วิธีเขียนจดหมายรับรองสำหรับผู้เช่า

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 รวบรวมข้อมูล
• ส่วนที่ 2 เขียนจดหมาย

เมื่อผู้เช่าตัดสินใจย้ายพวกเขาอาจขอจดหมายรับรองจากคุณ อาวุธดังกล่าวไม่จำเป็นต้องชัดเจนมาก ที่กล่าวว่าจะต้องพูดถึงว่าผู้เช่าตรงต่อเวลาในการชำระค่าเช่าถ้าเขาดูแลท้องถิ่นและถ้าเขาเคารพต่อผู้อื่น หากผู้เช่ามีทัศนคติที่ไม่ดีคุณควรพิจารณาที่จะไม่เขียนจดหมายรับรองเนื่องจากจดหมายที่เสียเปรียบอาจทำให้คุณต้องรับผิดทางกฎหมาย บ่อยครั้งในธุรกิจการเช่าคุณจะต้องตอบคำขอเช่าจากเจ้าของในอนาคตหรือ บริษัท ควบคุม ในกรณีนี้เป็นการดีที่สุดที่จะใช้แบบฟอร์มการอนุมัติที่ลงชื่อโดยผู้สมัครที่ช่วยให้คุณสามารถเผยแพร่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประวัติการเช่าของเขา สำหรับคำขอดังกล่าวต้องตอบคำถามที่ถามอย่างแม่นยำมากกว่าให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 รวบรวมข้อมูล

1. 
   

   
   ยืนยันระยะเวลาการเช่า เจ้าของบ้านในอนาคตจะต้องการทราบว่าแต่ละคนเป็นผู้เช่าของคุณนานแค่ไหน เรียกดูเอกสารของคุณเพื่อค้นหาวันที่ คุณควรมีสำเนาสัญญาเช่าที่บุคคลนั้นได้ลงนาม
   • หากคุณไม่มีเอกสารโปรดดูใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ ตรวจสอบเดือนที่คุณทำการฝากค่าเช่าในบัญชีของคุณ

2. 
   

   
   พูดถึงว่าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าตรงเวลา เจ้าของในอนาคตจะต้องการทราบถึงความมั่นคงของผู้เช่าด้วย ดังนั้นตรวจสอบใบแจ้งยอดของคุณเพื่อดูว่าเขาจ่ายตรงเวลาและเต็มจำนวน
   • มิฉะนั้นพูดถึงความล่าช้าที่เกิดขึ้นในการจ่ายค่าเช่า คุณต้องยืนยันหรือเรียกเขาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อจ่ายค่าเช่าล่าช้าหรือไม่?

3. 
   

   
   
   
   ตรวจสอบว่าได้รับการร้องเรียนหรือไม่ จดหมายรับรองของคุณควรกล่าวถึงหากคุณได้รับการร้องเรียนเกี่ยวกับผู้เช่าที่มีปัญหาโดยเฉพาะจากผู้เช่ารายอื่น หากมีการร้องเรียนให้เหตุผล
   • ลองนึกถึงความสุภาพที่ผู้เช่าของคุณแสดงเมื่อคุณพูดกับเขา เขาเข้าใจหรือโกรธหรือเปล่า เขาจัดการปัญหาเหรอ?
   • ดูการร้องเรียนเกี่ยวกับสัตว์เลี้ยง เจ้าของบ้านหลายคนลังเลที่จะปล่อยเช่าสัตว์เลี้ยง มีข้อร้องเรียนใด ๆ เกี่ยวกับสุนัขของผู้เช่าหรือสัตว์เลี้ยงอื่น ๆ หรือไม่?

4. 
   

   
   ตรวจสอบสถานที่ คุณต้องพูดถึงในจดหมายของคุณด้วยหากผู้เช่าออกจากสถานที่ในสภาพที่ดี มันสะอาดหรือไม่ คุณจำเป็นต้องทำการซ่อมแซมหรือไม่? ผู้เช่าจะทำให้เกิดการติดเชื้อปรสิตหรือไม่ บอกผู้เช่าว่าคุณต้องการตรวจสอบสถานที่ก่อนที่จะเขียนจดหมายแนะนำ
   • ตราบใดที่ผู้เช่ายังคงอยู่ที่บ้านคุณต้องแจ้งให้เขาทราบก่อนเข้าอพาร์ตเมนต์ ตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายของประเทศของคุณสำหรับการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

5. 
   

   
   
   
   ปฏิเสธที่จะเขียนจดหมายแนะนำที่ไม่น่าพอใจ การเขียนจดหมายดังกล่าวอาจทำให้เกิดปัญหา ตัวอย่างเช่นผู้เช่าอาจโกรธว่าจดหมายนั้นไม่เอื้ออำนวยต่อเขา นอกจากนี้เขาอาจโต้แย้งความถูกต้องของข้อมูลที่คุณให้และยืนยันว่าลักษณะที่ไม่ดีของจดหมายของคุณทำให้เขาไม่สามารถหาที่พักได้
   • คุณสามารถปฏิเสธที่จะเขียนจดหมายแนะนำซึ่งมักจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดในสถานการณ์ดังกล่าว
   • ในทำนองเดียวกันคุณไม่ควรให้จดหมายแนะนำที่เป็นประโยชน์แก่ผู้เช่าที่ไม่ดี หากคุณโกหกเจ้าของที่มีศักยภาพคุณอาจต้องตอบคำถามในศาล

ส่วนที่ 2 เขียนจดหมาย

1. 
   

   
   จัดรูปแบบของจดหมาย เขียนจดหมายของคุณในรูปแบบของจดหมายธุรกิจมาตรฐาน หากคุณมีส่วนหัวคุณสามารถใช้มันเมื่อพิมพ์จดหมาย ถ้าไม่ใส่ที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของตัวอักษร
   • ใช้แบบอักษรที่อ่านได้สำหรับคนส่วนใหญ่ ยอมรับแบบอักษร Arial หรือ Times New Roman ขนาด 12 ถึง 14

2. 
   

   
   ใส่คำทักทาย คุณอาจไม่ทราบว่าผู้เช่าจะแสดงจดหมายถึงใคร ดังนั้นคุณควรเขียนสูตร เพื่อใคร เป็นการทักทาย ใส่สองคะแนนหลังคำทักทาย

3. 
   

   
   ระบุข้อเท็จจริง จดหมายของคุณไม่จำเป็นต้องยาว หากคุณมีโอกาสเขียนย่อหน้าเดียวที่คุณสร้างภาพเหมือนของผู้เช่าตามข้อมูลที่คุณรวบรวม หากคุณมีข้อพิพาทกับผู้เช่าคุณอาจต้องการวรรคสอง
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน: โดยสิ่งนี้ฉันขอแนะนำ Jean Dupont ที่เป็นผู้เช่าของฉันตั้งแต่เมษายน 2012 ในมาร์เซย์ เขาเป็นผู้เช่าที่ดีที่จ่ายค่าเช่าตรงเวลาและเต็มจำนวนเสมอ ฉันไม่เคยลงทะเบียนข้อร้องเรียนใด ๆ เกี่ยวกับเขา เขารักษาอพาร์ทเมนต์ของเขาให้สะอาดและส่งสัญญาณการซ่อมแซมที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม ฉันจะให้เช่าอพาร์ทเมนต์ของฉันอีกครั้งและฉันวางแผนที่จะชำระค่ามัดจำเต็มจำนวน .
   • หากมีข้อมูลไม่พึงประสงค์ที่จะแบ่งปันให้ตรวจสอบวรรคข้างต้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า: จอห์นเป็นผู้เช่าที่ดี อย่างไรก็ตามฉันได้รับการร้องเรียนในเดือนมิถุนายน 2012 เกี่ยวกับการเห่าของสุนัขของเขา แต่หลังจากคุยกับเขาฉันก็ไม่มีปัญหาอื่นใดกับเขา

4. 
   

   
   ขอให้บุคคลนั้นติดต่อคุณหากพวกเขามีคำถาม คุณควรให้เจ้าของที่มีศักยภาพรู้ว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้อย่างไร ปล่อยให้หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณถ้าคุณมี
   • คุณสามารถเขียน: สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เช่านี้โปรดติดต่อฉันที่ 5555-4444 หรือทางอีเมลที่ [email protected]

5. 
   

   
   สรุปจดหมายของคุณ ใส่: ยอมรับเซอร์หรือเจ้าข้าการแสดงออกของความรู้สึกที่แตกต่างของฉันจากนั้นปล่อยให้บรรทัดว่างสี่บรรทัด เขียนชื่อของคุณตอนนี้ อย่าลืมลงชื่อเข้าใช้ในส่วนที่ว่างโดยใช้ปากกาสีน้ำเงินหรือสีดำ

6. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการผ่อนปรนต่อผู้เช่ามากเกินไป หากคุณขอโทษผู้เช่าเจ้าของบ้านที่มีศักยภาพอาจสงสัยว่าคุณกำลังพยายามกำจัดผู้เช่าที่มีปัญหาและข้อดีที่คุณโอ้อวดนั้นดีเกินกว่าจะเป็นจริงได้ ให้ยึดข้อเท็จจริงและเลือกภาษาที่เป็นกลาง
   • อย่างไรก็ตามจงซื่อสัตย์ หากคุณโกหกเจ้าของในอนาคตอาจฟ้องร้องคุณในเรื่องการบิดเบือนความจริง

7. 
   

   
   ตรวจสอบจดหมายของคุณ วางจดหมายทิ้งไว้ครู่หนึ่งจากนั้นกลับมาพร้อมความคิดที่ชัดเจนขึ้น คุณควรแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ เช่นข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์การพิมพ์ผิดหรือการละเว้น
   • อ่านตัวอักษรดัง ๆ นี่เป็นเทคนิคที่ดีในการสังเกตความผิดพลาด

8. 
   

   
   ส่งจดหมาย ผู้เช่าอาจขอให้คุณส่งจดหมายโดยตรงไปยังเจ้าของในอนาคต อย่างไรก็ตามเขามีแนวโน้มที่จะขอมัน ในกรณีใด ๆ ให้ทำสำเนาของจดหมายที่คุณจะเก็บไว้ก่อนที่จะส่ง
   • คุณสามารถคาดหวังให้ผู้เช่าอ่านจดหมายไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากผู้เช่าของคุณถูกปฏิเสธการเช่าเขาจะต้องการทราบเหตุผลอย่างแน่นอนอาจเป็นได้ว่าเจ้าของบอกเขาว่าจดหมายรับรองที่คุณเขียนเกี่ยวกับเขาไม่ได้ข้อสรุป
   • ด้วยเหตุผลนี้คุณสามารถแสดงจดหมายให้เขาได้ในกรณีที่มีข้อมูลไม่พึงประสงค์ คุณสามารถหารือกับผู้เช่าของคุณถึงความเป็นไปได้ที่จะเพิกเฉยต่อจดหมายรับรอง