วิธีเขียนรายงานความคืบหน้า

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 เริ่มต้นกระบวนการ
• ส่วนที่ 2 การเขียนรายงาน
• ส่วน 3 หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

รายงานความก้าวหน้ามีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการมืออาชีพหรือการศึกษา นอกจากนี้พวกเขาจะช่วยให้คุณแจ้งผู้บังคับบัญชาเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าของคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการที่คุณตระหนักดีขึ้น รายงานของคุณควรระบุงานที่ทำและขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 เริ่มต้นกระบวนการ

1. 
   

   
   กำหนดวัตถุประสงค์ของรายงานของคุณ บางคนอาจขอให้คุณอธิบายรายงานความคืบหน้าด้วยเหตุผลหลายประการ เห็นได้ชัดและในกรณีส่วนใหญ่ก็คือการแสดงความคืบหน้าในการทำโครงการเฉพาะ อย่างไรก็ตามคุณจะต้องพิจารณาเป้าหมายของคุณให้ใกล้ชิดยิ่งขึ้น
   • รายงานความคืบหน้าของโครงการหรือโครงการวิจัยจะแตกต่างจากรายงานในโครงการมืออาชีพเล็กน้อย ในกรณีนี้คุณจะถูกขอให้ให้ข้อมูลโดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงองค์ประกอบอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่าย แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป
   • รายงานไปยังลูกค้าจะแตกต่างจากรายงานที่เขียนขึ้นสำหรับหัวหน้า ในกรณีใดกรณีหนึ่งคุณจะต้องพิจารณาเหตุผลในการเขียนรายงานของคุณ

2. 
   

   
   กำหนดผู้อ่านของคุณ เมื่อคุณตั้งเป้าหมายของรายงานคุณจะต้องเลือกข้อมูลที่ผู้อ่านของคุณต้องการรวมไว้ใน e ของคุณ แผนรายงานความคืบหน้าจะเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงหัวข้อที่นำเสนอ อย่างไรก็ตามคุณจะต้องพิจารณาลักษณะเฉพาะของโครงการของคุณ
   • ความสัมพันธ์ของผู้อ่านกับโครงการคืออะไร? ผลกระทบของโครงการที่มีต่อพวกเขาคืออะไร? ตัวอย่างเช่นผลกระทบนี้จะแตกต่างกันหากเป็นหัวหน้าหรือลูกค้าของคุณ
   • ลองนึกภาพว่าผู้อ่านจะตัดสินใจหลังจากอ่านรายงานของคุณ ตัวอย่างเช่นอาจมีการขนส่งการจัดหาเงินทุนหรือกำหนดเวลา
   • กำหนดข้อมูลที่ผู้อ่านของคุณจะต้องมีส่วนร่วมในโครงการและติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ อะไรคือด้านเทคนิคที่ผู้อ่านของคุณจำเป็นต้องรู้? พวกเขาคุ้นเคยกับศัพท์แสงที่ใช้ในกิจกรรมที่เป็นปัญหาหรือไม่?

3. 
   

   
   
   
   ค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับผู้ชมของคุณ รายงานความคืบหน้าไม่ใช่แค่เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่คุณส่งต่อไปยังหัวหน้างานหรือครูของคุณ มันอาจมีหลายรูปแบบแล้วแต่กรณี
   • รายงานความคืบหน้าอาจเป็นการนำเสนอด้วยวาจาในระหว่างการประชุมงานสัปดาห์หรือรายเดือน
   • นอกจากนี้ยังสามารถใช้รูปแบบของอีเมลที่ส่งให้เพื่อนร่วมงานเป็นประจำ
   • คุณสามารถตัดสินใจที่จะเขียนไดอารี่และพูดกับหัวหน้างานของคุณ
   • โดยทั่วไปแล้วคุณจะเขียนรายงานอย่างเป็นทางการสำหรับลูกค้าหรือหน่วยงานของรัฐ

4. 
   

   
   ตรวจสอบกับพ่อครัวของคุณ นอกจากว่าคุณได้เขียนรายงานประเภทนี้แล้วและในกรณีนี้คุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับปัญหาพยายามที่จะรับข้อมูลสูงสุดจากผู้บังคับบัญชาของคุณ บริษัท ของคุณอาจต้องการการนำเสนอที่เฉพาะเจาะจงซึ่งในกรณีนี้คุณต้องปฏิบัติตาม

5. 
   

   
   เลือกเสียงของรายงาน รายงานความคืบหน้าทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ ในความเป็นจริงรายงานภายในให้เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานโดยตรงมักจะเขียนด้วยน้ำเสียงที่ผ่อนคลาย นี่คือเหตุผลที่คุณจะต้องตรวจสอบกับผู้นำของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่เขาคาดหวังจากรายงานของคุณ
   • หากเป็นรายงานให้กับลูกค้าหรือคณะกรรมการตรวจสอบวิทยานิพนธ์ขอแนะนำให้ใช้เสียงที่เป็นทางการ
   • อย่างไรก็ตามเสียงที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการนั้นไม่สำคัญเพราะสิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนแม่นยำและซื่อสัตย์

ส่วนที่ 2 การเขียนรายงาน

1. 
   

   
   
   
   เลือกการนำเสนอเอกสารของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนคุณจะต้องเลือกการนำเสนอที่เหมาะสมและกำหนดเนื้อหาและเสียงของรายงานของคุณ
   • คุณสามารถใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอข้อมูลของคุณได้อย่างชัดเจน ผู้อ่านจะสามารถเรียกดู e ของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น อย่างไรก็ตามรายการดังกล่าวอาจขาดความเป็นทางการในกรณีของรายงานระหว่างกาล ดังนั้นหากรายงานนั้นมีไว้สำหรับผู้นำสายของคุณควรใช้ข้อมูลย่อ แต่ถ้าคุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานให้เลือกอีเมล
   • อย่าลืมใส่แผนภูมิหรือตารางด้วย สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้าในโครงการที่คุณกำลังพยายามหาเงินทุนหรือถ้าคุณพยายามที่จะพิสูจน์ให้ผู้อ่านเห็นถึงเงินทุนที่คุณได้รับ

2. 
   

   
   จัดระเบียบ e ของคุณในย่อหน้า รายงานความก้าวหน้าที่ดีควรชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ เป็นการดีที่สุดที่จะแบ่ง e ของคุณในย่อหน้าเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลตามคำถามเดียวกัน
   • หากต้องการทำให้ชัดเจนยิ่งขึ้นให้คิดถึงการเพิ่มคำบรรยายดังนั้นผู้อ่านของคุณจึงมีแนวคิดเกี่ยวกับเนื้อหาของแต่ละส่วน หากจุดมีความสนใจเป็นพิเศษสำหรับพวกเขาพวกเขาจะสามารถเข้าถึงได้โดยตรง

3. 
   

   
   เขียนชื่อ โดยทั่วไปชื่อเรื่องจะอยู่ที่ด้านบนของหน้าแรกหากคุณแสดงเอกสารของคุณตามหน้า อีกครั้งนี้จะขึ้นอยู่กับกฎของงานนำเสนอที่ทำโดย บริษัท หรือมหาวิทยาลัยของคุณ ดังนั้นทำการตรวจสอบที่จำเป็นในหลักสูตรเนื่องจาก
   • ชื่อเรื่องจะต้องมีวันที่คือวันที่ส่งรายงานชื่อและฟังก์ชั่นของผู้รับชื่อของผู้เขียนฟังก์ชั่นและวัตถุประสงค์ของรายงาน

4. 
   

   
   เข้าสู่บทนำ ส่วนนี้มาหลังจากชื่อ บ่อยครั้งที่สามารถทำให้เป็นตัวเอียงเพื่อแยกความแตกต่างจากส่วนที่เหลือ e มันทำหน้าที่เพื่อให้ภาพรวมของโครงการและความคืบหน้าของมัน คุณจะนำเสนอความคืบหน้าและเป้าหมายที่ประสบความสำเร็จ
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมหัวข้อของรายงาน แนะนำโครงการโดยระลึกว่าเป็นความคืบหน้าของการปรับปรุง

5. 
   

   
   เขียนเนื้อหาของ e ของคุณ ส่วนนี้สามารถแบ่งออกเป็นส่วนและส่วนย่อย ในความเป็นจริงมันเป็นเพียงการแนะนำรายละเอียดเพิ่มเติม ตรวจสอบเนื้อหาของมันและเนื้อมันออกมา
   • ระบุภารกิจที่เสร็จสิ้นตั้งแต่รายงานครั้งสุดท้ายรวมถึงงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
   • วิเคราะห์ปัญหาที่พบคำถามที่ต้องตอบและวิธีแก้ไขที่สามารถคงไว้ได้
   • ทำให้ระลึกถึงและปรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการ
   • คุณอาจต้องการรวมรายการอื่น ๆ เช่นการหมุนเวียนพนักงาน, การใช้จ่ายเกินจำนวน, ความล่าช้า, ความยากลำบากในการได้รับเอกสาร, หรือคอมพิวเตอร์และปัญหาด้านความปลอดภัย

6. 
   

   
   ทำตามขั้นตอนต่อไปของโครงการ ส่วนนี้เป็นส่วนหนึ่งของเนื้อความของรายงาน มันจะทำหน้าที่แจ้งผู้อ่านเกี่ยวกับขั้นตอนที่เหลือของโครงการ อย่าลืมพูดถึงปัญหาที่อาจส่งผลกระทบต่องบประมาณการจัดการหรือกำหนดส่งเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์
   • เหนือสิ่งอื่นใดอย่าเพิกเฉยต่อการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกำหนดส่งโครงการ
   • หลีกเลี่ยงการรดน้ำลงปัญหา อย่างไรก็ตามไม่ต้องกังวลกับผู้อ่านโดยไม่จำเป็นและไม่ควรทำตามคำสัญญาที่ว่าคุณจะไม่สามารถรักษาได้

7. 
   

   
   ป้อนจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด คุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณและทีมของคุณใช้เวลาเท่าไหร่ในโครงการ ผู้อ่านของคุณจะรู้ว่าคุณทำงานหนักไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการสายงานลูกค้าของคุณหรือหน่วยงานราชการที่สามารถให้เงินแก่คุณได้

ส่วน 3 หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

1. 
   

   
   ระวังอย่าเบี่ยงเบนจากหัวข้อของคุณ การเขียนของคุณจะถูกต้องตราบใดที่คุณเคารพในประเด็นที่อธิบายไว้ข้างต้น พยายามอย่าออกห่างจากเรื่องโดยจัดการกับปัญหาที่อยู่ตรงขอบแม้ว่ามันจะน่าสนใจก็ตาม
   • ตัวอย่างเช่นหากโครงการของคุณมีไว้สำหรับองค์กรอาสาสมัครของงานศิลปะคุณอาจถูกล่อลวงให้ทำการวิเคราะห์สถานะของเงินทุนศิลปะที่น่าเสียดาย แต่มันจะไม่ช่วยให้คุณระบุความคืบหน้าของโครงการของคุณ

2. 
   

   
   เรียบง่าย รายงานระหว่างกาลมีวัตถุประสงค์เพื่อนำเสนอความคืบหน้าของคุณโดยไม่จมน้ำผู้อ่านในกระแสของคำและความคิดที่ไม่จำเป็น สิ่งที่คุณต้องทำคือมุ่งเน้นไปที่ความคืบหน้าของโครงการขั้นตอนที่ต้องดำเนินการและการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องทำ
   • คุณอาจต้องไม่เกินจำนวนคำขึ้นอยู่กับผู้รับรายงาน กฎที่ดีคือการนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นอย่างรัดกุมที่สุด

3. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการคลุมเครือเกินไป ให้แน่ใจว่าได้ชี้แจงสถานะปัจจุบันของโครงการ ตัวอย่างเช่นหลีกเลี่ยงการพูดอะไรบางอย่างเช่น "เรากำลังจะให้ทุนกับงานศิลปะของเรา" แต่นำเสนอข้อมูลของคุณในแบบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: "ขอบคุณทั้งสองทุน 5,000 ยูโรที่ได้รับจากสถาบันต่าง ๆ เหล่านี้เราต้องการเพียง 2,000 ยูโรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของเราซึ่งตั้งไว้ที่ 12,000 ยูโร"

4. 
   

   
   ลบนิพจน์ที่ขยายออก จำไว้ว่าคุณต้องการเขียนรายงานที่ชัดเจนและรัดกุม เห็นได้ชัดว่าพยายามอย่าทำให้อีของคุณยุ่งเหยิงด้วยนิพจน์ที่ไม่ได้เพิ่มอะไรเข้าไปในรายงาน ตัวอย่างเช่นคำเช่น "ภัยพิบัติโดยรวม" หรือ "ความสำเร็จที่ท่วมท้น" นั้นเป็นเรื่องทางอารมณ์หรือคลุมเครือเกินกว่าที่จะรวมไว้ในรายงานต่อลูกค้าหรือผู้กำกับ

5. 
   

   
   อ้างแหล่งที่มาของคุณ ระบุแหล่งข้อมูลข้อมูลและกราฟิกภายนอกที่ฝังอยู่ในรายงานของคุณอย่างเหมาะสม คุณสามารถเพิ่มหน้าเว็บที่คุณจะระบุแหล่งที่มาเหล่านี้