโดยการอ่านเฉพาะชื่อของคุณ

วิธีที่ 3 อีเมลทางการหรือการค้า

เริ่มด้วยการแนะนำตัว คุณจะต้องอธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างถูกต้องและรัดกุม คำอธิบายนี้จะต้องเขียนในเขตข้อมูลที่สงวนไว้สำหรับวัตถุและไม่ได้อยู่ในตัวของมันเอง
- หากผู้รับกำลังรออีเมลของคุณคุณสามารถ จำกัด ตัวเองเพื่อระบุการอ้างอิงของวัตถุ ในกรณีอื่น ๆ การเขียนคำอธิบายนี้อาจละเอียดอ่อนกว่า มีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเนื้อหาของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งพยายามกระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดอีเมล
เขียนแบบฟอร์มการโทร มักจะเป็นคำว่า "แพง" ตามด้วยชื่อของผู้รับหรือชื่อของ บริษัท
- ส่งจดหมายถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจงถ้าเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการส่งจดหมายไปยังผู้รับที่ไม่ได้กำหนด ใช้การแสดงออก "ซึ่งมันถูกต้อง" เป็นทางเลือกสุดท้าย
- ในภาษาฝรั่งเศสจะต้องใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังการโทรเข้า
- หากคุณลังเลระหว่าง "ท่านผู้หญิง" หรือ "ท่าน" ให้เขียนชื่อเต็มของผู้รับ
- ข้ามสายหลังแบบฟอร์มการโทร
เขียนจดหมายสั้น ๆ และให้ข้อมูล เช่นเดียวกับตัวอักษรอื่น ๆ คุณต้องมีการแนะนำเนื้อหาของเรื่องและบทสรุป เมื่อร่างลองสั้นและกระชับให้มากที่สุด
- จัด e หลักทางด้านซ้าย
- อย่าใช้การเยื้อง
- e จะต้องเว้นระยะเดียว อย่างไรก็ตามข้ามบรรทัดจากหนึ่งย่อหน้าไปยังถัดไปและหลังย่อหน้าสุดท้าย
เลือกแบบฟอร์มมารยาท มันจะถูกใช้เพื่อสรุปจดหมาย คุณมีทางเลือกระหว่าง "จริงใจ" หรือการแสดงออกอื่น วางเครื่องหมายจุลภาคหลังสูตรนี้
- จัดสูตรสูตรสุภาพด้านซ้ายและปฏิบัติตามกฎการสะกดคำโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่
- คุณยังสามารถใช้วลีอื่น ๆ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
พิมพ์ชื่อของคุณทันทีภายใต้ข้อสรุป ด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คุณอาจจะไม่สามารถลงชื่อด้วยมือได้
- จัดแนวชื่อของคุณทางด้านซ้าย
ป้อนข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านล่างของจดหมาย ข้ามบรรทัดหลังชื่อของคุณจากนั้นพิมพ์ที่อยู่ที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของเว็บไซต์หรือบล็อกของคุณ
- จัดแนวรายการนี้ไปทางซ้ายด้วยระยะห่างเดี่ยว ป้อนข้อมูลแต่ละรายการในบรรทัดแยกต่างหาก

วิธีการ 4 อีเมลที่เป็นมิตร

ระบุวัตถุ เริ่มต้นด้วยการป้อนคำอธิบายสั้น ๆ และถูกต้องของหัวเรื่องของอีเมลของคุณในช่องที่ให้ไว้ วิธีนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถวิเคราะห์หัวเรื่องได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะเปิดอีเมลของคุณ ดังนั้นเขาจะได้รับแจ้งและพร้อมที่จะอ่านเนื้อหาของคุณ
เริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มการโทรเข้า คุณมีทางเลือกระหว่างสูตรหลายสูตร โดยทั่วไปคุณจะเริ่มต้นด้วย "แพง" จากนั้นป้อนชื่อของผู้รับ
- จัดสูตรนี้ทางซ้าย
- หากคุณเขียนถึงเพื่อนสนิทคุณสามารถยกเลิกแบบฟอร์มนี้และเริ่มต้นด้วยการเขียนชื่อของคุณตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- ข้ามสายระหว่างแบบฟอร์มการโทรและอีเมล
เขียนของคุณ เช่นเดียวกับตัวอักษรอื่น ๆ e ของคุณจะต้องมีการแนะนำตัวเนื้อหาของเรื่องและบทสรุป อย่างไรก็ตามหากผู้รับเป็นเพื่อนสนิทการจัดรูปแบบนี้อาจไม่จำเป็น
จบอีเมลของคุณด้วยแบบฟอร์มความอนุเคราะห์ คุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ อย่างไรก็ตามคุณต้องปิดอีเมลแม้ว่าจะส่งถึงคนที่คุณรักก็ตาม
- หากผู้รับเป็นเพื่อนสนิทคุณสามารถปิดท้ายด้วยการใส่ชื่อของคุณทิ้งสูตรความสุภาพตามปกติ