วิธีจัดระเบียบการสาธิต

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 เตรียมการล่วงหน้าหลายเดือน
• ส่วนที่ 2 จัดระเบียบเมื่อสองสัปดาห์ก่อน
• ตอนที่ 3 24 ชั่วโมงก่อนงาน
• ส่วนที่ 4 การจัดการการจัดกิจกรรม

คุณอาจคิดว่าการจัดกิจกรรมเป็นงานที่หนักหน่วง อาจเป็นกรณีนี้ถ้าคุณไม่มีความรู้สึกขององค์กรหรือการวางแผน แต่มั่นใจได้เพราะเราจะเห็นกันว่าจะทำอย่างไรตั้งแต่การเตรียมการซึ่งสามารถอยู่ได้นานหลายเดือนจนถึงวันของเหตุการณ์

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 เตรียมการล่วงหน้าหลายเดือน

1. 
   

   
   กำหนดวัตถุของเหตุการณ์ วลีสำคัญหรือสองประโยคสามารถช่วยให้คุณกำหนดวัตถุประสงค์ของเหตุการณ์ได้อย่างชัดเจนและเพื่อให้เป็นไปตามบริบท คุณตั้งใจฝึกสมาชิกของชุมชนของคุณหรือไม่ คุณกำลังพยายามโน้มน้าวผู้บริจาคให้เป็นเงินทุนสำหรับโครงการของคุณหรือไม่? คุณต้องการที่จะให้เกียรติคนหรือกลุ่มคนหรือไม่? พยายามลดขอบเขตการกระทำของคุณ ไม่ว่าคุณจะทำอะไรให้การศึกษาชักชวนหรือให้เกียรติ ฯลฯ ตอบคำถาม: ทำไม คุณจะจัดระเบียบกิจกรรมนี้หรือไม่?
   • รับไปเป็นพันธกิจ กรอบความสำเร็จของคุณ เมื่อคุณรู้อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการทำอะไรมันจะง่ายสำหรับคุณที่จะลงมือทำ!

2. 
   

   
   กำหนดเป้าหมาย คุณต้องการทำอะไร อย่างแน่นอน ? ไม่ใช่จำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเกิดขึ้นหรือแม้ว่าจะมีการจัดกิจกรรมคุณต้องการให้มันออกมาจากเหตุการณ์นี้อย่างไร 5 คนที่หันหลังให้กับองค์ประกอบใหม่ขององค์กรของคุณ? ชุดสะสม€ 1,000? การเปลี่ยนแปลงของความคิด? ผู้ชมที่กระตือรือร้น?
   • ระบุสามสิ่งแรกที่คุณต้องการทำให้สำเร็จผ่านการจัดกิจกรรมของคุณและมุ่งเน้นที่การทำให้เกิดขึ้น คุณอาจมีเป้าหมายทางการเงินเป้าหมายทางสังคมและเป้าหมายส่วนบุคคล ขึ้นอยู่กับคุณเท่านั้น!

3. 
   

   
   
   
   รวบรวมอาสาสมัคร คุณจะต้องมีทีมที่ดีและมีทักษะที่แตกต่างกัน อาสาสมัครของคุณสามารถช่วยคุณได้หลายวิธีเช่นการเตรียมโปรแกรมการเชิญและโปสเตอร์หรือการเป็นเจ้าภาพผู้เข้าร่วมและจัดการหลังจากเหตุการณ์ กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาสามารถช่วยคุณทำงานให้สำเร็จลุล่วง และถ้าคุณสามารถมีอาสาสมัครคุณสามารถไว้ใจได้!
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการและสมาชิกในทีมของคุณเคารพตารางการทำงานของคุณ การทำงานร่วมกันสามารถทำให้ง่ายขึ้นมาก เมื่อคุณขอให้พวกเขายืมมือตั้งแต่แรกเริ่มชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังและระดับการมีส่วนร่วมของพวกเขา
   • หากคุณไม่สามารถจ้างอาสาสมัครได้จ้างทีม! ทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะของเหตุการณ์ที่คุณกำลังจัดระเบียบ ผู้จัดการของไซต์โฮสต์ของกิจกรรมของคุณสามารถนำทีมของคุณไปจัดการมิฉะนั้นคุณสามารถผ่านหน่วยงานชั่วคราว

4. 
   

   
   เตรียมงบประมาณ คุณต้องรวมงบประมาณค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้ทั้งหมดรายได้การบริจาคและค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด หากคุณไม่ได้งบประมาณคุณจะจบลงด้วยการรวมกลุ่มของตั๋วเงินในมือของคุณกระเป๋าเงินที่ว่างเปล่าและไม่มีความคิดเกี่ยวกับปัญหาล่าสุด เป็นจริงตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในวันที่มีเหตุการณ์
   • มองหาวิธีลดต้นทุนของคุณ คุณสามารถรับสมัครอาสาสมัครที่จะทำงานได้ฟรีหรือไม่ คุณสามารถเลือกเว็บไซต์ที่มีราคาถูกกว่าเช่นบ้านของเพื่อนของคุณได้หรือไม่? โปรดจำไว้ว่าการจับคู่ที่เรียบง่าย แต่ประสบความสำเร็จนั้นน่าประทับใจมากกว่าเหตุการณ์ที่กำลังจะมา แต่มันกลับกลายเป็นความล้มเหลว

5. 
   

   
   
   
   ตัดสินใจที่ไหนและเมื่อไหร่ นั่นคือสิ่งที่ สำคัญที่สุด ทำเมื่อถึงเหตุการณ์ของคุณอะไรคือสถานที่และวันที่ที่จะทำให้ใครบางคนพูดว่า: "ใช่ฉันจะเห็นสิ่งนั้น! เลือกเวลาที่ทุกคนฟรีสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่ายและบางสิ่งในมือคุณ!
   • ตรวจสอบปฏิทินกิจกรรมในพื้นที่ของคุณและกำหนดผู้ชมของคุณ หากคุณกำหนดเป้าหมายไปยังคนที่ใช้เวลาอยู่ที่บ้านตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือการจัดการประชุมของคุณในพื้นที่ใกล้เคียงในระหว่างวันอาจเสนอการดูแลเด็ก แต่ถ้าคุณกำหนดเป้าหมายนักเรียนควรจัดประชุมในตอนกลางคืนในใจกลางเมือง หากคุณสามารถไปที่ผู้ชมของคุณ พบแล้ว.
   • แน่นอนในบางกรณีคุณจะถูกบังคับให้จองเว็บไซต์ของคุณ ติดต่อบุคคลที่รับผิดชอบเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณจะใช้โดยเร็วที่สุด อย่าลืมเขาอาจจะยุ่งเหมือนคุณ!

6. 
   

   
   คิดถึงการขนส่ง คุณต้องการโลจิสติกส์สำหรับทุกสิ่ง สิ่งที่จะเป็นไปได้ที่จอดรถ? การเข้าถึงคนพิการมีความหมายอย่างไร? คุณสามารถทำอะไรได้บ้างขึ้นอยู่กับขนาดของสถานที่นัดพบ? คุณต้องการอุปกรณ์อะไร คุณต้องการรายการเพิ่มเติมใดเช่นเครื่องดื่มป้ายโบรชัวร์และต้องการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม คุณต้องการคนจำนวนกี่คนเพื่อให้กิจกรรมดำเนินไปอย่างราบรื่น?
   • คิดถึงปัญหาทั้งหมดนี้กับทีมของคุณและหารือเกี่ยวกับปัญหาทุกด้าน คุณสามารถคาดการณ์เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันและหลีกเลี่ยงได้หรือไม่? มีแขกพิเศษที่จะเข้าร่วมหรือไม่? คุณต้องทำการยกเว้นไหม

7. 
   

   
   คิดถึงการตลาดและการโฆษณา ในขณะที่คุณอยู่ที่นั่นทำโปสเตอร์ มันจะต้องมีวันที่, สถานที่, เวลา, ชื่อของแขก, ชื่อและธีมหรือสโลแกนของกิจกรรม เนื่องจากคุณยังอยู่ในช่วงเริ่มต้นคุณสามารถใช้เวลาในการชำระรายละเอียดเหล่านี้ อย่างไรก็ตามมันเป็นเรื่องที่น่าสนใจที่จะสร้างบันทึกชั่วคราวเพื่อให้มีมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับองค์กรของคุณ!
   • ลองคิดหาวิธีอื่นในการเผยแพร่ข้อมูล ไอเอ็นจี? ส่งจดหมายหรือไม่ Facebook หรืออีกครึ่งเว็บไซต์กิจกรรมอื่น ๆ (ข้อมูลเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย)? คุณต้องการอะไร ก่อนที่ เหตุการณ์เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมและสิ่งที่คุณต้องการจะเป็น สำหรับ กิจกรรมเพื่อรักษาผลประโยชน์ของพวกเขา

8. 
   

   
   ได้รับการจัด เป็นไปได้ว่าในขณะที่ทุกอย่างกำลังสับสนในหัวของคุณและคุณไม่ทราบว่าจะเริ่มอย่างไร หายใจลึก ๆ และเปิด Excel เตรียมปฏิทินชั่วคราวของกิจกรรมของคุณ สร้างสเปรดชีตเล็กน้อยเพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณ สิ่งนี้อาจดูเหมือนไม่จำเป็น แต่ในอีกสองเดือนคุณจะแสดงความยินดีกับตัวเองที่ทำงานนี้
   • สำหรับแต่ละกิจกรรมเตรียมกำหนดเวลาด้วยกำหนดเวลา เขียนชื่อของผู้ทำงานร่วมกันของคุณและระบุงานของพวกเขาและช่วงเวลาของการดำเนินการ ดังนั้นคุณสามารถจัดระเบียบและตอบคำถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมี

ส่วนที่ 2 จัดระเบียบเมื่อสองสัปดาห์ก่อน

1. 
   

   
   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี กำหนดวันที่และสถานที่จัดงานของคุณเลือกแขกผู้มีเกียรติพนักงานของคุณรูปแบบและสโลแกนของกิจกรรมของคุณ ปัญหาที่อาจทำให้เกิดปัญหาคืออะไร คำถามที่สามารถเกิดขึ้นได้ในนาทีสุดท้ายคืออะไร ณ จุดนี้คุณจะต้องสรุปรายละเอียดทั้งหมดให้ครบถ้วน

2. 
   

   
   รวมตัวกับทีมของคุณ รับงบประมาณตารางเวลาและอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติจากสมาชิกในทีมและผู้จัดการของคุณ เวลาได้มาถึงเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหาทั้งหมด พนักงานของคุณเข้าใจหรือไม่ว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้าง? พวกเขารู้สึกสบายใจกับขั้นตอนทั้งหมดหรือไม่?
   • อีกครั้งรวบรวมกับผู้ทำงานร่วมกันและอาสาสมัครของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เป็นไปได้ เป็นเวลาที่เหมาะที่สุดในการพัฒนาแผนปฏิบัติการ
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณไม่มีปัญหาภายใน ติดต่อกับผู้นำและสมาชิกของแต่ละกลุ่มรวมถึงอาสาสมัครของคุณ

3. 
   

   
   มอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้ทำงานร่วมกันบางคนของคุณและมอบหมายประสบการณ์ให้พวกเขาประสานงานกิจกรรมทั้งหมด หากเป็นเหตุการณ์ที่ยิ่งใหญ่ให้ชาร์จหลาย ๆ คนเพื่อประสานงานหลายกิจกรรมภายใต้การดูแลของบุคคลเดียวที่รับผิดชอบ จำไว้ว่าสมาชิกของกลุ่มต้องเชื่อใจหัวหน้ากลุ่ม
   • ในวันของเหตุการณ์พิจารณามอบหมายหนึ่งหรือสองคนเพื่อพบปะและทักทายผู้เข้าร่วมเมื่อพวกเขามาถึงที่เกิดเหตุ โดยหลักการแล้วมันคือคณะกรรมการฝ่ายต้อนรับที่รับผิดชอบให้กำลังใจทุกคนและให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าอยู่ในมือที่ดี

4. 
   

   
   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ทันสมัย คุณอาจใช้ Facebook และมีเว็บไซต์อื่นอีกหลายแห่งที่คุณสามารถใช้เพื่อโปรโมตกิจกรรมของคุณได้ดีขึ้น Eventbrite, Evite และ Meetup เป็น 3 เว็บไซต์ที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องนึกถึง หากคุณยังไม่รู้จักให้ไปที่อินเทอร์เน็ตทันที!
   • และแน่นอนอย่าลืมเว็บไซต์ของคุณบล็อกหรือหน้า Facebook ของคุณหากคุณมี คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนโพสต์รูปภาพและจัดการคำขอตอบกลับของคุณ (RSVP) ยิ่งคุณตื่นตัวมากเท่าไหร่ทุกคนก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

5. 
   

   
   ขอให้ผู้ได้รับมอบหมายให้ทุนและสนับสนุนกิจกรรมบางอย่าง คุณจะต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายหลายอย่างในช่วงวันถัดไปและคุณจะไม่จ่ายทุกอย่างออกจากกระเป๋าของคุณ! รวบรวมเงินสักเล็กน้อยเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นเช่นการเช่าห้องและอุปกรณ์และผู้ให้บริการอาหาร คุณอาจต้องจ่ายเงินสำหรับบางสิ่งหรือบริการ
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีกระบวนการจัดการที่เพียงพอสำหรับการรับการยืนยันและการเรียกเก็บเงินบริการที่คุณต้องการ คุณต้องติดตามทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อที่คุณจะสามารถอ้างอิงได้ในภายหลังเพื่อให้คุณจัดระเบียบตัวเองได้เร็วขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคู่ค้าของคุณกำลังทำอะไรผิด

6. 
   

   
   โฆษณากิจกรรมของคุณ จัดทำโบรชัวร์จัดทำโฆษณาแจ้งสื่อจัดทำจดหมายตรงโทรศัพท์โทรส่งกลุ่มไปยังกลุ่มและเยี่ยมชมผู้เข้าร่วมหรือผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพ มีอะไรอีกที่ต้องทำเพื่อกระตุ้นให้คนมา? ระมัดระวังในการเผยแพร่ข้อมูลที่สมบูรณ์ซึ่งทำให้มีที่ว่างเหลือน้อยสำหรับคำถาม แต่สุดท้ายคุณก็ต้องการกระตุ้นความอยากรู้ของผู้ชมของคุณ!
   • กำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ หากคุณพยายามเข้าถึงผู้อาวุโสคุณจะไม่เสียเวลาในการส่งพวกเขา snapchats. ไปที่สถานที่ที่ผู้เข้าร่วมของคุณแวะเวียนมาและใช้เครื่องมือที่พวกเขาคุ้นเคย มุ่งมั่นที่จะเข้าถึงได้ง่ายและประพฤติตนตามปกติ

7. 
   

   
   รวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับกิจกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่นเหรียญเกมของที่ระลึกเล็ก ๆ น้อยรางวัลหรือใบรับรอง มีหลายสิ่งหลายอย่างและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ไม่สามารถสังเกตเห็นได้ด้วยตาที่ไม่มีประสบการณ์ แต่คุณรู้ว่าทุกซอกทุกมุมและสิ่งที่สามารถเข้าไปได้ และอย่าลืมโต๊ะเก้าอี้ระบบเสียงโปสเตอร์ผ้าปูโต๊ะและสิ่งสำคัญเหล่านี้!
   • คำถามนี้เพียงอย่างเดียวสมควรที่จะได้รับเซสชันการทำงานทั้งหมดกับพนักงานของคุณ อย่าหยุดคิดจนกว่าจะเจอ 5 อย่างเช่นปากกาชุดปฐมพยาบาลแบตเตอรี่ไอศกรีมและส่วนต่อขยาย คุณต้องทำให้แน่ใจว่าคุณมีทุกอย่างครอบคลุมทุกราคา

8. 
   

   
   จัดระเบียบตัวเองเพื่อ ทั้งหมด. จัดทำเพื่อถ่ายภาพและวิดีโอ จัดระเบียบการเคลื่อนไหวของแขก จัดเตรียมอาหารและทีมทำความสะอาดด้วย รายการสามารถขยายได้ทุกวัน แต่เป็นเรื่องปกติเพราะคุณกำลังจัดกิจกรรมของคุณ!
   • ดูแลอาหารและเครื่องดื่ม ถึงเวลาวางแผนสิ่งอำนวยความสะดวกพิเศษเช่นสถานที่สำหรับผู้พิการเป็นต้น ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมบางคนเป็นมังสวิรัติหรือมีความต้องการอาหารพิเศษ
   • จัดหาเก้าอี้โต๊ะชุดไมโครโฟนลำโพงคอมพิวเตอร์โปรเจคเตอร์คริสตัลเหลว (LCDs), โพเดียมและอุปกรณ์ทั้งหมดที่จำเป็นในการติดตั้งเว็บไซต์อย่างถูกต้อง

9. 
   

   
   เตรียมรายชื่อบุคคลที่จะติดต่อ คุณจะต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่และพนักงานของคุณทั้งหมด ในทำนองเดียวกันเตรียมรายชื่อวีไอพีและซัพพลายเออร์ของคุณ รายการเหล่านี้จะเป็นประโยชน์หากมีใครหมิ่นประมาทหรือช้า
   • สมมติว่าคนขายอาหารของคุณมาสาย? คุณรู้วิธีการทำ คุณนำรายชื่อที่สวยงามของคุณและให้พวกเขาโทร พวกเขาคิดว่าคุณกำลังจะไปจริง ๆ ขอ หมูที่ถูกดึง 100 กิโลกรัม? ก็ไม่เป็นไร คุณให้รายชื่อแก่Françoisและขอให้เขาไปกับรถบรรทุกตามที่อยู่ที่ระบุไว้ และนั่นมัน! ตอนนี้คุณรู้ว่าคุณต้องทำอะไรหยุดใช้งานหรือให้แม่นยำยิ่งขึ้นด้วยการสื่อสารรายละเอียดของคุณ!

10. 
    

    
    ไปที่สถานที่จัดงานกับพนักงานของคุณ ทัวร์ชมและตรวจสอบพื้นที่จอดรถห้องสุขาห้องสีเขียวทางเข้าและออกอย่างระมัดระวัง ค้นหาสถานที่ใกล้เคียงที่คุณสามารถถ่ายเอกสารหรือโทรออกและซื้อสินค้าในกรณีฉุกเฉิน ในคำหนึ่งพยายามที่จะรู้ว่าภูมิประเทศเป็นกระเป๋าของคุณ
    • พูดคุยกับผู้ติดต่อของคุณ เขา / เธอต้องรู้จักสถานที่ดีกว่าทุกคน มีปัญหาเฉพาะที่คุณต้องรู้หรือไม่? มีการ จำกัด เวลาหรือไม่? คุณต้องปิดประตูบ้างไหม? พระเจ้าจะทรงห้ามไม่ให้มีการซ้อมหนีไฟเป็นประจำในระหว่างการประท้วงหรือไม่?

ตอนที่ 3 24 ชั่วโมงก่อนงาน

1. 
   

   
   ใจเย็น ๆ คุณมาถึงตอนท้ายประโยคแล้ว เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ความคิดของคุณชัดเจนและอยู่ในการติดตาม คุณใช้เวลาหลายเดือนในการเตรียมตัว! ทุกอย่างจะดี หากคุณสงบสติอารมณ์ทีมของคุณจะทำตัวเหมือนคุณและเหตุการณ์จะเกิดขึ้นในสภาพที่ดี ยิ่งกว่านั้นทุกอย่างจะเสร็จอย่างรวดเร็ว!
   • คุณเกือบจะสิ้นสุดประโยคอย่างจริงจังแล้ว คุณได้วางแผนทุกอย่างคุณคิดถึงปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมด หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นคุณจะเอาชนะความยากลำบากได้ และจำไว้ว่าจะไม่มีใครโทษคุณ แขกที่มีเสียงดังอาหารปานกลางไม่ต้องกังวลมากนักเพราะผู้เข้าร่วมรู้ว่าคุณไม่สามารถควบคุมทุกอย่างได้ ดังนั้นผ่อนคลายทุกอย่างจะดี

2. 
   

   
   ดำเนินการตรวจสอบล่าสุดกับทีมของคุณ ให้แน่ใจว่าคุณได้บอกทุกคนถึงเวลาของเหตุการณ์และวิธีการเดินทาง คุณไม่ต้องการวันของเหตุการณ์พนักงานของคุณทุกคนถามคุณในเวลาเดียวกันที่ประตูบริการที่ศักดิ์สิทธิ์นี้
   • แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับคำถามก็ตามให้พยายามประเมินพฤติกรรมของพนักงานของคุณให้ดีที่สุด พวกเขาพอใจกับคำอธิบายงานของพวกเขาหรือไม่? พวกเขาได้กลิ่นระหว่างพวกเขาหรือไม่? ถ้าไม่พูดคุยกับพวกเขาและพยายามที่จะรีดความยากลำบากด้วยกัน บางทีบางคนอาจจะรู้สึกสบายใจที่จะทำอย่างอื่นหรือทำงานกับคนอื่น

3. 
   

   
   ตรวจสอบคำเชิญและคำตอบทั้งหมดที่คุณได้รับ จัดทำรายชื่อแขกและเรียกเก็บเงินจากคนเพื่อนับจำนวนของแขก ในกรณีส่วนใหญ่จำนวนคนที่เข้าร่วมจะเป็น ต่าง ของคนที่ตอบกลับ คุณอาจได้รับคำตอบ 50 คำตอบและท้ายด้วย 5 หรือ ปัจจุบันมี 500 คน ดังนั้นแม้จะรู้จำนวนการตอบสนองที่คุณได้รับให้เตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่รุนแรง!
   • ในขณะที่คุณอยู่ที่นั่นเตือนกิจกรรมให้แขกผู้มีเกียรติของคุณ คุณจะประหลาดใจกับจำนวนคนที่จะพูดว่า "ใช่แล้วใช่แล้ว! เป็นวันพรุ่งนี้ใช่มั้ย คุณสามารถหลีกเลี่ยงการกำกับดูแลโดยการโทรหรือส่ง SMS อย่างง่าย

4. 
   

   
   ไปที่สถานที่จัดงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อมแล้ว ห้องพักสะอาดและว่างหรือไม่ ติดตั้งอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ มีการทดสอบการทำงานที่ดีหรือไม่? คุณสามารถติดตั้งอุปกรณ์ล่วงหน้าได้หรือไม่ถ้าจำเป็น? พนักงานพร้อมหรือยัง
   • ตรวจสอบว่ามีคนเข้าร่วมในการตรวจสอบเหตุการณ์เพียงพอหรือไม่ แน่นอนว่ามันจะดีกว่าเสมอที่จะมีคนเพิ่มขึ้น คุณอาจต้องการคนที่สามารถทำการแข่งขันเร่งด่วนเป็นเจ้าภาพแขกผู้มีเกียรติหรือสร้างเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน; หรือเพื่อรับกาแฟเพียง

5. 
   

   
   เตรียมชุดผู้เข้าร่วม แต่ละชุดอาจประกอบด้วยขวดน้ำอาหารว่างของว่างโน๊ตบุ๊คปากกาหนังสือเล่มเล็กและข้อมูลที่จำเป็น คุณยังสามารถรวมความทรงจำเล็ก ๆ มันเป็นรายละเอียดที่จะผลักดันให้ผู้เข้าร่วมคิดว่าเหตุการณ์นั้นได้รับการออกแบบมาอย่างดีและมีการจัดการที่ดี และพวกเขาจะคิดว่าคุณดูแลทั้งคู่!
   • สามารถสำรองไว้สำหรับแขกหรือพนักงานของคุณหรือทั้งสองอย่าง! ใครไม่ชอบรับบาร์กราโนล่าและปากกา?

6. 
   

   
   ทำสคริปต์ มันเป็นรายการที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจัดตามตารางและห้อง จัดทำโปรแกรมหมดเวลาสำหรับกิจกรรมสำคัญ โครงสร้างของแบบฟอร์มขึ้นอยู่กับคุณ พยายามอย่าโหลดเพื่อให้อ่านง่าย
   • หากคุณเป็นคนพิถีพิถันและขยันจริง ๆ คุณสามารถสร้างได้ หลาย สคริปต์ ผู้พูดอาจขอรายชื่อลำโพงอื่น ๆ จากคุณพร้อมระบุตำแหน่งและตาราง ทีมของคุณจะต้องการรายการอุปกรณ์ตารางเวลาและกฎการทำความสะอาด หากคุณมีเวลาเตรียมความพร้อมรายการเหล่านี้อาจมีประโยชน์

7. 
   

   
   เตรียมรายการตรวจสอบของการกระทำที่จะทำในช่วงเหตุการณ์ มันจะเป็นความหายนะถ้าคุณอยู่ที่นั่นทุกอย่างอยู่ที่นั่นทุกคนอยู่ที่นั่นและทันใดนั้นคุณก็ตระหนักว่าคุณลืมแก้วกาแฟ 1,200 แก้วที่บ้าน คุณจะทำลายทุกอย่าง ดังนั้นทำรายการตรวจสอบและนำทุกสิ่งที่คุณต้องการไปกับคุณ!
   • หากสิ่งต่าง ๆ มีแนวโน้มที่จะสะสมมอบหมายงานเฉพาะให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ ดังนั้นในวันที่เกิดเหตุการณ์คุณจะไม่เสียเวลาในการวิ่งไปทางซ้ายและขวา มืออีกสองมือช่วยแบ่งเบาภาระ ... ตามที่พูดไป

ส่วนที่ 4 การจัดการการจัดกิจกรรม

1. 
   

   
   ร่วมงานกับเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครของคุณก่อนเวลางาน ตรวจสอบว่าทุกคนอยู่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างถูกต้อง มีคำถามในนาทีสุดท้ายหรือไม่ หากคุณมีเวลาเหลือให้แจกเครื่องดื่มบอกให้กำลังใจสักสองสามคำจากนั้นให้หยุดพัก! คุณสมควรได้รับมัน คุณพร้อมแล้ว
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดงานสวมตราที่โดดเด่นหรือตราอื่น ๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็น บางครั้งความเหนื่อยล้าที่สวมใส่ไม่เพียงพอ

2. 
   

   
   ติดตั้งทุกอย่าง ทั้งภายในและภายนอก คุณต้องแขวนลูกโป่งที่กล่องจดหมายหรือป้ายที่มุมห้องหรือไม่? คุณคิดอย่างไรกับประตูและโถงทางเข้าหลัก? หากผู้เข้าร่วมต้องสำรวจเส้นทางที่ซับซ้อนให้วางป้ายมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อนำทางพวกเขาให้ดีขึ้น
   • อย่าลืมแบนเนอร์ต้อนรับและแบนเนอร์ข้อมูลที่มีประโยชน์มาก อย่าลืมทำให้ผู้เข้าร่วมค้นหาสถานที่ของเหตุการณ์ได้ง่ายขึ้น มันไปโดยไม่บอก!
   • ติดตั้งแผนกต้อนรับและลงทะเบียน เมื่อมาถึงไซต์ผู้เข้าร่วมควรสังเกตสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อชี้นำตนเอง มิฉะนั้นพวกเขาอาจวิ่งเป็นวงกลมและรู้สึกอึดอัดคุณจำคณะกรรมการต้อนรับที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้หรือไม่? วางคนที่ทางเข้าเพื่อทักทายผู้เข้าร่วมและตอบคำถามของพวกเขา
   • โพสต์เพลง! มันสามารถปัดเป่าความลำบากใจใด ๆ ที่จะเพิ่มอารมณ์

3. 
   

   
   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลสำคัญตระหนักถึงเหตุการณ์ หากผู้พูดสายให้ปรับตารางเวลาของคุณและแจ้งผู้ที่สนใจ หากมื้ออาหารนั้นใช้เวลานานกว่าที่คาดคุณต้องแจ้งเตือนให้พวกเขาเปลี่ยนโปรแกรม มันเป็นเรื่องยากสำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่จะไปตามกำหนดเวลาดังนั้นโปรดแจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น

4. 
   

   
   ถ่ายรูป! คุณอาจต้องการเก็บความทรงจำของเหตุการณ์ และการเห็นใครสักคนที่เดินไปรอบ ๆ พร้อมกับกล้องสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมตื่นเต้น อย่าลืมแบนเนอร์ของสปอนเซอร์ของคุณทางเข้าแผนกต้อนรับ ฯลฯ บางทีคุณสามารถใช้พวกเขาในปีหน้า!
   • ถ้าเป็นไปได้ขอให้เพื่อนของคุณหรือช่างภาพมืออาชีพดูแลรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้ มีคุณพอที่จะทำ! แต่คุณต้องดูแลแขกของคุณดังนั้นรับคนที่จะดูแลรูปถ่าย ฯลฯ

5. 
   

   
   เสนอของที่ระลึก ผู้เข้าร่วมของคุณอาจได้เรียนรู้บางสิ่งด้วยการเข้าร่วมกิจกรรมของคุณและคุณต้องการให้พวกเขาคิดถึงบางสิ่งบางอย่างหรือถามคำถามหรือคิดถึงการลงมือทำ ดังนั้นจงแจกใบปลิวหรือสิ่งที่พวกเขาสามารถนำติดตัวไปด้วยเพื่อให้แนวคิดแก่พวกเขา ทำหน้าที่ หลังจากเหตุการณ์
   • อย่าลืมสร้างฟอรัมสำหรับคำติชม ให้โอกาสแก่ผู้เข้าร่วมในการติดตามพูดในสิ่งที่พวกเขาคิดแนะนำการปรับปรุงและแบ่งปันความปรารถนาสำหรับเหตุการณ์ต่อไป และแน่นอนพวกเขาจะทำให้มันง่ายขึ้นได้อย่างไร!

6. 
   

   
   ทำความสะอาดบริเวณแผนกต้อนรับ! ยกมิเตอร์ไฟฟ้าหยิบป้ายเอาตาราง ฯลฯ นำสถานที่กลับมาอยู่ในสถานการณ์เดิมเหมือนเมื่อก่อนเหตุการณ์ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากคุณเช่าห้องและต้องการกลับมาอีก เจ้าของอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากคุณซึ่งคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้เป็นอย่างอื่น แบ่งงานเพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างง่ายดาย
   • ตรวจสอบว่าไม่มีสิ่งใดล้ำค่าที่ถูกลืม ณ จุดนั้นและหากเป็นเช่นนั้นให้ตั้งค่าบริการด้านอสังหาริมทรัพย์ที่สูญหาย
   • นำความสนใจของบุคคลที่รับผิดชอบสถานที่ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกิจกรรม ดีกว่าที่จะซื่อสัตย์และตรงไปตรงมา
   • ดูแลขยะและทำในสิ่งที่คุณต้องการ บริการทำความสะอาดจะดูแลปัญหานี้

7. 
   

   
   ดูแลงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการจัดงานของคุณ ในความเป็นจริงมันขึ้นอยู่กับลักษณะของเหตุการณ์ที่เป็นปัญหา อาจเป็นได้ว่าคุณไม่ต้องทำอะไรมากมาย แต่คุณสามารถจบลงด้วยรายชื่อผู้คนมากมายเพื่อขอบคุณและสูตรการจัดการ นี่คือความคิดบางอย่างที่จะเริ่มต้น
   • ขอบคุณสมาชิกในทีมอาสาสมัครและผู้สนับสนุนทุกท่าน คุณไม่สามารถสร้างกิจกรรมของคุณได้หากไม่มีพวกเขา!
   • อัปเดตและจบบัญชีของคุณ งานนี้จะต้องเสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด เป็นการดีกว่าที่จะมีการปรับรายละเอียดขั้นต่ำ
   • จัดงานเลี้ยงต้อนรับขอบคุณสำหรับทุกคนที่ช่วยคุณพนักงานของคุณจะต้องรู้สึกชื่นชมและผู้บริจาคของคุณรู้สึกว่าพวกเขามีส่วนร่วมในสาเหตุที่ดี
   • แจกของที่ระลึกหรือโบรชัวร์ที่เกี่ยวข้องให้กับประชาชน
   • แจกจ่ายให้กับผู้สนับสนุนและผู้คนที่เกี่ยวข้องแบ่งปันสูตรของพวกเขา
   • โพสต์ภาพถ่ายของกิจกรรมบนเว็บไซต์ของคุณ

8. 
   

   
   จัดประชุมการประเมินผลหลังจากเหตุการณ์เพื่อปรับปรุงองค์กรของคุณในอนาคต ตอนนี้คุณทำทุกอย่างสำเร็จแล้วมีสิ่งที่คุณสามารถทำได้แตกต่างกันไปไหม สิ่งใดทำงานได้ดีและใช้งานไม่ได้ คุณตกลงที่จะจัดระเบียบกิจกรรมดังกล่าวอีกครั้งหรือไม่ คุณเรียนรู้อะไร
   • หากคุณได้รับข้อเสนอแนะให้พิจารณาสิ่งนี้ หากแขกของคุณทำไม่ได้ขอให้พนักงานทำ! พวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้? อย่างน้อยพวกเขาชื่นชมตัวเองหรือไม่ แน่นอนเพราะพวกเขามีบาร์กราโนล่าและปากกาใช่มั้ย