วิธีเตรียมตัวสำหรับการประชุม

เนื้อหา

• ขั้นตอน

การเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่จะประสบความสำเร็จ การประชุมก็เป็นส่วนสำคัญของอาชีพหลายคนดังนั้นมันจึงไม่ใช่ธุรกิจขนาดเล็ก!

ขั้นตอน

1. ถามตัวเองว่ามีความจำเป็นหรือไม่ หากคุณกำหนดเวลาการประชุมเพื่อถ่ายทอดข้อมูลอย่าเสียเวลาของคนอื่น ส่งบันทึกช่วยจำ
2. เตรียมความคิดเห็น ควรรวมถึงวันเวลาวาระและที่ตั้งของการประชุม แจกจ่ายประกาศนี้ให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาเพียงพอล่วงหน้า
3. แนบบันทึกย่อจากการประชุมก่อนหน้านี้ถ้ามี สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสระบุจุดที่พวกเขาไม่เข้าใจหรือผู้ที่พวกเขาไม่เห็นด้วย
4. วางองค์ประกอบพื้นฐานไว้ จัดเก้าอี้และโต๊ะก่อนเริ่มการประชุม รับกระดาษและปากกาสำหรับทุกคน วางเหยือกน้ำไว้กลางโต๊ะแล้วนำแก้วไปวางบนโต๊ะ
5. ประกาศการเปิดเซสชัน ซึ่งหมายความว่าผู้ที่ทำหน้าที่เป็นประธานการประชุมกำลังขอความเงียบเพื่อให้การประชุมสามารถเริ่มต้นได้ กำหนดวัตถุประสงค์รายไตรมาสของทีมวาระการประชุมประจำวันคือรายการหัวข้อที่คุณจะกล่าวถึงในเวลาที่กำหนดไว้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ตัวอย่างเช่น: 1) การแก้ไขสถานการณ์ของวัตถุประสงค์ในไตรมาสก่อนหน้า (15 นาที), 2) ตารางทัวร์เพื่อรับคำแนะนำเป้าหมาย (20 นาที), 3) การเลือก 5 วัตถุประสงค์ (10 นาที)
6. ผ่านสมุดบันทึกการเข้าร่วม คุณยังสามารถใช้กระดาษแผ่นหนึ่งในช่วงเริ่มต้นของการประชุมและให้ทุกคนนำเสนอชื่อและเครื่องหมายของพวกเขา ชื่อเหล่านี้จะรวมอยู่ในรายงาน
7. คิดเกี่ยวกับรายงาน ถามเลขานุการที่รับผิดชอบรายงานการประชุมเพื่ออธิบายประเด็นหลักของการประชุมและพิมพ์ในภายหลัง
8. ถามเมื่อสิ้นสุดการประชุมอย่างเป็นทางการหากใครมีข้อสงสัย สิ่งนี้เรียกว่าปัญหาอื่น ๆ กำหนดวันที่สำหรับการประชุมครั้งต่อไปและทำสิ่งนี้ให้เป็นทางการ

• วาระสรุปการประชุมและป้องกันไม่ให้เราพูดคุยกันนานเกินไปเกี่ยวกับเรื่องเฉพาะ
• เป็นเรื่องปกติที่จะจัดตั้งประธานาธิบดีในการประชุมสามัญประจำปี ประธานทำหน้าที่เป็นผู้นำการประชุมรับรองว่ามีการติดตามวาระการประชุมและมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่พูดได้ในแต่ละครั้ง
• หากไม่มีการแต่งตั้งประธานถามว่ามีใครต้องการเติมบทบาทนั้นให้ที่ประชุมหรือไม่
• หลักการเดียวกันนี้ใช้กับเลขานุการที่รับผิดชอบรายงาน
• มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีบัญชีที่แม่นยำเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งเพิ่มเติม
• คำแนะนำเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการประชุมอย่างเป็นทางการ
• แม้ในบริบทของการประชุมแบบไม่เป็นทางการอันดับแรกให้ส่งหนังสือแจ้งที่ระบุเวลาและวันที่ของการประชุมเป็นความคิดที่ดี ที่ทำงานขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมอย่างไม่เป็นทางการอาจเพียงพอ

• ประธานาธิบดีจะต้องมีบุคลิกที่แข็งแกร่งเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมราบรื่น