วิธีรับสายโทรศัพท์เจ้านายของฉัน

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ตอนที่ 1 ฝึกมารยาททางอาชีพทางโทรศัพท์
• ส่วนที่ 2 พูดคุยกับหัวหน้างานของคุณ
• ส่วนที่ 3 ตอบรับโทรศัพท์นอกเวลาทำงาน

การรับโทรศัพท์จากเจ้านายของคุณบางครั้งก็เป็นที่มาของความวิตกกังวลโดยเฉพาะถ้ามันทำให้คุณกังวลและทำให้คุณหมดความมั่นใจ วิธีที่ดีที่สุดในการรับสายโทรศัพท์จากนายจ้างของคุณคือฝึกฝนมารยาททางโทรศัพท์ตลอดเวลาและพร้อมเสมอที่จะรับงานและตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา

ขั้นตอน

ตอนที่ 1 ฝึกมารยาททางอาชีพทางโทรศัพท์

1. 
   

   
   รับสาย ให้โทรศัพท์ดังขึ้นสองถึงสามครั้งก่อนหยิบขึ้นมา นี่จะทำให้เขารู้สึกว่าคุณไม่ว่างและทำงานได้ดี รับสายเร็วเกินไปให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ยุ่งมากหรือไม่ทำอะไรเลยรอนานเกินไปก่อนที่จะทำเช่นนั้นแนะนำว่าผู้โทรไม่สำคัญสำหรับคุณ
   • จำไว้ว่าให้ใช้กฎนี้ทุกครั้งที่คุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพใครก็ตามที่โทรหาคุณ อย่าทำหรือไม่ใช้กฎแห่งความสะดวกสบายเฉพาะเมื่อเจ้านายของคุณพยายามติดต่อคุณทางโทรศัพท์ แต่กับทุกคนรวมถึงเพื่อนร่วมงานลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณซึ่งจะเปิดกว้างมากขึ้นถ้าคุณทำงานอย่างเหมาะสม นอกจากนี้คุณไม่สามารถรู้ได้อย่างแน่นอนว่าเมื่อใดที่นายจ้างของคุณจะโทรหาคุณจากสายอื่น

2. 
   

   
   ทักทายเขาอย่างมืออาชีพ เมื่อตอบรับโทรศัพท์ให้ใช้ความพยายามอย่างมืออาชีพและรื่นรมย์ที่สุด ตัวอย่างเช่นหากเพื่อนร่วมงานของคุณหรือนายจ้างของคุณโทรหาคุณพูดว่า "ที่นี่ Jean Poisson ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร "
   • หากคุณทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนกให้ระบุชื่อแผนกหรือแผนกของคุณในคำทักทายของคุณ พูดว่า "นี่ Jean Poisson จากแผนกการค้า ฉันจะทำอะไรให้คุณ "
   • เมื่อรับสายจากสายนอกให้ป้อนชื่อธุรกิจของคุณแม้ว่าคุณคิดว่าเจ้านายของคุณอาจโทรหาคุณ ตัวอย่างเช่นพูดว่า "สวัสดี! นี่คือบริการ ABC, Jean Poisson ไปยังอุปกรณ์ ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร "

3. 
   

   
   
   
   กลืนอาหารหรือคายหมากฝรั่งของคุณ ทำได้ดีที่สุดก่อนที่จะยกหูโทรศัพท์ แต่ถ้าคุณไม่สามารถทำได้ทันเวลาให้ทำแบบนั้นให้เสร็จในแบบที่รอบคอบและเงียบที่สุดเท่าที่จะทำได้ การพูดด้วยการเคี้ยวหมากฝรั่งหรืออาหารในปากนั้นไม่เหมาะสมและทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ไม่ดี คู่สนทนาจะได้รับรู้ดีขึ้น

4. 
   

   
   พูดอย่างชัดเจนและตรงไปที่ไมโครโฟน สิ่งนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาการสื่อสารระหว่างคุณกับหัวหน้างานของคุณซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาในภายหลัง นอกจากนี้เจ้านายของคุณจะผิดหวังถ้าเขามีปัญหาในการสื่อสารกับคุณเนื่องจากปัญหาเรื่องเสียงหรือคุณภาพเสียงไม่ดี
   • อย่าลืมยิ้มเมื่อตอบรับและพูดคุยทางโทรศัพท์ ผู้โทรส่วนใหญ่รวมถึงเจ้านายของคุณจะรู้ว่าคุณกำลังยิ้มด้วยเสียงและน้ำเสียงของคุณ สิ่งนี้จะส่งผลดีต่อเจ้านายของคุณโดยเฉพาะถ้าคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับการขายและการบริการลูกค้า

5. 
   

   
   
   
   ให้ความสนใจของคุณทั้งหมด ระวังให้มากเมื่อคุยโทรศัพท์กับเจ้านายของคุณ หยุดทั้งหมดที่คุณทำแม้ว่ามันจะเป็นงานที่เขามอบให้กับคุณก่อนหน้านี้ เตรียมตัวฟังสิ่งที่เขาพูดกับคุณ
   • โดยทั่วไปหลีกเลี่ยงการถูกรบกวนจากปัจจัยภายนอกเมื่อสื่อสารกับหัวหน้าของคุณ ตัวอย่างเช่นหากหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของคุณเข้ามาในสำนักงานของคุณในขณะที่คุณอยู่ในโทรศัพท์บอกเขาด้วยท่าทางสุภาพว่าคุณไม่สามารถพูดคุยกับเขาในขณะนี้

ส่วนที่ 2 พูดคุยกับหัวหน้างานของคุณ

1. 
   

   
   จดบันทึก นำสมุดบันทึกของคุณและพร้อมจดบันทึกเมื่อคุณแชทกับเขา การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณพร้อมที่จะบันทึกข้อมูลสำคัญใด ๆ ที่เขาต้องการสื่อสารกับคุณในระหว่างการสนทนาเช่น: เวลา, วันที่, ที่อยู่หรือคำแนะนำสำหรับงานเฉพาะ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจดคำถามสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการถามเขาเป็นการตอบแทน
   • จำไว้เสมอว่าให้วางไว้บนโต๊ะทำงานของคุณในลิ้นชักด้านบนหรือในที่ที่เข้าถึงได้ง่ายโน้ตแพดและปากกา การมีโน้ตบุ๊กใกล้เคียงจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลสำคัญทุกครั้งที่คุณโทรออกตามกำหนดหรือไม่ได้วางแผนไว้
   • หากคุณไม่มีสมุดบันทึกอยู่ในมือ แต่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ของคุณให้เปิดหน้าว่างหรือเอกสาร Word แล้วจดบันทึกราวกับว่าคุณกำลังใช้สมุดบันทึก อย่างไรก็ตามจงระวังให้ดีว่าเขาจะสามารถได้ยินคุณพิมพ์ได้ดังนั้นควรระมัดระวังและฟังอย่างระมัดระวังเพื่อที่เขาจะมีความโน้มเอียงที่จะสงสัยว่าเสียงของคีย์บอร์ดของคุณเกี่ยวข้องกับการสนทนาของคุณหรือไม่

2. 
   

   
   ใจเย็น ๆ หายใจเข้าลึก ๆ เงียบ ๆ สักครู่แล้วดื่มน้ำตามที่จำเป็นเพื่อทำให้คุณสงบลง มันเป็นเรื่องง่ายที่จะรับรู้ถึงความวิตกกังวลทางโทรศัพท์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเธอหายใจแรงหรือมีเสียงสั่นและลังเล การสงบสติอารมณ์จะช่วยให้คุณรู้สึกมั่นใจและควบคุมสถานการณ์ได้ดีขึ้น
   • หากคุณรู้ว่านายจ้างของคุณจะโทรหาคุณในเร็ว ๆ นี้ปลดปล่อยตัวเองจากความวิตกกังวลด้วยการเดินเพียงเล็กน้อยก่อนที่จะรับสาย ลุกขึ้นและเดินไปที่สำนักงานหรือบริการเล็ก ๆ น้อย ๆ ของคุณมันจะช่วยคุณ เพียงให้แน่ใจว่าได้กลับมาทันเวลาสำหรับการโทร
   • หากคุณรู้สึกว่าต้องใจเย็นลงอย่างรวดเร็วก่อนหรือระหว่างการโทร หายใจช้าที่สุดเท่าที่จะทำได้ผ่านทางจมูกเป็นเวลาสี่ถึงห้าวินาที รักษาลมหายใจของคุณอีกสามวินาทีจากนั้นหายใจออกเบา ๆ อีกสี่ถึงห้าวินาที การสูดดมออกซิเจนจะช่วยให้คุณคลายความตึงเครียดและช่วยให้คุณสามารถล้างหัว

3. 
   

   
   ฝึกฟังอย่างกระตือรือร้นตลอดเวลา เนื่องจากเขาไม่ได้พูดกับคุณในหน้ามันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องเข้าใจทุกอย่างที่เขาบอกคุณทางโทรศัพท์อย่างชัดเจน อย่าลังเลที่จะขอให้เขาทำซ้ำและอธิบายสิ่งที่คุณไม่เคยได้ยินหรือเข้าใจ
   • ในความเป็นจริงขอคำชี้แจงหรือยืนยันรายละเอียดบางครั้งแม้ว่าคุณจะเข้าใจคำแนะนำของเขา เพียงแค่พยายามสรุปคำแนะนำของคุณด้วยคำพูดของคุณเองก่อนที่จะวางสาย คุณจะแสดงให้เขาเห็นว่าคุณฟังเขาอย่างตั้งใจและเป็นมืออาชีพ

4. 
   

   
   ตอบเขาสั้น ๆ อย่าเดินไปรอบ ๆ พุ่มไม้ตรงไปที่จุดและตอบเขาโดยตรง สิ่งนี้ให้ความประทับใจที่คุณได้เตรียมไว้อย่างดีและจะทำให้หัวหน้าของคุณมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของการโทรของเขาโดยไม่เสียสมาธิเกินไป ในกรณีส่วนใหญ่นายจ้างของคุณไม่ว่างและโทรหาคุณเพียงเพราะเขาต้องการข้อมูลเฉพาะจากคุณ นอกจากว่าเขาจะขอให้คุณให้รายละเอียดทั้งหมดแก่เขาอย่างเฉพาะเจาะจงให้เขาอย่างที่เขาต้องการ
   • นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรขอคำชี้แจงหากจำเป็น นายจ้างของคุณยุ่งมากอย่างแน่นอน แต่ตอนนี้ดีกว่าที่จะใช้เวลา 60 วินาทีในการถามคำถามของคุณมากกว่าการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ไขข้อผิดพลาดกับเจ้านาย หากคุณมีคำถามจำนวนมากที่จะถาม แต่มีเวลาไม่เพียงพอที่จะถามผู้นำของคุณว่าคุณสามารถเข้าใกล้เพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งมากขึ้นหรืออ่านเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม

5. 
   

   
   ทำพยักหน้าด้วยวาจา ทำสิ่งนี้ตลอดการสนทนา พยักหน้าด้วยวาจาเป็นข้อความเช่น "ใช่" "เห็นด้วย" "ฉันเข้าใจ" และ "ฉันเข้าใจ" พวกเขาทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังฟังอยู่
   • แน่นอนพยักหน้าด้วยคำพูดเหล่านี้ควรทำในเวลาที่เหมาะสมในระหว่างการสนทนา รอสักพักหลังจากคำแนะนำหรือคำอธิบายก่อนทำเช่นนั้น

6. 
   

   
   มีทัศนคติเชิงบวกตลอดการโทร การมีทัศนคติที่ดีและมีพลวัตแสดงให้เห็นว่าเจ้านายของคุณมีความมั่นใจมีความสามารถและไม่กลัวที่จะเผชิญกับความท้าทายในการทำงาน ตัวอย่างเช่นหากเขาโทรหาคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาพูดคุยกับเขาเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ที่คุณสามารถนำไปใช้ได้
   • จงเปิดกว้างให้มากที่สุดแม้ว่าเขาจะวิจารณ์งานหรือทัศนคติของคุณ ยอมรับคำวิจารณ์ด้วยการสรุปด้วยคำพูดของคุณเองแล้วอภิปรายวิธีแก้ไข คุณสามารถแสดงความกังวลอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับอนาคตข้างหน้า แต่หลีกเลี่ยงข้อแก้ตัวสำหรับข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่ผ่านมา
   • กำหนดประโยคของคุณโดยใช้สรรพนาม "ฉัน" แทน "คุณ" เมื่อคุณต้องการแสดงความกังวลหรืออธิบายปัญหาที่ผ่านมา สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้นำของคุณไม่วางตัวในการป้องกันตอบคุณในทางลบหรือด้วยความโกรธ ตัวอย่างเช่นถ้าเขาโทรหาคุณเพื่อพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับงานที่คุณไม่สามารถพูดให้จบตรงเวลาพูดว่า "ฉันมีปัญหาในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น" แทนที่จะพูดว่าคุณ ไม่ได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ฉันทันเวลา "

7. 
   

   
   ขอบคุณเขา อย่าลืมขอบคุณพ่อครัวที่สละเวลาเพื่อโทรหาคุณ แม้ว่าเขาจะเป็นคนที่โทรหาคุณ แต่ก็ไม่ใช่วิธีอื่น ๆ ขอบคุณเขาที่โทรหาคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงความขอบคุณในเวลาที่เขาหรือเธอมอบให้คุณ ตัวอย่างเช่นพูดว่า "ฉันรู้ว่าคุณมีวันที่วุ่นวายขอบคุณที่สละเวลาโทรหาฉัน "
   • ทำสิ่งนี้ทุกครั้งที่หัวหน้างานของคุณโทรหาคุณและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขาทำเช่นนั้นเพื่อแสดงความกังวลวิจารณ์งานของคุณหรืออธิบายโครงการ เป้าหมายคือเพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าคุณกระตือรือร้นที่จะทำงานให้สำเร็จและขอบคุณเขาในเวลาที่เขาหรือเธอให้คุณเป็นวิธีการจดจำว่าการโทรของเขาจะช่วยให้คุณทำงานได้ดี

ส่วนที่ 3 ตอบรับโทรศัพท์นอกเวลาทำงาน

1. 
   

   
   รับสายถ้าเป็นไปได้ หากหัวหน้าของคุณโทรหาคุณหลังจากเวลาทำงานให้หยิบและพูดคุยกับเขาถ้ามันไม่รบกวนลำดับความสำคัญอื่น ๆ ของคุณ การทำเช่นนี้สำคัญยิ่งกว่าหากคุณอยู่ในตำแหน่งนี้มาไม่ถึงหกเดือน
   • ความเต็มใจที่จะสื่อสารกับเจ้านายของคุณหลังเวลาทำการปกติจะแสดงให้เห็นว่าคุณทุ่มเทให้กับธุรกิจและงานของคุณอย่างไร
   • หากคุณไม่สามารถตอบเขาเมื่อเขาโทรหาคุณลงชื่อเขาทันทีที่คุณสามารถ เป็นการดีที่คุณจะฟังเสียงที่คุณได้ทิ้งไว้และโทรกลับโดยเร็วที่สุด ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของ บริษัท และลักษณะของการโทรคุณควรจะได้รับโดยการส่งอีเมลหรืออีเมลเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณไม่สามารถรับสายได้หากคุณไม่สามารถโทรกลับ

2. 
   

   
   ทบทวนวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ในบาง บริษัท นายจ้างต้องการให้พนักงานติดต่อทางโทรศัพท์และอีเมลโดยไม่คำนึงถึงเวลาหรือวัน แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูไม่ยุติธรรม แต่คุณก็ต้องยอมรับว่าเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรม บริษัท ของคุณหากคุณต้องการทำงานต่อไป
   • หากคุณไม่ทราบว่าต้องปฏิบัติตามกฎใดให้เข้าใกล้เพื่อนร่วมงานของคุณ คุณอาจเรียนรู้ว่าคุณสามารถรอสองสามชั่วโมงก่อนที่จะตอบสนองหรือทุกคนตอบสนองทันที ค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องและนำไปใช้

3. 
   

   
   อยู่ในเชิงบวกและดำเนินการตามสถานการณ์ สุภาพและเป็นคนที่ดีเสมอเมื่อฟังนายจ้างของคุณแม้จะอยู่นอกเวลาทำงาน ที่กล่าวมาคุณต้องดูแต่ละสถานการณ์ก่อนตัดสินใจว่าจะตอบอย่างไร
   • ตัวอย่างเช่นหากนายจ้างของคุณวิพากษ์วิจารณ์หรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับงานให้จดบันทึกระหว่างการสนทนา แต่อย่าลังเลที่จะทำกิจกรรมพิเศษของคุณต่อเมื่อมีการโทร หากงานที่เขามอบหมายให้คุณนั้นไม่เร่งด่วนคุณสามารถจัดเตรียมและดำเนินการได้ในช่วงเวลาทำงานปกติ
   • ในทางกลับกันหากเป็นกรณีฉุกเฉินคุณต้องทำให้ตัวเองพร้อมกันและแก้ไขปัญหาโดยไม่สูญเสียวินาทีตามความต้องการของเจ้านายของคุณ

4. 
   

   
   ประเมินความพึงพอใจในงานของคุณ เจ้านายของคุณไม่สามารถคาดหวังได้อย่างสมเหตุสมผลว่าคุณจะสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมงต่อวัน 7 วันต่อสัปดาห์อย่างไรก็ตามไม่มีการรับประกันว่าความคาดหวังของเขาจะสมเหตุสมผล หากเจ้านายของคุณโทรหาคุณเป็นประจำหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมงและทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจหรือวิตกกังวลให้พิจารณาหางานใหม่
   • ปิดโทรศัพท์มือถือของคุณหากคุณรู้ว่านายจ้างของคุณจะโทรหาหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมง แต่ถ้าคุณไม่รวมกันคุณอาจถูกไล่ออกได้ตลอดเวลา เจ้านายของคุณอาจถอนกลับหากเขา / เธอสังเกตเห็นว่าคุณไม่รับสายหลังจากชั่วโมงทำงานหรือส่งคุณกลับมา