วิธีการคุยโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ

เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 รับโทรศัพท์
• ส่วนที่ 2 โอนสาย
• ส่วนที่ 3 การจัดการสายสนทนาที่ลำบาก

s, เว็บไซต์ของ แมวเครือข่ายสังคมทุกคนมีที่อยู่ของพวกเขา แต่โทรศัพท์ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ต้องการในโลกของการทำงาน คุณคุยกับใครบางคนทางโทรศัพท์กี่ครั้งแล้วและสังเกตว่าพวกเขาไม่เป็นมืออาชีพแค่ไหน? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้พูดมากเกี่ยวกับตัวคุณ เรียนรู้ที่จะพูดทางโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 รับโทรศัพท์

1. 
   

   
   มีดินสอและกระดาษไว้ใต้มือคุณ ติดตามการโทรของคุณโดยสังเกตชื่อของบุคคลที่โทรมารวมถึงเวลาและเหตุผลในการโทรของเขา ทางออกที่ดีที่สุดคือการบันทึกข้อมูลนี้ลงในโน้ตบุ๊กไร้คาร์บอน ข้อมูลทั้งหมดนี้จะถูกเก็บไว้ในที่เดียวกันและเมื่อไม่มีการโทรสำหรับคุณคุณสามารถมอบสำเนาของข้อมูลให้กับผู้รับสายได้อย่างง่ายดาย

2. 
   

   
   รับโทรศัพท์โดยเร็วที่สุด ไม่มีใครชอบรอ ด้วยการหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาอย่างรวดเร็วคุณจะแสดงต่อคู่สนทนาของคุณซึ่งอาจเป็นลูกค้าได้ว่าธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพ คุณทำให้ผู้โทรเข้าใจว่าการโทรของเขานั้นสำคัญ

3. 
   

   
   แนะนำตัวและแนะนำธุรกิจของคุณ พูดเช่น "ขอบคุณสำหรับการเรียกชื่อภาพเขียนของโพรวองซ์จูลี่เป็นอุปกรณ์ หาก บริษัท ของคุณมีกฎระเบียบที่เข้มงวดเกี่ยวกับการโทรที่ไม่ต้องการให้ขอให้ผู้อื่นแนะนำตัวเองและบอกคุณว่าพวกเขาโทรหาใครถ้าพวกเขาไม่ทำเอง

4. 
   

   
   
   
   ถามคำถามที่เหมาะสม รวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุด คุณจะสามารถระบุการโทรที่ไม่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ระวังอย่าให้ความประทับใจในการซักถาม อย่าโกงคำถามของคุณเหมือนเครื่องจักรพูดเบา ๆ และใช้น้ำเสียงปานกลาง
   • ผู้โทร: "ฉันขอคุยกับ William ได้ไหม "
   • ผู้ตอบ: "มันมาจากใครได้โปรด "
   • ผู้โทร: "ทอม "
   • ผู้ตอบ: "คุณโทรหาที่ไหน "
   • ผู้โทร: "จากอังกฤษ "
   • ผู้ตอบ: "ฉันขอชื่อธุรกิจของคุณได้มั้ย "
   • ผู้โทร: "มันเป็นการโทรส่วนตัว "
   • ผู้ตอบ: "วิลเลียมกำลังรอสายของคุณหรือไม่ "
   • ผู้อุทธรณ์: "ไม่ "
   • ผู้ตอบ: "ตกลงฉันจะพยายามส่งต่อให้คุณ "

5. 
   

   
   สมมติว่าคุณกำลังฟัง โปรดระลึกไว้เสมอว่าบุคคลในองค์กรของคุณสามารถฟังการสนทนาได้ บริษัท ที่บันทึกการโทรเข้ามามักจะเตือนผู้โทรด้วยการโทรที่บันทึกไว้ล่วงหน้า แม้ว่าการโทรของคุณจะไม่ได้รับการบันทึกโดยคิดว่ามันเป็นบัลลาสต์คุณจะมีแนวโน้มที่จะใช้เสียงระดับมืออาชีพมากที่สุด และหากการโทรลงทะเบียนโดย บริษัท ของคุณคุณอาจมีโอกาสฟังเสียงของคุณและทำงานในสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุงหากจำเป็น

ส่วนที่ 2 โอนสาย

1. 
   

   
   
   
   แจ้งให้อีกฝ่ายทราบก่อนพักสาย ถามเขาว่าเขาตกลงที่จะถูกพักและรอคำตอบของเขา ธุรกิจจำนวนมากมักจะปล่อยให้ผู้โทรไว้นานเกินไป คนส่วนใหญ่เกลียดชังเรื่องนี้และมีแนวโน้มที่จะคิดว่าพวกเขารอมาสองครั้งตราบใดที่พวกเขาเป็นจริง โดยโอนสายเร็วที่สุดคุณจะมีโอกาสน้อยมากที่จะกลับไปหาผู้สื่อข่าวโกรธเมื่อคุณเริ่มโทรต่อ!

2. 
   

   
   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับต้องการรับสาย เมื่อผู้ที่โทรมาขอพูดกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งพูดว่าคุณกำลังไป ดูว่ามีหรือไม่ ก่อนที่จะวางไว้ จากนั้นตรวจสอบว่าผู้รับว่างและเขาต้องการคุยกับบุคคลนั้น หากไม่ใช่กรณีนี้ให้ใช้

3. 
   

   
   หลีกเลี่ยงความผิดพลาดทางไวยากรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดใด ๆ ในข้อตกลงไวยากรณ์หรือการผันคำกริยา

4. 
   

   
   ระวังเสียงของคุณ ต้องขอบคุณน้ำเสียงของคุณที่คู่สนทนาของคุณจะเข้าใจเจตนาที่แท้จริงของคุณ ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเองน้ำเสียงของคุณจะพูดได้มากกว่าคำพูด ความลับในการพูดคุยอย่างมืออาชีพทางโทรศัพท์คือการยิ้มจากภายใน!
   • ในศูนย์บริการผู้จัดการได้วางกระจกไว้ที่สถานีของพนักงานแต่ละคนโดยพูดว่า "พวกเขาได้ยินสิ่งที่คุณเห็น! "

5. 
   

   
   ใช้ชื่อผู้โทร โดยเร็วที่สุดให้โทรหาผู้ติดต่อของคุณตามชื่อ สิ่งนี้จะทำให้การแลกเปลี่ยนของคุณเป็นเรื่องส่วนตัวมากขึ้นและแสดงให้คนที่คุณฟังฟังว่า: "ฉันขอโทษนาย Dupont แต่ Mr. Giroud ไม่สามารถใช้ได้ในขณะนี้ ฉันสามารถช่วยคุณทำอะไรซักอย่าง "

6. 
   

   
   เมื่อคุณโทรแนะนำตัวเองก่อน พูดเช่น: "มารีเดอลาทัวร์ที่นี่ฉันอยากพูดกับหลุยส์เมเยอร์ แต่ระวังอย่าตีรอบ ๆ พุ่มไม้และอย่าเข้าไปในรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

7. 
   

   
   หยุดการสนทนาอย่างมืออาชีพ ด้วยความจริงใจในเสียงของคุณพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการโทร" ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้! "

ส่วนที่ 3 การจัดการสายสนทนาที่ลำบาก

1. 
   

   
   เรียนรู้ที่จะฟังอย่างแข็งขัน อย่าเถียงกับลูกค้าหรือตัดเขาออก แม้ว่าบุคคลนั้นจะผิดหรือคุณรู้ว่าจะพูดอะไรต่อไปให้เธอพูดในสิ่งที่เธอมีในใจ โดยการฟังคู่สนทนาของคุณอย่างแข็งขันคุณจะสร้างความสัมพันธ์กับพวกเขาและป้องกันไม่ให้น้ำเสียงสูงขึ้น

2. 
   

   
   ลดเสียงของคุณและพูดด้วยน้ำเสียงที่สม่ำเสมอ หากลูกค้าเริ่มส่งเสียงพูดช้าลงทำให้เสียงสงบ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเอาใจคู่สนทนาของคุณได้ โดยไม่ได้รับผลกระทบจากน้ำเสียงของลูกค้าคุณจะให้โอกาสเขากู้คืนและสงบสติอารมณ์

3. 
   

   
   แสดงความเห็นอกเห็นใจ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างลิงก์ด้วยคู่สนทนาของคุณ ทำให้เขาเข้าใจว่าคุณเข้าใจความคับข้องใจหรือข้อเรียกร้องของเขา นั่นอาจเพียงพอที่จะทำให้เขาสงบลง มันเหมือนกับการพูดด้วยการส่ายหัวเล็กน้อยและช่วยให้ลูกค้ารู้สึกเข้าใจ

4. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการอารมณ์เสีย หากลูกค้าหยาบคายหายใจเข้าลึก ๆ และสนทนาต่อไปราวกับว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้น เพราะมันไม่ได้หยาบคายเกินไปที่คุณจะจัดการเรื่องต่าง ๆ และสถานการณ์อาจเป็นอันตรายได้ เตือนลูกค้าอย่างสุภาพว่าคุณกำลังพยายามช่วยเหลือพวกเขาและคุณจะทำทุกอย่างเท่าที่ทำได้เพื่อทำสิ่งที่ถูกต้อง บ่อยครั้งที่คำพูดง่ายๆนี้เพียงพอที่จะทำให้ความตึงเครียดสงบลง

5. 
   

   
   หลีกเลี่ยงการพูดเสื่อมเสียมากเกินไปที่จะหัวใจ มุ่งเน้นไปที่ปัญหาและอย่านำการวิจารณ์ของลูกค้าไปสู่ใจ โปรดจำไว้ว่าลูกค้าไม่รู้จักคุณและเป็นเพียงความผิดหวังและโกรธคุณในฐานะตัวแทนของ บริษัท นำการสนทนากลับไปที่หัวข้อของการโทรอย่างใจเย็นและวิธีการแก้ไขที่คุณเสนอและเพิกเฉยต่อความคิดเห็นที่ดูถูก

6. 
   

   
   อย่าลืมว่าคุณมีปฏิสัมพันธ์กับมนุษย์ เราทุกคนมีวันที่แย่และบางทีคู่สนทนาของคุณทะเลาะกับภรรยาของเขาถูกปรับหรือโชคร้ายตลอดทั้งสัปดาห์! เราทุกคนต่างตกอยู่ในสถานการณ์แบบนี้ พยายามทำให้วันของคุณสดใสขึ้นด้วยการทำใจให้สงบและไม่หยุดยั้ง คุณก็จะรู้สึกดีขึ้นเช่นกัน!