วิธีจัดการกับลูกหนี้

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 การกำหนดวิธีปฏิบัติเครดิต
• ส่วนที่ 2 ลูกค้าแจ้งหนี้
• ส่วนที่ 3 ติดตามลูกหนี้
• ส่วนที่ 4 ใช้วิธีการบัญชีลูกหนี้

หากคุณเป็นเจ้าของสถาบันเครดิตและให้เครดิตกับลูกค้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดขั้นตอนสำหรับลูกหนี้การค้า เครดิตลูกค้าคือเมื่อคุณอนุญาตให้ลูกค้าของคุณรับบริการหรือเข้าครอบครองสินค้าทันทีเพื่อแลกกับสัญญาที่จะจ่ายให้คุณในภายหลัง กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณอนุญาตให้เขาครอบครองผลิตภัณฑ์ของคุณก่อนที่จะจ่ายให้คุณ หากคุณรับบัตรเครดิต บริษัท ที่ออกหลักทรัพย์จะจัดการความเสี่ยง ในกรณีที่ลูกค้าต้องชำระด้วยเช็คหรือเงินสดคุณต้องตรวจสอบการชำระเงินและจัดการความเสี่ยง การจัดการกับลูกหนี้การค้าประกอบด้วยการตั้งค่าขั้นตอนการให้สินเชื่อสินเชื่อการสร้างใบแจ้งหนี้เก็บใบแจ้งการชำระเงินที่ได้รับและดำเนินการทางบัญชี

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 การกำหนดวิธีปฏิบัติเครดิต

1. 
   

   
   พัฒนาขั้นตอนการสมัครเครดิต ตรวจสอบว่าคุณต้องการให้เครดิตแก่บุคคลหรือเฉพาะกับ บริษัท ขอให้ลูกค้าของคุณกรอกใบสมัครเพื่อประเมินความน่าเชื่อถือ ตรวจสอบบัญชีของผู้สมัครเครดิตทั้งหมด
   • บุคคลต้องระบุชื่อข้อมูลการติดต่อข้อมูลการจ้างงานและหมายเลขประกันสังคม
   • ธุรกิจจะต้องให้ชื่อธุรกิจของพวกเขาข้อมูลการติดต่อสำหรับแผนกบัญชีของพวกเขาประวัติเครดิตจาก บริษัท อื่น ๆ และชื่อของกรรมการของพวกเขา

2. 
   

   
   กำหนดเงื่อนไขการขายทั่วไป พัฒนาเอกสารอธิบายความต้องการของคุณและภาระหน้าที่ของลูกค้า นอกจากนี้ยังระบุวันที่ครบกำหนดของการชำระเงิน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุได้ว่าจะต้องชำระเงินภายใน 30 วันนับจากวันที่ซื้อ ระบุจำนวนดอกเบี้ยที่ต้องชำระสำหรับการชำระล่าช้า ระบุว่าลูกค้าจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมสำหรับเช็คคืนหรือเรียกเก็บหนี้
   • ผู้สมัครเครดิตจะต้องสามารถลงนามในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้อ่านและทำความเข้าใจข้อ

3. 
   

   
   
   
   เคารพกฎหมายด้านเครดิตของผู้บริโภค เครดิตของผู้บริโภคเป็นสัญญาที่ผู้ให้กู้ยืมแก่ผู้ยืม (บุคคลธรรมดาหรือ บริษัท ทางการเงิน) เป็นเงินจำนวนที่สามารถขอคืนได้เพื่อนำเงินไปซื้อสินค้าและบริการ ในประเทศฝรั่งเศสกฎหมายลาการ์ดได้ปฏิรูปสินเชื่อผู้บริโภคเพื่อคุ้มครองผู้บริโภค กฎหมายนี้ยังกำหนดภาระหน้าที่ใหม่ให้กับผู้ให้กู้ นี่คือบทบัญญัติบางประการที่กฎหมายนี้มีให้
   • ผู้ให้กู้ไม่ควรโฆษณาเครดิตที่ปรับปรุงสถานการณ์ของลูกค้าในทางใดทางหนึ่ง
   • ผู้ให้กู้มีอิสระที่จะเลือกประกันที่เหมาะสมกับเขาที่สุด
   • สถาบันสินเชื่อจะต้องตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้กู้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้กู้ไม่ได้ลงทะเบียนในไฟล์ FICP
   • หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎหมายว่าด้วยเครดิตของผู้บริโภคโปรดดูบทความนี้

ส่วนที่ 2 ลูกค้าแจ้งหนี้

1. 
   

   
   ทำความเข้าใจว่าบิลคืออะไร ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อได้รับจากผู้ขาย ณ เวลาที่ขาย รายละเอียดผลิตภัณฑ์และบริการที่ขายไปแล้วราคาและวันที่คาดว่าจะชำระเงิน ใบแจ้งหนี้นั้นแตกต่างจากใบเสร็จรับเงิน มีการออกใบเสร็จการซื้อเฉพาะเมื่อลูกค้าชำระเต็มจำนวนในเวลาที่ซื้อ หากเขาจ่ายในภายหลังหรือในลักษณะที่เซคุณต้องออกใบแจ้งหนี้ให้เขา
   • ใบแจ้งหนี้แตกต่างจากใบแจ้งยอด มีการส่งใบแจ้งยอดให้กับลูกค้าพร้อมใบแจ้งหนี้ปัจจุบันหนึ่งรายการขึ้นไปและระบุยอดรวมที่ครบกำหนด บทบาทหลักคือการทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินง่ายขึ้น

2. 
   

   
   
   
   เลือกวิธีการเรียกเก็บเงินของคุณ มีสองตัวเลือกให้คุณ: คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ด้วยตัวคุณเองหรือจ้าง บริษัท เพื่อทำมัน หากคุณเพิ่งเริ่มทำเอง คุณจะสามารถพัฒนาความรู้ด้านการเงินของ บริษัท ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น หลังจากนั้นคุณสามารถมอบงานนี้ให้กับบุคคลอื่น

3. 
   

   
   รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ เขียนคำว่าบิลอย่างชัดเจน รวมข้อมูลเพื่อระบุลูกค้าและผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ให้ไว้ อย่าลืมระบุชื่อของคุณชื่อหน่วยธุรกิจและที่อยู่ที่ลูกค้าควรส่งการชำระเงินให้ชัดเจน
   • กำหนดหมายเลขเฉพาะให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ
   • ระบุวันที่ชัดเจน
   • ระบุชื่อและที่อยู่ของลูกค้าเช่นเดียวกับชื่อและที่อยู่ของ บริษัท ของคุณ
   • ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซื้อชัดเจนรวมถึงวันที่ซื้อ
   • ระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระและวันครบกำหนดชำระ

4. 
   

   
   เลือกที่จะออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมลหรือทั้งสองอย่าง ลูกค้าควรระบุว่าพวกเขาต้องการรับบิลอย่างไร การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์สะดวกและประหยัดกว่าการเรียกเก็บเงินกระดาษ อย่างไรก็ตามลูกค้าบางคนไม่ต้องการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินออนไลน์ นอกจากนี้หากลูกค้าเปลี่ยนที่อยู่อีเมลคุณอาจมีปัญหาในการติดต่อกับเขา

5. 
   

   
   ลองแนบซองจดหมายตอบกลับไปที่ใบเสร็จ ลูกค้าจะสามารถส่งการชำระเงินได้ง่ายขึ้น ป้อนที่อยู่ของคุณโดยตรงบนซองจดหมาย หากคุณต้องการให้ใช้ซองหน้าต่างพิมพ์ที่อยู่ของคุณลงในใบแจ้งหนี้และขอให้ลูกค้าตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่ของคุณปรากฏในหน้าต่าง หากลูกค้ามักชำระเงินออนไลน์หรือด้วยตนเองให้จดบันทึก หากลูกค้าไม่ต้องการรับซองจดหมายตอบกลับให้ประหยัดค่าใช้จ่ายนั้น
   • เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการชำระเงินให้ตั้งค่าระบบฝากโดยตรงเพื่อหักราคาตามบัญชีของใบแจ้งหนี้ลูกหนี้โดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปแล้วมันง่ายในการตั้งค่าระบบดังกล่าวผ่านธนาคารของคุณ

ส่วนที่ 3 ติดตามลูกหนี้

1. 
   

   
   เลือกใช้ระบบการจัดการหนี้ คุณอาจต้องการระบบป้อนข้อมูลด้วยตนเองแบบออฟไลน์โดยใช้ Excel อย่างไรก็ตามหาก บริษัท ของคุณเติบโตขึ้นคุณสามารถทำให้กระบวนการจัดการของคุณเป็นอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การจัดการหนี้เช่น QuickBooks คุณยังสามารถใช้เครื่องมือการจัดการทางการเงินทางเว็บเช่น Mint หรือ FreshBooks

2. 
   

   
   ใช้ระบบรายงานเครดิตด้วยตนเอง คุณจะมีโอกาสเตรียมกระดาษคำนวณใน Excel สร้างคอลัมน์สำหรับวันที่ชื่อลูกค้าจำนวนเงินที่ครบกำหนดจำนวนใบแจ้งหนี้และวันที่ชำระเงิน ป้อนข้อมูลในแผนภูมิเพื่อส่งใบเรียกเก็บเงินของคุณและรับการชำระเงิน
   • คุณจะต้องสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้และใช้มันเพื่อออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ
   • เก็บไฟล์ลูกหนี้และโฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินไว้
   • ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ลูกหนี้
   • เมื่อชำระใบแจ้งหนี้แล้วให้ลบโดยตรงจากไฟล์ลูกหนี้และวางไว้ในโฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงิน

3. 
   

   
   ติดตามลูกหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีพร้อมตัวเลือกลูกหนี้คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแก้ไขข้อมูลลูกค้าและการขายได้โดยตรงในระบบ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างกระดาษและใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ หากระบบใช้อินเทอร์เน็ตคุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยตรงทางอีเมล คุณมีตัวเลือกในการเรียกใช้รายงานที่จะบอกคุณว่าใบแจ้งหนี้ใดยังคงยอดเยี่ยมดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์กระดาษแยกต่างหากสำหรับใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินและแบบไม่ชำระเงิน
   • ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีคุณสามารถจำแนกใบแจ้งหนี้ตามลำดับเวลาได้ กระบวนการนี้ประกอบด้วยการแยกใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระตามจำนวนวันของการชำระเงินล่าช้าซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้นโยบายการจัดเก็บที่กำหนดมาตรการบางอย่างเมื่อการชำระเงินล่าช้า 30, 60 หรือ 90 วัน

4. 
   

   
   ออกใบแจ้งยอดบัญชีรายเดือนให้กับลูกค้า ใบแจ้งยอดบัญชีแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ จะออกเดือนละครั้งและรายละเอียดจำนวนเงินทั้งหมดที่ยังคงค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้เก่า ใบแจ้งยอดบัญชียังแสดงถึงการชำระเงินที่ได้รับ ในที่สุดเอกสารนี้จะระบุยอดคงเหลือยกไปที่ยังไม่ได้ชำระ ในกรณีของบัญชีที่ยังไม่ได้ชำระระบบควรมีการระบุติดตามและกู้คืนบัญชีที่ค้างชำระ

ส่วนที่ 4 ใช้วิธีการบัญชีลูกหนี้

1. 
   

   
   ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์บัญชีจะไม่เพียง แต่อนุญาตให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ แต่ยังตั้งค่างบการเงินรายเดือนของคุณโดยอัตโนมัติ ข้อดีของระบบอัตโนมัติดังกล่าวคือช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากและทำให้งานของคุณง่ายขึ้นแทนที่จะต้องป้อนข้อมูลเดียวกันด้วยตนเองมากกว่าหนึ่งครั้ง ข้อดีอีกอย่างของระบบนี้คือคุณมีข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อคุณพิมพ์จำนวนเงินที่แตกต่างกันหรือข้อมูลเกี่ยวกับรายงานที่แตกต่างกัน

2. 
   

   
   ทำคำสั่งของการขายบริการในเครดิต ขั้นแรกให้เครดิตบัญชีการขายตามจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับการบริการ จากนั้นเดบิตลูกหนี้ในจำนวนเดียวกัน เมื่อลูกค้าชำระเงินให้หักบัญชีปัจจุบันของจำนวนเงินที่ชำระ จากนั้นเครดิตบัญชีลูกค้าสำหรับจำนวนเดียวกัน
   • สมมติว่าคุณส่งใบเรียกเก็บเงิน 5,000 เหรียญไปยังลูกค้าเพื่อการให้บริการ
   • ผ่านรายการเดบิต€ 5,000 สำหรับลูกหนี้ ในงบดุลลูกหนี้ที่ปรากฏในการเพิ่มสินทรัพย์
   • ใช้จ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรถึงเครดิต 5,000 €จากการขาย ยอดขายเพิ่มขึ้นในงบการเงิน

3. 
   

   
   จัดทำรายการขายสินค้าเป็นเครดิต ก่อนอื่นให้วางรายการบันทึกประจำวันลงในสมุดบันทึกเพื่อบันทึกยอดขายและลูกหนี้ที่เกี่ยวข้อง เช่นเดียวกับที่คุณทำกับบริการคุณต้องให้เครดิตการขายและลูกหนี้การค้า จากนั้นให้พิจารณาลดสต็อคที่ขายให้กับลูกค้าเป็นต้นทุนและประหยัด
   • สมมติว่าคุณทำธุรกรรม $ 10,000 ซึ่งคุณขายสินค้ามูลค่า $ 7,000 ให้กับลูกค้า
   • ผ่านรายการเครดิต 10,000 ยูโรสำหรับยอดขายและรายการเดบิต 10,000 ยูโรสำหรับลูกหนี้
   • จากนั้นเขียนเดบิต€ 7,000 ไปยังต้นทุนของสินค้าที่ขาย นี่คือรูปแบบของค่าใช้จ่ายในงบการเงิน จากนั้นเขียนรายการเครดิต $ 7,000 ไปยังบัญชีสินค้าคงคลัง การขาดสินค้าคงคลังลดลง€ 7,000 ในงบดุล

4. 
   

   
   โพสต์หนี้สูญ วิธีที่ดีที่สุดในการรับรู้หนี้สูญคือการประมาณจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระที่สะสมในแต่ละเดือนในรายการบันทึก ด้วยเทคนิคนี้คุณสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายหนี้สูญในเดือนเดียวกันกับที่ออกใบแจ้งหนี้ได้สอดคล้องกับหลักการของการกระทบยอดโดยค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต้องรับรู้ในเดือนเดียวกันกับรายได้ที่สร้างขึ้น
   • หากคุณไม่สะสมหนี้สูญและคาดว่าจะมีหนี้เสียเมื่อลูกค้าไม่ชำระเงินนี่เป็นการละเมิดหลักการกระทบยอด
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณประเมินว่าจะไม่มีการชำระใบแจ้งหนี้€ 40,000 ภายในหนึ่งเดือนให้ดำเนินการลงทะเบียนค่าใช้จ่าย€ 40,000 ในบัญชีหนี้สูญ ปรากฏเป็นรายการค่าใช้จ่ายในงบการเงินของคุณ
   • นอกจากนี้ให้วางรายการบัญชีของเครดิตจำนวนเดียวกันในบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในงบดุล
   • เมื่อคุณระบุตั๋วเงินที่ยังไม่ได้ชำระคุณจะต้องถอนเงินออกจากบัญชีหนี้สูญและลูกหนี้เครดิต

5. 
   

   
   โพสต์ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อน หากคุณเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าลูกค้าจะชำระเงินน้อยกว่าจำนวนเงินทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ จากนั้นบันทึกสเปรดเป็นการลดผลกำไรในบัญชีส่วนลดการขาย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบความแตกต่างในงบกำไรขาดทุน
   • สมมติว่าคุณส่งบิล $ 1,000 ให้กับลูกค้าและคุณให้ส่วนลด 10% แก่เขาหรือ€ 100 สำหรับการชำระเงิน 10 วันก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตามลูกค้ารายนี้จ่ายเพียง 900 €
   • ผ่านรายการ 1,000 ยูโรสำหรับลูกหนี้
   • เดบิต 900 €สำหรับการขายและ 100 €สำหรับบัญชีการขาย

6. 
   

   
   จัดทำงบการเงินย้อนหลังของลูกหนี้การค้า รายงานดังกล่าวจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระทั้งหมด มันมีโครงสร้างเพื่อแสดงว่าตั๋วเงินเก่าเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่นอาจมีคอลัมน์สำหรับค่าปัจจุบันซึ่งมีการชำระล่าช้า 0 ถึง 15 วัน, 16 ถึง 30 วัน, 31 ถึง 45 วันและมากกว่า 45 วัน คุณสามารถใช้มันเพื่อประเมินหนี้เสีย คุณยังสามารถใช้รายงานนี้เพื่อระบุใบแจ้งหนี้ที่ต้องมีการติดตามผล